نموذج انواع الرسائل الادارية
نماذج الرسائل الادارية
نماذج المراسلات الادارية
نماذج الرسائل الادارية الرسمية
نماذج المراسلات الادارية
انواع المراسلات الادارية
رسالة ادارية جاهزة
تحميل كتاب المراسلات الادارية
رسالة ادارية قصيرة
النسخ والمراسلة
وقد نستعمل " نسخة موجهة إلى ..". " نسخة إلى ..." وتذكر غالبا في أسفل الرسالة وعلى اليمين وهي نسخ طبق الأصل للمراسلة الرسمية وتكون لها حجة الإثبات متى كانت مطابقة للأصل وهي من البيانات الظرفية وترسل الى من يعنيهم موضوعها ,إعلاما, تبليغا.
مثلا : النسخ المرسلة
- نسخة من رئيس جامعة الجزائر ( للإعلام )
- نسخة إلى مصلحة الموظفين ( للترتيب )
- نسخة إلى المعني ( للتبليغ )
الإمضاء :
حيث نجد المفوض أي المسؤول عن الرسالة من حيث النوعية إن وجد , ثم صفة الممضي وأخيرا التوقيع الذي يضعه صاحب السلطة أو الاختصاص فوق محرر ما باسمه وبشكلية معينة وثابتة وذلك لتأكيد صحة الوثيقة المكتوبة , صدقها وليتحمل مسؤوليتها.
تأسيسا على هذا التعريف يمكن ترتيب أهميته في التالي :
- الإمضاء يعطي للوثيقة المصداقية والرسمية .
- يحدد مسؤولية الممضي
- يمثل علامة مجاملة بالنسبة للمرسل إليه
و الإمضاء يصدر من سلطة إدارية مختصة أصلا أو ممن يفوض لهم قانونا وهذا عنصر أساسي في الوثيقة الإدارية
إمضاء صاحب الاختصاص : وزير التربية الوطنية مدير المدرسة الوطنية للدارة
بوبكر بن بوزيد حسين شرشبيل
المفوض عن :
ع / مدير المدرسة
وبتفويض منه
مدير الدراسات
سليم مراد
هناك صور أخرى للرسالة الإدارية المرفقية منها :
- رسالة التذكير :
رسالة موضوعها دعوة المرسل إليه للإجابة عن رسالة كان من المفروض أن يحررها في مدة معقولة ولكنه لم يفعل وتأخر في الرد , يمتاز هذا النوع من الرسائل بالصرامة إن كانت نازلة وتحمل إشارة " رسالة تذكير " تحت الطابع
- رسالة الإنذار والإعذار:
وهي التي تبعثها الإدارة إلى شخص طبيعي أو معنوي لتنذره بكونه مدينا في تنفيذ التزاماته العقدية , هذا النوع من الرسائل يكيف على انه إداري مرفقي لان موضوعها يتعلق بتسيير المرفق
- رسالة التحويل :
هي رسالة إدارية موضوعها تحويل ملف إلى الغير أو إحالة وثائق إلى مصلحة ما , قد يكون هذا التحويل نهائيا أو للإطلاع ثم الرد ( ) .
البنية الشكلية للرسالة الإدارية المرفقية :
الدمغة
الطابع
المكان و التاريخ
الرقم التسلسلي
المرسل إليه
( صيغة المناداة )
صلب صلب
الموضوع
الموضوع
صفة المرسل
- الاسم واللقب
- الخاتم
- التوقيع
نموذج عن الرسالة الإدارية المرفقية :
الجمهورية الجزائرية الديمقراطية الشعبية
المدرسة الوطنية للإدارة الجزائر في 22 نوفمبر 9951
المدير إلى السيد وزير التعليم العالي
الرقم 312 / م.و.إ / ح.ر/95 ( مديرية الموظفين )
الموضوع : الإحالة إلى التقاعد
يشرفني أن أحيط علم سيادتكم بأنني تسلمت بعض الطلبات من الموظفين يعملون بالمدرسة الوطنية للإدارة , يستفسرون عن إمكانية إدخال سنوات الخدمة المؤداة في حسبان معاشيهم بعد بلوغهم سن التقاعد , وبالمقابل إمكانية ستراد نسبة الاشتراك المقتطع من مرتباتهم في حالة استمرارهم في العمل لحاجة الإدارة إليهم .
أرجو أن تزودوني بالمعلومات المتعلقة بالموضوع لتبليغها لهم.
مدير المدرسة الوطنية للإدارة
علي ياسين
ثانيا : الرسالة الإدارية ذات الطابع الشخص :
أ- تعريفها :
هذا النوع يجمع بين الطابع الإداري والطابع الشخصي فقد يتعلق موضوعها بوضعية إدارية ولكن تخص محررها , وقد تكون الجهتان إداريتان ولكن موضوعها يغلب عليه الطابع الشخصي.
ب- خصائصها :
- تتميز عن الرسائل الإدارية المرفقية من حيث الشكل في طابعها الوجيز واستعمالها لعبارات النداء والمجاملة
- تشبه من حيث الأسلوب الرسائل المتبادلة بين الأفراد أو الشركات الخاصة
- المعلومات الخاصة بالمرسل إليه تأتي في أعلى الصفحة وعلى اليسار في حالة الطلبات
أما المعلومات الخاصة بالمرسل إليه تأتي في أسفل الصفحة وعلى اليسار في حالة التهاني
ج- هيكل الرسالة الإدارية ذات الطابع الشخصي :
1- هيكل الرسالة في حالة الدعوات والتهاني :
نموذج عن حالة الدعوات والتهاني :
المدرسة الوطنية للإدارة الجزائر في 10 جوان 1994
المدير
سيدي رئيس الجامعة :
لقد تفضلتم بدعوتي حضور الحفل الذي ستنضمونه بالنفق الجامعي يوم 20 جوان 1995 بمناسبة توزيع الجوائز على الطلبة المتفوقين خريجي هذه السنة في مختلف التخصصات , وإني أشكركم على هذه الدعوة وعلى هذه المبادرة , فإنني أعتذر لكم عن عدم الحضور لكوني معنيا باجتماع مجلس الإدارة الذي سينعقد في نفس اليوم .
تقبلوا مني فائق الاعتبار والتقدير
مدير المؤسسة الوطنية للإدارة
أحمد التهامي
2- هيكل الرسالة الإدارية في حالة الطلبات :
• نموذج للرسالة الإدارية ذات الطابع الشخصي في حالة الطلبات :
أحمد العرابي الجزائر في 15 ديسمبر 1992
مفتش التربية والتعليم الأساسي
بمقاطعة .... ولاية ......
إلى السيد مدير التربية بولاية .....
(مصلحة الموظفين والتفتيش )
الموضوع : طلب الاستفادة من منحة تحسين الأداء التربوي
المرجع :
المرسوم التنفيذي 91-121
المؤرخ في 40 ماي 1991
سيدي مدير التربية
يشرفني أن أطلب من سيادتكم الاستفادة من أحكام المرسوم التنفيذي المشار إليه في المرجع والمتضمن إحداث منحة لتحسين الأداء التربوي
أحيط علم سيادتكم بأنني لم أستفد منها منذ تنصيبي مفتشا للتربية والتعليم الأساسي بهذه المقاطعة بتاريخ 10 سبتمبر 1992
تقبلوا فائق الاعتبار والتقدير
مفتش التربية والتعليم الأساسي
أحمد العرابي
ثالثا : عرض الرسالة :
إن عناصر الرسالة بشكل لائق يساهم إلى حد كبير في تسهيل قراءتها , واستقبال البلاغ الذي تتضمنه وقد اكتسبت هذه الأخيرة في الوقت الراهن بفضل التعديلات التي طرأت على شكلها طابعا معياريا يتقيد به جميع المحررين والتقيد بهذه القواعد أمر لابد منه , لأن هذا الأخير يساعد على :
- توصيل البلاغ
- تسهيل تصنيف الرسالة وترتيبها
- إعطاء صورة حسنة عن الطرف المحرر لها
أ- الشروط الشكلية للرسالة :
هناك بعض الشروط الشكلية التي يجب على المحرر التمسك بها وهي :
1- الورق :
- حجم الورق المستعمل في المراسلة الرسمية هو 21 x 29.7 (A4)
- اختيار الورق المناسب من حيث اللون والنوع والمساحة ويفضل اللون الأبيض
2- الهوامش :
هي الفراغات المتكررة في جميع جوانب النص من بداية الحواف وحتى بداية ونهاية سطر الكتابة العادية وتكون جميع الاتجاهات3 سم وتكمل أهميتها في :
- المحافظة على المحتويات من التمزق
- تسهيل مهمة التخريم – التثبيت – من أجل الحفظ
- تسهيل وضع الشروحات والتفسيرات
- وجود إطار مريح مما يريح نفسية القارئ
3- المسافات :
ان المسافة المتروكة بين الأسطر بشكل منتظم ومتناسق من أهم أسباب التنظيم في الرسالة والذي يمنحها شكلا مقبولا وعادة ما تكون المسافة بين السطر والسطر1 سم والفقرات 2.5 سم
4- الفقرات :
كل رسالة يجب أن تحتوي على موضوع واحد ولكن تكون مقسمة إلى عدة أفكار وفي هذه الحالة تعتبر كل فكرة جديدة مستقلة , ومعنى ذالك أن تبدأ كفقرة جديدة أي مسافة معينة إلى الداخل من بداية الهامش الأيمن إلى عدة مسافات حتى تكون الفقرات جديدة وملفتة للنظر
أ – الطريقة الكلاسيكية للرسالة الادارية :
هذه الطريقة تعتمد على وضع عناصر الرسالة التي سبق ذكرها وهذا هيكلها:
– الطريقة الأمريكية:
تتميز هذه الطريقة فتتميز بسهولة تطبيقها وتعتمد أساسا على ترك فراغ بين عناصر الرسالة , بحيث يمكن تمييز أي عنصر عن الأخر من النظرة الأولى وهذا هيكلها :
النسخ والمراسلة
وقد نستعمل " نسخة موجهة إلى ..". " نسخة إلى ..." وتذكر غالبا في أسفل الرسالة وعلى اليمين وهي نسخ طبق الأصل للمراسلة الرسمية وتكون لها حجة الإثبات متى كانت مطابقة للأصل وهي من البيانات الظرفية وترسل الى من يعنيهم موضوعها ,إعلاما, تبليغا.
مثلا : النسخ المرسلة
- نسخة من رئيس جامعة الجزائر ( للإعلام )
- نسخة إلى مصلحة الموظفين ( للترتيب )
- نسخة إلى المعني ( للتبليغ )
الإمضاء :
حيث نجد المفوض أي المسؤول عن الرسالة من حيث النوعية إن وجد , ثم صفة الممضي وأخيرا التوقيع الذي يضعه صاحب السلطة أو الاختصاص فوق محرر ما باسمه وبشكلية معينة وثابتة وذلك لتأكيد صحة الوثيقة المكتوبة , صدقها وليتحمل مسؤوليتها.
تأسيسا على هذا التعريف يمكن ترتيب أهميته في التالي :
- الإمضاء يعطي للوثيقة المصداقية والرسمية .
- يحدد مسؤولية الممضي
- يمثل علامة مجاملة بالنسبة للمرسل إليه
و الإمضاء يصدر من سلطة إدارية مختصة أصلا أو ممن يفوض لهم قانونا وهذا عنصر أساسي في الوثيقة الإدارية
إمضاء صاحب الاختصاص : وزير التربية الوطنية مدير المدرسة الوطنية للدارة
بوبكر بن بوزيد حسين شرشبيل
المفوض عن :
ع / مدير المدرسة
وبتفويض منه
مدير الدراسات
سليم مراد
هناك صور أخرى للرسالة الإدارية المرفقية منها :
- رسالة التذكير :
رسالة موضوعها دعوة المرسل إليه للإجابة عن رسالة كان من المفروض أن يحررها في مدة معقولة ولكنه لم يفعل وتأخر في الرد , يمتاز هذا النوع من الرسائل بالصرامة إن كانت نازلة وتحمل إشارة " رسالة تذكير " تحت الطابع
- رسالة الإنذار والإعذار:
وهي التي تبعثها الإدارة إلى شخص طبيعي أو معنوي لتنذره بكونه مدينا في تنفيذ التزاماته العقدية , هذا النوع من الرسائل يكيف على انه إداري مرفقي لان موضوعها يتعلق بتسيير المرفق
- رسالة التحويل :
هي رسالة إدارية موضوعها تحويل ملف إلى الغير أو إحالة وثائق إلى مصلحة ما , قد يكون هذا التحويل نهائيا أو للإطلاع ثم الرد ( ) .
البنية الشكلية للرسالة الإدارية المرفقية :
الدمغة
الطابع
المكان و التاريخ
الرقم التسلسلي
المرسل إليه
( صيغة المناداة )
صلب صلب
الموضوع
الموضوع
صفة المرسل
- الاسم واللقب
- الخاتم
- التوقيع
نموذج عن الرسالة الإدارية المرفقية :
الجمهورية الجزائرية الديمقراطية الشعبية
المدرسة الوطنية للإدارة الجزائر في 22 نوفمبر 9951
المدير إلى السيد وزير التعليم العالي
الرقم 312 / م.و.إ / ح.ر/95 ( مديرية الموظفين )
الموضوع : الإحالة إلى التقاعد
يشرفني أن أحيط علم سيادتكم بأنني تسلمت بعض الطلبات من الموظفين يعملون بالمدرسة الوطنية للإدارة , يستفسرون عن إمكانية إدخال سنوات الخدمة المؤداة في حسبان معاشيهم بعد بلوغهم سن التقاعد , وبالمقابل إمكانية ستراد نسبة الاشتراك المقتطع من مرتباتهم في حالة استمرارهم في العمل لحاجة الإدارة إليهم .
أرجو أن تزودوني بالمعلومات المتعلقة بالموضوع لتبليغها لهم.
مدير المدرسة الوطنية للإدارة
علي ياسين
ثانيا : الرسالة الإدارية ذات الطابع الشخص :
أ- تعريفها :
هذا النوع يجمع بين الطابع الإداري والطابع الشخصي فقد يتعلق موضوعها بوضعية إدارية ولكن تخص محررها , وقد تكون الجهتان إداريتان ولكن موضوعها يغلب عليه الطابع الشخصي.
ب- خصائصها :
- تتميز عن الرسائل الإدارية المرفقية من حيث الشكل في طابعها الوجيز واستعمالها لعبارات النداء والمجاملة
- تشبه من حيث الأسلوب الرسائل المتبادلة بين الأفراد أو الشركات الخاصة
- المعلومات الخاصة بالمرسل إليه تأتي في أعلى الصفحة وعلى اليسار في حالة الطلبات
أما المعلومات الخاصة بالمرسل إليه تأتي في أسفل الصفحة وعلى اليسار في حالة التهاني
ج- هيكل الرسالة الإدارية ذات الطابع الشخصي :
1- هيكل الرسالة في حالة الدعوات والتهاني :
نموذج عن حالة الدعوات والتهاني :
المدرسة الوطنية للإدارة الجزائر في 10 جوان 1994
المدير
سيدي رئيس الجامعة :
لقد تفضلتم بدعوتي حضور الحفل الذي ستنضمونه بالنفق الجامعي يوم 20 جوان 1995 بمناسبة توزيع الجوائز على الطلبة المتفوقين خريجي هذه السنة في مختلف التخصصات , وإني أشكركم على هذه الدعوة وعلى هذه المبادرة , فإنني أعتذر لكم عن عدم الحضور لكوني معنيا باجتماع مجلس الإدارة الذي سينعقد في نفس اليوم .
تقبلوا مني فائق الاعتبار والتقدير
مدير المؤسسة الوطنية للإدارة
أحمد التهامي
2- هيكل الرسالة الإدارية في حالة الطلبات :
• نموذج للرسالة الإدارية ذات الطابع الشخصي في حالة الطلبات :
أحمد العرابي الجزائر في 15 ديسمبر 1992
مفتش التربية والتعليم الأساسي
بمقاطعة .... ولاية ......
إلى السيد مدير التربية بولاية .....
(مصلحة الموظفين والتفتيش )
الموضوع : طلب الاستفادة من منحة تحسين الأداء التربوي
المرجع :
المرسوم التنفيذي 91-121
المؤرخ في 40 ماي 1991
سيدي مدير التربية
يشرفني أن أطلب من سيادتكم الاستفادة من أحكام المرسوم التنفيذي المشار إليه في المرجع والمتضمن إحداث منحة لتحسين الأداء التربوي
أحيط علم سيادتكم بأنني لم أستفد منها منذ تنصيبي مفتشا للتربية والتعليم الأساسي بهذه المقاطعة بتاريخ 10 سبتمبر 1992
تقبلوا فائق الاعتبار والتقدير
مفتش التربية والتعليم الأساسي
أحمد العرابي
ثالثا : عرض الرسالة :
إن عناصر الرسالة بشكل لائق يساهم إلى حد كبير في تسهيل قراءتها , واستقبال البلاغ الذي تتضمنه وقد اكتسبت هذه الأخيرة في الوقت الراهن بفضل التعديلات التي طرأت على شكلها طابعا معياريا يتقيد به جميع المحررين والتقيد بهذه القواعد أمر لابد منه , لأن هذا الأخير يساعد على :
- توصيل البلاغ
- تسهيل تصنيف الرسالة وترتيبها
- إعطاء صورة حسنة عن الطرف المحرر لها
أ- الشروط الشكلية للرسالة :
هناك بعض الشروط الشكلية التي يجب على المحرر التمسك بها وهي :
1- الورق :
- حجم الورق المستعمل في المراسلة الرسمية هو 21 x 29.7 (A4)
- اختيار الورق المناسب من حيث اللون والنوع والمساحة ويفضل اللون الأبيض
2- الهوامش :
هي الفراغات المتكررة في جميع جوانب النص من بداية الحواف وحتى بداية ونهاية سطر الكتابة العادية وتكون جميع الاتجاهات
- المحافظة على المحتويات من التمزق
- تسهيل مهمة التخريم – التثبيت – من أجل الحفظ
- تسهيل وضع الشروحات والتفسيرات
- وجود إطار مريح مما يريح نفسية القارئ
3- المسافات :
ان المسافة المتروكة بين الأسطر بشكل منتظم ومتناسق من أهم أسباب التنظيم في الرسالة والذي يمنحها شكلا مقبولا وعادة ما تكون المسافة بين السطر والسطر
4- الفقرات :
كل رسالة يجب أن تحتوي على موضوع واحد ولكن تكون مقسمة إلى عدة أفكار وفي هذه الحالة تعتبر كل فكرة جديدة مستقلة , ومعنى ذالك أن تبدأ كفقرة جديدة أي مسافة معينة إلى الداخل من بداية الهامش الأيمن إلى عدة مسافات حتى تكون الفقرات جديدة وملفتة للنظر
أ – الطريقة الكلاسيكية للرسالة الادارية :
هذه الطريقة تعتمد على وضع عناصر الرسالة التي سبق ذكرها وهذا هيكلها:
– الطريقة الأمريكية:
تتميز هذه الطريقة فتتميز بسهولة تطبيقها وتعتمد أساسا على ترك فراغ بين عناصر الرسالة , بحيث يمكن تمييز أي عنصر عن الأخر من النظرة الأولى وهذا هيكلها :
Post a Comment