التنظيم البيروقراطي الآلي المهني

- على ماذا استند الكاتب مينتزبرغ في تصنيف أنواع التنظيم إلي خمسة؟

استند إلي أن أي منظمة تضم خمسة أجزاء وهي:

1.      الإدارة العلىا: وتشغل قمة المنظمة.

2.      الإدارة الوسطى: وتضم مجموعة المديرين والرؤساء الذين يربطون بين القمة والقوة التشغيلية.

3.      القوة التشغيلية: وتشمل قاعدة المنظمة وتضم المنفذين الذين ينجزون العمل الأساسي لإنتاج سلعة أو تقديم خدمة.

4.      الجانب المهني: ويضم الاختصاصيين والمهنيين الذين يضعون معايير وأسس لتنسيق أعمال المنظمة مثل اختصاصي التخطيط والرقابة والتحليل.

5.      الجهاز المساند: يقوم بتوفير بعض الخدمات التي تحتاجها الوحدات الأخرى مثل العلاقات العامة والخدمات القانونية والسكرتاريا.

الأجزاء الخمسة التي تتكون منها أي منظمة التي ذكرها مينتزبرغ ؟

1.      الهيكل التنظيمي البسيط.

2.      البيروقراطية الآلية.

3.      البيروقراطية المهنية.

4.      الهيكل القطاعي / متعدد الأقسام.

5.      التنظيم المؤقت.

- ما هو الهيكل التنظيمي البسيط؟

له مكون رئيسي واحد وهو الإدارة العلىا وليس معقدا وتتركز السلطة في شخص واحد هو المالك, ويعتبر الهيكل المتوسط بسيط وسريع ومرن وقليل التكلفة ولكن لا يوجد توازن قوي لوجود السلطة بيد شخص واحد ويناسب المنشئة الصغيرة في بدايتها وعدد العاملين قليل.

- قارن بين التنظيم البيروقراطي الآلي والتنظيم البيروقراطي المهني؟

	التنظيم البيروقراطي الآلي	التنظيم البيروقراطي المهني
تعريف	يتكون من المخططون ومهندسو الوقت والحركة ومحللو النظم وغيرهم ويتواجد فيه هيكل إداري تفصيلي واتخاذ القرارات مركزية وتتبع التسلسل الهرمي ومهامها بسيطة وتتطلب حدا أدني من التدريب ويقسم المديرون إلي دوائر وظيفية.	يتكون من القوى التشغيلية ولديها استقلالية من خلال اللامركزية والأعمال تتطلب معارف ومهارات عالية , والمعايير تنشأ من خلال التعلىم والتدريب الطويل الذي تلقاه الفرد خارج المنتظمة فتعتمد البيروقراطية المهنية على سلطة الخبرة والمعرفة وليس السلطة الرئاسية.
ايجابياته	القدرة على انجاز أعمال نمطية بكفاءة عالية وتقليص ازدواجية الموارد وهيمنة الأنظمة محل الحرية.	انجاز أعمال متخصصة تتطلب مهارات وتدريب عاليين.
سلبياته	النزاع بين الوحدات بسبب التخصص وهيمنة أهداف الوحدات على الأهداف العامة.	ميل الوحدات للنزاع فيما بينها و اهتمام المهنيون بأهدافهم الخاصة وليست العامة مما يعيق فعالية المنظمة.
متى يصلح هذا التنظيم؟	عندما تكون المنظمة كبيرة الحجم والبيئة بسيطة وثابتة مثل: صناعة السيارات والفولاذ وشركات التأمين وشركات الطيران والإطفاء.	عندما تكون المنظمة كبيرة الحجم والبيئة معقدة وثابتة وتستخدم المنظمة تقنيات روتينية انغرست داخل الأفراد من خلال المهنية.

- اشرح التنظيم متعدد الأقسام / القطاعي؟

تهيمن الإدارة الوسطى على المنظمة ويضم وحدات مستقلة وكل منها يشكل بيروقراطية آلية تنسق بينهم الإدارة المركزية وتمارس الأقسام الاستقلالية ضمن حدود معينة , وينظر للأقسام على أنها شركات صغيرة مصممة على نمط البيروقراطية الآلية.

ايجابياته: يضع المسئولية الكاملة عن سلعه أو خدمة معينة بين يد مدير الوحدة  فيوفر مزيدا من المساءلة ويركز على النتائج  أكثر من البيروقراطية الآلية ويخفف العبء عن الإدارة المركزية .

سلبياته: ازدواجية الأنشطة والموارد وإثارة النزاع وعدم التعاون بين الأقسام .

يناسب هذا التنظيم : المنظمات التي تتنوع منتجاتها وأسواقها والمنظمات الكبيرة الحجم القابلة للتقسيم وبيئة غير معقدة.

- ناقش التنظيم المؤقت؟

الجهاز المساعد المكون الرئيسي في المنظمة ولا مركزية لاتخاذ القرارات والوحدات لا تكون دائمة ويتميز بدرجة عالية من التقسيم الأفقي أي معظم العاملين مهنيون ذو خبرات والإدارة قليلة لأن أداء العاملين لا يحتاج إشراف كثير لترسخ مهنهم ويصعب التمييز بين الرئيس والمرؤوس وفرق العمل مرنة ويتم التنسيق بين الأفراد مباشرة بواسطة التكيف المتبادل.

ايجابياته : القدرة على الاستجابة بسرعة للتغير والإبداع وتسهيل التنسيق بين الاختصاصيين.

سلبياته : النزاع لعدم ووضوح علاقات الرئيس والمرؤوس وعلاقات السلطة ويفتقر للرسمية والمعيارية ويسبب ضغوط اجتماعية وتوترات نفسية للأفراد بسبب تنقلهم من فريق لآخر. 

يناسب هذا التنظيم : استراتيجيات التنويع والتقنيات غير روتينية وفي بداية نشأة المنظمات حيث تتطلب مرونة عالية لتحديد أسواقها.

- عدد خصائص التنظيم البيروقراطي / الآلي؟

1.      تقسيم العمل والتخصص بشكل واضح محدد.

2.      تسلسل واضح ومحدد للسلطة.

3.      يتم إنجاز كل عمل وفق الأنظمة والقواعد المجردة لضمان التماثل بين مختلف الأنشطة.

4.      تتركز سلطة وقوة اتخاذ القرارات في قمة السلم الهرمي في المنظمة.

5.      يتعامل كل فرد في المنظمة مع الآخرين ومع العملاء بشكل رسمي وغير شخصي.

6.      يعتمد التوظيف على الكفاءة وتعتمد الترقيات على الأقدمية.

- ما هي أهم إيجابيات التنظيم البيروقراطي وأهم سلبياته؟

ايجابياته:

1-       تطبيق القواعد والأنظمة دونما تميز أو محاباة.     3- نظام واضح للسلطات.

2-       إجراءات مجددة لإنجاز العمل.                     4- تقسيم العمل مبني على التخصص الوظيفي.

سلبياته:

1.      لا يسمح بشكل مناسب لنمو الفرد وتطوير شخصية ناضجة.

2.      يساعد على تطوير الفرد وإعداده ليصبح خاضعا.

3.      لا يعطي أهمية للتنظيمات غير الرسمية.             7- تركيز السلطة بجهة محدودة.

4.      شعور الفرد بالغربة والعزلة.                           8- استبدال أهداف المنظمة.

5.      يصبح الالتزام بالقواعد غاية في حد ذاته.                     

6.      الأفكار الإبداعية مقيدة نتيجة وجود المستويات الإدارية العديدة.

في أي الحالات يفضل استخدام التنظيم البيروقراطي؟

يستخدم في المنظمات الكبيرة التي تواجه التغيير المتسارع  وزيادة الحجم والمنافسة الشديدة بزمن العولمة وزيادة التنوع في الأنشطة والمهارات.

- ما هي خصائص التنظيم العضوي؟

-           التنسيق الأفقي هام مثله مثل التنسيق الرأسي بل أكثر منه.

-           ينظر لأهداف المنظمة على أنها غاية وأهداف الوحدات وسائل لتحقيقها.

-           الأعمال معرفة بصورة خطوط عريضة وأحيانا يكلف الفرد مهام متضاربة.

-           التوجيه هو بمثابة نصح وليس امتثالا من قبل الجماعة للرئيس.

-           تشارك مختلف الوحدات في وضع استراتيجيات المنظمة.

-           هيكل السلطات غامض.

-           الأفكار والقرارات في المستويات الدنيا تصل للإدارة العلىا بسرعة دون التقيد بالتسلسل الهرمي.

- قارن بين التنظيم البيروقراطي والعضوي من حيث : توصيف الأعمال, المركزية , الرسمية , الاتصال , التفاعل؟

	التنظيم البيروقراطي ( الآلي)	التنظيم العضوي
توصيف الأعمال	الأعمال متخصصة جدا وضيقة المدى غالبا ليس واضحا للأفراد كيف ترتبط أعمالهم بتحقق أهداف المنظمة.	الأعمال واسعة ومترابطة وهنالك تركيز على ربط أداء الأعمال بتحقيق أهداف المنظمة.
المركزية	تبقي الأعمال جامدة ما لم يتم تعديلها من قبل الإدارة العلىا.	يتم تعديل الأعمال باستمرار بواسطة التكيف المتبادل بين الأفراد.
الرسمية	يطلب من كل فرد دور محدد.	أدوار الأفراد عامة.
الاتصال	- الاتصالات أساسا رأسية بين الرؤساء و المرؤوسين. - الاتصالات بشكل رئيسي تتم في شكل توجيهات وقرارات صادرة عن الرؤساء وطلب اتخاذ قرار من قبل المرؤوسين.	- الاتصالات رأسية وأفقية تبعا للحاجة للمعلومات. - تأخذ شكل المعلومات والمشورة والنصح.
التفاعل	هناك تأكيد على الامتثال والولاء للرؤساء.	اهتمام بالالتزام بأهداف المنظمة أكثر من الامتثال والطاعة.

- متى يفضل استخدام التنظيم العضوي؟

1.      عندما تكون البيئة مضطربة ومعقدة لأنها تتطلب درجة عالية من التمايز الأفقي واللامركزية اللذين يوفرهما التنظيم العضوي.

2.      استراتيجيات التغيير والتنويع تتطلب المرونة التي يتميز بها التنظيم العضوي.

3.      التقنية يجب أن تكون غير روتينية بل معقدة لكي تساعد على الاستجابة للاستراتيجيات المتغيرة.

4.      يفضل في السنين الأولى من عمر المنظمة حيث تحتاج المنظمة إلي درجة عالية من المرونة في محاولتها تحديد أسواقها.

- اشرح  ماهية تنظيم المصفوفة , وما هي إيجابياته وسلبياته؟

هو مزيج من تنظيم المشروع والتنظيم الوظيفي ويتكون من فرق مشاريع يتم إنشاؤها لحل مشكلة وكل فريق به أعضاء يشاركون في المسئولية وينسقوا بين المنتظمات والوحدات لتسهيل الاتصالات والمعلومات لحل المشكلة وإذا أنجزت يحل الفريق ويعود أعضاؤه لإدارتهم.

مزايا تنظيم المصفوفة :

-           يحقق رقابة أفضل على المشروع.                                 - علاقات أفضل مع العملاء.

-           معنويات عالية بين العاملين.                                        - تخفيض نفقات المشاريع.

-           المساعدة على تطوير المديرين.

-           توفير المعرفة والخبرة المتخصصة لجميع المشاريع بالتساوي ونقل الخبرة من مشروع لآخر.

سلبيات تنظيم المصفوفة:

-           يساعد على إحداث إرباك وتشويش.                -    يشجع حدوث الصراعات على القوة.

-           النزاع بسبب وجود أكثر من رئيس واحد للعامل بالمشروع ويؤدى للقلق والتوتر وعدم الأمان.

- ناقش نموذج Z  ؟

الخصائص	نموذج Z
1. مدة التوظيف في المنظمة	غالبا فترة طويلة
2. الترقية	بطيئة فالتركيز الكبير يعطي للتدريب والتقييم بعد ذلك الترقية
3. المجال الوظيفي	أكثر عمومية: التركيز على التدوير الوظيفي والاعتماد على التدريب
4. اتخاذ القرار	تتخذ بمزيد من التركيز على مشاركة واتفاق وقبول الجماعة
5. تقييم الأداء	غير صريح وغير رسمي لكن بتقديرات واضحة ورسمية
6. المسئولية	تحدد بصورة فردية
7. الاهتمام بالموظفين	يمتد الاهتمام ليشمل المزيد من جوانب حياة العامل

- قارن بين النماذج التنظيمية التي اقترحها الكاتب بركنشو لتنظيم المنظمات الكونية؟ وأيهما الأفضل في رأيك؟

1.      القسم الدولي : تقسم المنظمة لوحدات وكل وحدة مسئولة عن أنشطتها في البلد الأم وينشأ قسم منفصل خاص بالعمليات الدولية ومتبع لدى العديد من المنظمات ذات المبيعات الدولية.

2.      قسم المنتج الدولي : المدير لديه السلطة الرئيسية للمنتج العالمي مما يسهل تنسيق وتكامل الأنشطة عالميا ولكن يعيق القدرة على الاستجابة للاختلافات المحددة بين البلدان وهو نظام يتطور ليصبح أكثر التنظيمات شيوعا في الشركات الكونية الكبيرة.

3.      قسم المنطقة : المسئولية في يد مدير المنطقة مثلا رئيس منطقة جنوب شرق آسيا ولديه الكلمة النهائية بما يتعلق بالمنتج ويوفر هذا التنظيم قدرة عالية الاستجابة للأسواق العالمية لأن كل منطقة لها موردها الخاص ولكن التنسيق ضعيف بين البلدان مما يصعب وفرة الإنتاج بالحجم الكبير وهذا التنظيم غير شائع الآن.

4.      المصفوفة العالمية : هذا النوع يدمج مزايا التنظيمين السابقين بدون سلبيتهما و يكون المدير مسئولا أمام رئيسين مدير الوحدة العالمي ومدير قطري يكون مسئولا عن الاستجابة لاحتياجات القطر ومدير المنتج الدولي يقوم بالتأكد من تنسيق الأنشطة عالميا والغرض هو تحقيق تكامل دولي وقطري بنفس الوقت.

الأفضل برأيي: القسم الدولي إذ  يبدو أقل تعقيدا وفعالا باحتياج المنظمة.

- ما هي خصائص التنظيم الفعال؟

1.      تحقيق الأهداف لأقل تكلفة ممكنة.

2.      الإبداع من خلال تجميع الموارد ونظم المعلومات والاتصالات الفعالة .

3.      المرونة والتكيف من خلال اللامركزية والأدوار الحدودية وتغير الهيكل التنظيمي نفسه.

4.      تسهيل وتشجيع أداء الأفراد والاستفادة من طاقتهم وإمكاناتهم.

5.      تسهيل التنسيق والتكامل بين مختلف الأنشطة والوحدات لتوحيد الجهود لتحقيق أهداف المنظمة وفعاليتها.

6.      تسهيل الإستراتيجية ( التعقيد والرسمية و المركزية) لها تأثيرها على عملية اتخاذ القرار.