تعريف الهيكل التنظيمي

تعريف الهيكل التنظيمي:

ويعرف ستوتر و فريمان الهيكل التنظيمي بأنة الطريقة التي يتم بها تقسيم أنشطة المنظمة وتنظيمها و تنسيقها.

اما بلاو فيعرف الهيكل التنظيمي بأنة توزيع الأفراد بطرق شتي بين الوظائف الإجتماعية التي تؤثر على علاقات الأدوار بين هؤلاء الأفراد.

من أكثر التعاريف شمولية وعمقا التعريف الذي قدمه (John Child) حيث يرى ان الهيكل التنظيمي يشتمل على الجوانب الرئيسية التالية:

1-                 توزيع الأعمال و المسئوليات و السلطات بين الأفراد.

2-                 تحديد العلاقات (لمن يتبع كل شخص) ومن هم الأشخاص الذين يتبعون له وتحديد عدد المستويات التنظيمية (تطبيق نطاق الإشراف).

3-                 تجميع الأفراد في أقسام و الأقسام في دوائر و الدوائر في وحدات أكبر وهكذا.

4-                 تفوض السلطات وتصميم الإجراءات لمراقبة مدى التقيد بذلك.

5-                 تصميم الأنظمة والوسائل لضمان تحقيق الإتصال الداخلي الفعال ومشاركة الأفراد في عملية صنع القرارات وكذلك التفاعل و التعامل مع الجمهور وتقديم منتجات / خدمات جيدة.

6-                 توفير القواعد و الوسائل اللازمة لتقيم أداء العاملين.

أهمية الهيكل التنظيمي /

يشير ( Scott ) إلى أن الهيكل التنظيمي يخدم ثلاث وظائف رئيسية وهي:
1 ـ أنه يهدف إلى إنتاج مخرجات المنظمة وتحقيق أهدافها.
2 ـ أنه صمم لتقليص( أو على الأقل) لضبط تأثير الاختلافات الفردية على المنظمة. فالهيكل التنظيمي 6يضمن امتثال الأفراد لمتطلبات المنظمة وليس العكس.
3 ـ الهيكل التنظيمي هو الإطار الذي يتم فيه ممارسة القوة (والهيكل التنظيمي أيضاً يحدد الوظائف التي تمتلك القوة)، ويتم فيه اتخاذ القرارات (أي انسياب المعلومات التي تلزم لأي قرار تتحدد إلى درجة كبيرة من قبل الهيكل التنظيمي)، والذي يتم فيه إنجاز أنشطة المنظمة، فالهيكل التنظيمي هو ساحة أنشطة المنظمة.
ومن ناحية أخرى لا يمكن إغفال تأثر الهيكل التنظيمي على سلوك الأفراد والجماعات في المنظمات. فالطريقة التي يتم بها تقسيم الأعمال والتخصص وتحديد الأدوار، وتكوين الوحدات التنظيمية وتفويض السلطة، كلها تؤثر بدرجة كبيرة إيجابا أو سلباً على سلوك الأفراد والجماعات في المنظمات. ولما كانت أبعاد / جوانب الهيكل التنظيمي السابق ذكرها مترابطة وتتفاعل مع بعضها البعض، فإن أثارها ونتائجها قد تكون ايجابية أو سلبية تبعاً للتكوين / التركيبة المعينة لتلك الأبعاد / الجوانب.

الخصائص الرئيسية للهيكل التنظيمي /

للهيكل التنظيمي متغيرا و أبعاد كثيرة و لكن العديد من الكتاب اتفقوا على ثلاثة أبعاد أو خصائص رئيسية للهيكل التنظيمي وهي:

1-       درجة التعقيد.

2-       الرسمية.

3-       المركزية.

1. درجة التعقيد (Complexity)

هنالك ثلاثة عناصر تكون درجة التعقيد وهي: التقسيم والتخصص الأفقي Horizontal Differentiation، التقسيم الرأسي Vertical Differentiation والتقسيم الجغرافي.

أ ـ التقسيم الأفقي:

نقصد بالتقسيم الأفقي الأنشطة التي تقوم بها المنظمة ومجموعات الوظائف المهنية المختلفة والتخصصات المتنوعة فيها، فكلما ازداد عدد الوحدات التنظيمية وتقسيماتها، ازداد الهيكل التنظيمي تعقيداً، وكلما إزداد عدد وتنوع المهن والتخصصات، ازداد الهيكل التنظيمي تعقيداً، وكذلك كلما تنوع التحصيل العلمي والتأهيل والتدريب إزداد الهيكل التنظيمي تعقيداً.

ب ـ التقسيم الرأسي:

فهو أقل تعقيداً من الأفقي ويشير إلى عمق الهيكل التنظيمي ويقاس بعدد المستويات التنظيمية، بدءاً من أعلى مستوى، وحتى أدنى مستوى. وكلما زاد عدد المستويات التنظيمية، زاد الهيكل التنظيمي تعقيداً والعكس صحيح.

ج ـ الهيكل الجغرافي:

ويعنى به مدى الإنتشار والتوزيع الجغرافي لعمليات وأنشطة المنظمة، فالهيكل التنظيمي يتصف بدرجة أعلى من التعقيد كلما زاد عدد الوحدات التابعة للمنظمة في مناطق ومواقع مختلفة، وزادت نسبة العاملين فيها، وزادت المسافات بينها.

كما تجدر الإشارة إلى أن الأبعاد الثلاثة للتقسيم / التمايز لا يمكن أن تعتبر مستقلة عن بعضها البعض، بل قد تتغير جميعها في آن واحد وليس من الصعب التعرف على المنظمات ذات الدرجة المتدنية أو الدرجة العالية في التعقيد من خلال الهيكل التنظيمي. وتعقد الهيكل التنظيمي يؤثر على جهود ووقت المديرين لمعالجة مشكلات الاتصال  والتنسيق والرقابة.

2. الرسمية

تشير هذه الخاصية أو البعد في الهيكل التنظيمي إلى مدى إعتماد المنظمة على القوانين والأنظمة والقواعد والتعلىمات والقرارات والإجراءات والمعايير التفصيلية، في توجيه وضبط سلوك الفرد وأفعاله وتصرفاته أثناء أداء عمله. وليس بالضرورة أن تكون هذه القوانين والأنظمة والتعلىمات.. مكتوبة، بل يكفي أن يعيها ويدركها العاملون، سواء كانت مكتوبة أم غير مكتوبة. وكلما كانت درجة الإعتماد على تلك القوانين والأنظمة والتعلىمات... في السيطرة على سلوك الفرد والتحكم به أكبر، اتصف الهيكل التنظيمي بمزيد من الرسمية، والعكس صحيح أيضاً. ويمكنتحقيق رسمية السلوك " Formalized Behavior " بطرق عديدة، اهمها:

أ ـ من خلال الوظيفة

ب ـ من خلال تدفق مسار العمل

ج ـ بواسطة الأنظمة والسياسات والقواعد

د ـ من خلال الهيكل التنظيمي

كما أضاف ويضيف Robbins إلى تلك الطرق:

أ ـ إختيار الموظفين: حيث تقوم المنظمة بإختيار الأشخاص الذين يمكنهم أن يتكيفوا مع المنظمة ويتعايشوا معها. كما أن المنظمة يمكنها تعيين مهنيين (Professionals) الذين تعلموا وتدربوا على قواعد وأخلاقيات وإجراءات المهنة التي توجه سلوكهم.

ب ـ التدريب: بما في ذلك التعريف أو التنوير Orientation

ت ـ الطقوس Rituals

3. المركزية

ونعني بها: تركيز صلاحية إتخاذ القرار في يد شخص أو جهة معينة في المنظمة. يذكر Hall بأن المركزية "تعني توزيع القوة في المنظمة"، ويشير Hall إلى أن للمركزية جوانب وأبعاد كثيرة من أوضحها:

الحق في اتخاذ القرارات وكيفية توزيع وتقويم الأعمال.