شرح خطوات إعداد الخطة

شرح خطوات إعداد الخطة وكتابتها

الخطوة الأولى:

تحليل الوضع الحالي (تشخيص المشكلة):  

من المنطقي جداً ومن الضروري أن تبدأ عملية التخطيط بأن نعرف بالضبط أين نقف الآن وبعبارة أخرى ما هو الوضع الحالي" جمع معلومات من وسائل ومصادر متنوعة"، ينبثق من هذا التحليل تحديد المشكلة" أسبابها وأثرها" والتي سيعمل التخطيط على حلَها أو المساهمة جديا في حلَها، ولتحليل الوضع الحالي هناك عدة أساليب أو آليات علمية مستخدمة في هذا المضمار:

1.    التحليل الموقفي أو SWOT ويقصد به التعرف على ما يحيطنا من نقاط القوة، نقاط الضعف، الفرص المحتملة، التهديدات المتوقعة.

2.    تحليل المشكلة (عظم السمكة) وعادة ما يأتي بعد التحليل الموقفي حيث يتم التركيز على مشكلة والتعرف على أسبابها بدقة حتى يمكن التعامل مع الأسباب الحقيقية للمشكلة وليس مع أسباباً محتملة.

يتضمن تحليل الواقع الحالي وتحديد المشكلة الجوانب التفصيلية الآتية:-

1.    درجة خطورة المشكلة.

2.    الفئات المتضررة من هذه المشكلة.

3.    المضاعفات الاجتماعية، السياسية، القانونية، البيئية، الصحية.. الخ.

4.    ماذا يمكن أن يحدث لو لم يتم حل هذه المشكلة.

الخطوة الثانية:

وضع الأهداف المرجو تحقيقها:

إذا تم تحليل الوضع الحالي للمؤسسة أو المنطقة أو الفرد بدقة وكذلك تم التعرف على المشكلة ذات الأولوية وأسبابها باستخدام أدوات التحليل المشار إليها يمكن بعدها بسهولة صياغة الهدف المرجو تحقيقه. عند صياغة الهدف من الخطة و أهدافها التكتيكية يرجى مراعاة بعض الشروط الأساسية التالية: "SMART"

1.   أن يكون الهدف دقيقا وواضحاً. Specific

2.   أن يكون الهدف مصاغاً بطريقة كمية مما يسهل من قياسه والتعامل معه. Measurable

3.   أن يكون الهدف واقعياً/مشروعاً حيث يمكن تحقيقه, أي ليس وهمياً أو مثالياً جداً. Achievable

4.   أن يكون الهدف مرتبطاً و ذو علاقة مباشرة بالمشكلة. Relevant

5.   أن يكون محدد بفترة زمنية.Timing

الخطوة الثالثة:

تحديد الأنشطة والبدائل الممكنة:

في هذه المرحلة يتم اقتراح الأنشطة والبرامج التي يمكن من خلالها تحقيق الهدف المرجو. ويقصد بالبدائل تلك الطرق والوسائل التي يعتقد بأنه لو تم تنفيذها سيتم الوصول إلى الهدف، بل من الأفضل العمل على تجميع أكبر قدر ممكن من الاقتراحات البناءة حتى لو بدت أنها سخيفة أو مثالية. حيث سيتم إخضاعها فيما بعد لعملية فلترة أو مفاضلة.

الخطوة الرابعة:

تحديد معايير المفاضلة بين البدائل:

لكل مؤسسة أو فرد مجموعة من القيم أو المحددات التي تشكل إطاراً عاماً يجب العمل من خلاله.هذه القيم والمحددات تشكل معايير لا يمكن تجاوزها عند تنفيذ أي نشاط ما..

ويمكن تقسيمها هذه المعايير إلى معايير مالية، ثقافية، سياسية، اجتماعية، قانونية: كأن يقال مثلاً:

1.   يجب أن لا يزيد تكلفة تنفيذ أي نشاط عن 1000 ريال.

2.   يجب أن يعمل النشاط المقترح على إفادة أكبر قدر ممكن من الناس.

3.   يجب أن يكون النشاط المقترح مقبولاً دينياً واجتماعياً وسياسياً للمستفيدين.

الخطوة الخامسة:

المفاضلة بين البدائل بناءً على المعايير السابق الإشارة إليها:

بعد أن تقوم اللجنة أو الهيئة بصياغة المعايير الواجب مراعاتها، يتم إخضاع جميع الأنشطة والبرامج المقترحة لهذه المعايير والمفاضلة بينها.

الخطوة السادسة:

اختيار البديل الأفضل:

بإجراء مقارنة موضوعية وديمقراطية بين الأنشطة المقترحة وبين المعايير الموضوعة يتم الوصول إلى النشاط؟ الأنشطة التي تحصل على أكبر نقاط. أي يتم اختيار النشاط الذي يلبي أكبر عدد ممكن من المعايير، هذه المفاضلة هامة جداً في اختيار البديل المناسب وبالتالي ضمان الحصول على أكبر قدر من التأييد والتعاون من المجتمع.

الخطوة السابعة:

وضع خطة التنفيذ (الأنشطة،  التوقيت، الأشخاص، التكلفة):

تتضمن هذه الخطوة البدء في تجميع ما سبق في جدول تفصيلي.

الخطوة الثامنة:

وضع آليات الرقابة:

يقصد بالرقابة مجموعة الإجراءات والخطوات التي يمكن من خلالها التأكد من أن كل شيء يسير على ما يرام، يجب أن تتضمن الخطة آليات المراقبة قبل البدء في خطوات التنفيذ كأن يقال مثلاً:

1.   يتم عقد اجتماع أسبوعي لمراجعة التنفيذ.

2.   يقوم مسئول التنفيذ بكتابة تقرير عن تقدم البرنامج.

3.   يقوم المشرف العام بزيارة موقع العمل مرة واحدة كل أسبوع.

4.   يتم تسجيل محاضر بالاجتماعات التي تعقدها اللجنة المشرفة.