Le
but du classement des documents
On classe pour :
- retrouver sûrement
et rapidement.
- ordonner, c’est à
dire donner au lieu du travail une atmosphère d’ordre.
- contracter pour
garder sous le plus petit volume le plus grand nombre possible de documents.
- Obéir aux
prescriptions légales dont la lettre exige que toute pièce doit être classée et
répertoriée.
- Pallier l’absence
ou la défaillance de celui qui a rangé.
- Protéger le
document et le préserver des éléments destructeurs (humidité, poussières..).
- Assembler les
documents par catégorie, par affaire, par famille.
- Déceler les
absences, les subtilisations,
les interventions de documents.
Les
qualités d’un bon classement
Un bon classement
doit permettre :
- de retrouver
rapidement l’objet, la pièce recherchée.
- de replacer
rapidement cet objet ou cette pièce après consultation, ou utilisation.
- d’avoir la
certitude que toutes les pièces sont à leur place et qu’aucune ne manque.
- son développement
autant qu’il est nécessaire, lors de l’accroissement des objets ou des pièces à
classer.
Enfin, tout classement
doit faire l’objet d’une réflexion préalable. Il varie avec la nature,
l’importance et la fréquence
de consultation des documents à classer, le
matériel ou le mobilier utilisé. Ainsi, nous allons traité dans le chapitre suivant
les différents ordres de classement.
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