تبسيط إجراءات العمل الإداري

أساليب سير العمل في المكاتب

        يمكن أن يستعمل أكثر من أسلوب داخل المكاتب وذلك تبعاً لطبيعة العمل + السرعة المطلوبة في انجازه

الأساليب هي ( المتوازي /  المتسلسل لسير العمل / الوقت الواحد " الآن الواحد " )

الأسلوب المتوازي لسير العمل

الأسلوب المتوازي لسير العمل :

يقوم الموظف الواحد بإنهاء المعاملة من البداية إلى النهاية دون اشترك أحد معه –

إذا كانت الأعمال  كثيرة توزع على أكثر من موظف كل موظف يقوم بالإجراءات كلها

مثال / موظفي البنك أو الكمبيوتر

المميزات :

1- الشعور بالأهمية بالنسبة للموظف

2- السرعة + عدم الانتظار لجمهور المنتفعين

الانتقادات :

1- عدم الاهتمام بعنصر التخصص

2- في حالة غياب الموظف يتعطل العمل

3- في حالة غياب الموظف يتعطل العمل

الأسلوب المتسلسل لسير الأعمال  :

تسير المعاملة بأن يقوم كل موظف بإجراء عمل معين على المعاملة حتى تنتهي

                               الطلب                الموظف أ          الموظف ب         الموظف ج          الموظف د             الموظف هـ

المميزات : التخصص فكل موظف يؤدي العمل الخاص بمجاله

الانتقادات :

إمكانية تأخير المعاملة عند الانتظار عند احد الموظفين أو في فترة الانتقال من موظف

لآخر  إذا كان هناك مراحل مختلفة لإنهائها

أسلوب الآن الواحد :

القيام بأكثر من خطوتين على نفس المعاملة في نفس الوقت لوجود شخصين أو أكثر توزع على الموظفين ولابد هنا من تساوي الوقت لإنجاز العمل على النسخة

المعاملة تقسم إلى نموذجين كل موظف يقوم بالعمل الخاص به ثم تعاد النماذج سويا لإتمام العمل .

( أسلوب الوقت الواحد " الآن الواحد " لسير العمل )

المميزات :

السرعة + الاحتفاظ بعنصر التخصص

الطريقة لا تستخدم على مجال واسع في الإدارات الحكومية

التحكم  في التغيرات في كمية العمل في المكاتب :

في بعض الأحيان يكون الموظف في وقت بلا عمل وفي بعض الحيان تزداد كمية العمل فيشعر الموظفين بالإرهاق + ضغط على الموظف ولا يجد الوقت الكافي لإنهاء المعاملات .

التغيرات :

  تغييرات منتظمة :  معروفة من قبل المنظمة ( موسم الحج + نهاية الشهر + نهاية السنة المالية )

تغيرات غير منتظمة : تزيد أو تقل دون توقع وهي من أصعب الأمور التي تواجه المسئولين فلا بد من التخطيط لها + التحكم فيها بقدر الإمكان )

وسائل التحكم في التغيرات في كمية العمل :

تعتمد على المتغيرات + وجهه نظر الرئيس الإداري فقد يفضل وسيلة على أخرى

العمل وقت إضافي

الاستعانة بموظفين غير متفرغين

الاستعانة بأحد المكاتب للخدمات الخاصة للقيام بالأعمال

تجميع أقسام الخدمات في المنظمة ومركزيتها حتى يقوموا بتقديم العون لكافة الإدارات

توزيع العمل على فترات متساوية

تأجيل الأعمال الروتينية وتخصيص وقتها للعمال الأكثر أهمية عند التراكم

التخطيط والتحضير للعمل بإحضار كل متطلباته قبل التراكم

وجود عدد من الموظفين الاحتياطيين ويتدربوا على جميع أعمال الوحدات ويستعان بهم عند الحاج

[[ خرائط يسر الإجراءات ( ذات العمود الواحد + المتعددة الأعمدة ) تقرأ من الكتاب وتراجع سويا ]]

مقارنة بين خرائط سير الإجراءات ذات العمود الواحد وذات العامودين مع ذات الأعمدة المتعددة

ذات العمدة المتعددة

النموذج يختلف في القسم السفلي فهو فارغ لا وجود لرموز مطبوعة

يكتب على العمود الأيمن الرئيس + اسم الوظيفة + المنفذين

يكتب على العمود الأفقي ( الإدارات التي مرت بها المعاملة أو الأيام 

تكتب الأعمال التي قام بها كل موظف على حدى

تستخدم في الإجراءات التي تتطلب عدة نسخ

( طريقة الآن الواحد )

        الخرائط العادية

( ذات العمود الواحد + ذات العامودين )

تحدد الخطوط للإجراء بصورة دقيقة

تحدد الخطوات للإجراء بصورة متسلسلة

توجد بها رموز محددة ( مطبوعة )

تستخدم للأعمال التي تؤدى بطريقة متسلسلة

تحدد الوقت + المسافة 

الدلالة  أسم الإجراء   الرمز

تسجيل المعاملة / الكتابة عليها / التوقيع / الختم / فتح الخطابات فهرسة

عمل  

انتقال المعاملة بين الموظفين / المكاتب / الملفات

       

نقل   

فحص / تأكد مراقبة             

تدقيق أو مراجعة      

تأخير المعاملة بين الموظفين / المكاتب انتظار للاستفسار تأخير / انتظار / تأجيل      D

حفظها في الملفات بعد الانتهاء منها         حفظ / تخزين          

                خريطة سير الإجراءات العادية ( ذات العمود الواحد / ذات العامودين )

                خريطة سير الإجراءات ذات الأعمدة المتعددة

                خريطة توزيع النماذج ذات الأعمدة المتعددة 

المقترحات على خريطة سير الإجراءات المتعددة الأعمدة :

1-     حذف خطوة

2-     دمج

3-     تغيير التسلسل

4-     تقليل أو إلغاء اللف والدوران بين أقسام المنظمة أو داخل القسم وتوجيه المعالة في تجاه متسلسل

[[  إذا استخدمنا خريطة سير الإجراءات ذات الأعمدة المتعددة فقط لتوضيح استخدام النماذج يطلق عليها

 ( خريطة توزيع النماذج ذات الأعمدة المتعددة ) ] ]

أدوات تبسيط الأعمال

الأدوات المستخدمة :

خريطة سير الإجراءات العادية

خريطة سير الإجراءات ذات الأعمدة المتعددة

خريطة توزيع الأعمال

دراسة ترتيب المكتب

دراسة كمية العمل

أولا / خريطة توزيع الأعمال  :

تعتبر خريطة توزيع الأعمال من وسائل التحليل التي تسهل دراسة وتحليل ونقد توزيع الأعمال الحالية واكتشاف واقتراح الحلول المناسبة لها :

الفوائد :

توضيح كيفية توزيع الأعمال + الوقت + الاختصاصات + الواجبات

خريطة توزيع الأعمال

توزيع الأعمال

                       كثيرة

الكمية                قليلة

كثيرة أو قليلة لموظفين

متساوية في الراتب

توزيع الوقت  :

الموظف / المنظمة :

شغل وقت كثير لعمل قليل الأهمية

شغل وقت قصير لأعمال عادية ---- يؤدي إلى الخطأ

توزيع الاختصاصات + الواجبات :

تخصصات كثيرة أو قليلة

تخصصات غير مناسبة

الأغراض التي تستخدم فيها خريطة توزيع الأعمال ( متى نستخدمها ) :

- عند أعادة تنظيم في المنظمة أو إضافة أعمال جديدة

- وجود تراكم مستمر وغير عادي في العمال

- عند حدوث تغييرات في الموظفين

- عند طلب الإدارة مراجعة العليا مراجعة وتقييم العمليات الجارية للمنظمة

- عندما تكون فعالية الوحدة الإدارية منخفضة بأن تكون الكمية قليلة والجودة سيئة أو سوء توزيع للاختصاصات

خطوات إعداد خريطة توزيع الأعمال :

- تدريب المشرفين على إعداد الخريطة

- جمع المعلومات عن واجبات الموظفين + إعداد خريطة توزيع الأعمال

- جدول أعمال الموظف  اليومية

- قائمة نشاط الوحدة

- قائمة الواجبات ( الأسبوعية للموظف )

- تحليل خريطة توزيع الأعمال

•       - إعادة توزيع الأعمال ( التنفيذ + المتابعة )

جدول أعمال الموظف اليومية:     

- أعمال الموظف اليومية بشكل تفصيلي ----- ثم تجمع لتكون أسبوعية

     قد يقوم بها الموظف بنفسه إلا أنها قد تكون غير دقيقة .

لتفادي عدم الدقة نقوم بالتالي :

•       توضيح أهمية الدراسة للموظفين

•       أنها ليس لزيادة العبء عليهم ولكنها لعدالة توزيع الأعباء بين الموظفين بالتساوي

•       يراجعها المشرفين وإذا شكوا في دقتها يناقشون الموظفين في كيفية توزيعهم للأوقات  للأعمال

•       يوضحون للموظفين ( بأنه من غير المتوقع أن يقضوا كل وقت العمل في العمل المستمر دون انقطاع فهناك أوقات للـــ ( الراحة , المراجعة / للطعام / للتليفون ) .

جدول أعمال الموظف البسيط + الشامل :

- تحت خانة ( العدد ) نضع عدد المعاملات التي أنجزت خلال 4/1 ساعة

  مميزات جدول أعمال الموظف الشامل : الشامل أكثر دقة

•       يعطي صورة لجميع الأعمال اليومية  التي يقوم بها الموظف

•       يحدد المدة الزمنية لهذه الأعمال

•       أنواع المقاطعات + المدة الزمنية لها

•       مدى نشاط واجتهاد الموظف في القيام بأعماله + المدة الزمنية التي يستنزفها في المقاطعات

قائمة الواجبات الأسبوعية : 

تجمع المعلومات من الأعمال اليومية وتلخص بها

-       مدة الدراسة حددت بأسبوع ( لأنه من المفترض أنها مدة كافية لأن تتضمن جميع الواجبات الأعمال التي يعهد بها إلى الموظف في أي ( وقت + عمل )

-       إلا أنه قد تتغير كميات العمل فتزيد في وقت وتقل في الوقت الآخر ---- ولهذا تعمل ( جدول للأسبوع العادي ) ( جدول للأسبوع الذي يزيد فيه ضغط العمل )

تعبئة نموذج قائمة الواجبات :

- تحت التسلسل ----- نضع الأعمال بترتيب الأهم فالأقل أهمية

- تحت الأعمال --- وصف للعمل بدقة كأن نكتب رقم النموذج الذي ملئه الموظف

- رحل إلى نشاط رقم ----- يكتب تحته رقم النشاط الذي رحل به من قائمة الواجبات إلى خريطة توزيع الأعمال

     للقسم .

قائمة نشاط الوحدة :

-       تحدد إما بتحديدها  عن طريق جمع الأعمال التي يقومون بها الموظفين أو من ( دليل التوصيف للوظائف + المقابلات الشخصية مع المشرفين )

خريطة توزيع الأعمال :

تكتب فيها المعلومات من ( جميع أنشطة الوحدة ) وتحت اسم الموظف وأمام النشاط الأساسي للوحدة هل يقوم بذاك النشاط أم لا

-       توضح جميع الأنشطة للوحدة + الوقت لأدائها

-       جميع الأنشطة التي يقوم بها الموظف من أنشطة الوحدة + الوقت الكامل لها

-       عدد الساعات التي يقوم بها كل الموظفين لكل نشاط داخل الوحدة

-       عدد الساعات لكل نشاط يقوم به الموظف منفرد

________________________________________

تصميم المكتب :

تعريف المكتب : المكتب هو المكان الذي يعمل فيه الموظفين القائمين بالأعمال الكتابية ورؤسائهم

 ورؤسائهم والمشرفون على أعمالهم . وهو مركز الاتصالات في المنظمة ( خالية ) ويوجه إليه بريد المنظمة ومنه يخرج صادرها وعن طريقه يتم اتصال الجمهور بها وبه تحفظ سجلاتها ومستنداتها وهو مركز الجهاز الإداري وجهاز الرقابة في المنظمة .

تعريف تصميم المكتب : هو ترتيب الآلات وأماكن عمل الموظفين ومستلزمات المكاتب ضمن المساحة المتوفرة في أرضية المكتب .

أهمية تصميم المكتب :

له أهمية كبيرة لأنه يؤثر على الآتي :

يسير العمل في المنظمة 

الاستفادة القصوى من مساحة المنظمة

إعطاء الزائرين فكرة حسنة عن المنظمة

مبادئي تصميم المكتب :

هناك مبادئ لابد من مراعاتها عند إجراء أي دراسة لتصميم المكتب

بالنسبة للمكاتب :

1- ترتبها في وضع متسلسل

 2- وضع الموظفين المرتبطين بالأعمال بالقرب من بعضهم البعض

3- وضعها بحيث ينظر الموظفين في اتجاه واحد

4- أن يكون مكتب المشرفين والرؤساء خلف مكاتب الموظفين

        ( ليس الرقابة + يقلل الموظفين للزوار + يركز الموظف وقته للعمل )

5- وجود مساحة كافية لسهولة حركة الموظفين بين المكاتب

6- لا توضع بالقرب من أماكن التهوية أو التدفئة  أو النوافذ

بالنسبة للموظفين :

1- الموظفين المسئولين عن أعمال تتطلب دراسة وتركيز وبحيث توضح مكاتبهم بعيدة عن  الضوضاء + إضاءة 

       حسنة + تهوية جيدة    

2- تزود المكاتب بالإضاءة والتهوية والتبريد المناسب

3- توفير صنابير المياه + الحمامات بالقرب من الإدارات

4- وضع الملفات والأجهزة بالقرب من الموظفين

بالنسبة للأجهزة الترتيب :

1- توحيد نوع ومقاسات الآلات والأجهزة والأثاث المستخدم

2- الترتيب والتنظيم داخل الإدارة والنظافة

بالنسبة للمستقبل  :

يدرس مبنى المكتب دراسة واقعية حتى يؤخذ بعين الاعتبار إمكانية التوسع ( إعداد موظفين +     إدخال الآلات الحديثة )

خريطة تصميم المكتب ( الإجرائية ) :

يقصد بها خطة تصمي المكتب الموضح عليها إجراءات سير الأوراق ( الإعمال الكتابية أو تنقل الأشخاص في المنظمة )

الهدف :

بيان عمليات الانتقال الغير ضروري

بيان حالات اللف والدوران في المعاملات

بيان الروتين المعقد

كيفية إعداد الخريطة ( تقرأ من الكتاب وتناقش سويا )

دراسة كمية العمل :

تعتبر دراسة كمية العمل وسيلة خاصة من وسائل تبسيط الأعمال فهي تبين كمية العمل + إعداد الموظفين الذين يؤدوه + مساهمة كل فرد منهم في الانجاز

أهداف دراسة كمية العمل :

1-تساعد الرؤساء في تخطيط العمل

2-تساعد على التخلص من عنق الزجاجة

الأسباب التي تؤدي إلى عنق الزجاجة ( تراكم الأعمال عند نقطة أو خطوة معينة )      

- إجراءات معقدة وغير سليمة

- أعمل فوق طاقة الموظف

- سوء توزيع الموظف لوقته ( وقت طويل لأعمال غير ضرورية ووقت قصير لأعمال هامة )

- سوء توزيع التخصصات

- وجود حالت استثنائية تختلف عن الروتينية المعتادة 

3-تساعد في تقدير حاجة المنظمة من الموظفين

4-تساعد في توزيع الأعمال توزيع سليم

5-تساعد في معالجة الحالات الاستثنائية بأن تخصص لها موظفين لتنفيذها

6-تساعد في إثارة الاهتمام بين الموظفين بواسطة عرض إنتاجهم

الآلات  المكتبية

تعريف الآلات المكتبية :

هي الأدوات والأجهزة التي تساعد في معالجة المعلومات التي ترد وتصدر من المكاتب وفي حفظ الملفات والسجلات وفي كتابة التقارير وفي غيرها من الاختصاصات والتي تدار ميكانيكيا أو كهربائيا أو إليكترونيا .

فوائد تجهيز المكتب بالآلات :

سرعة الانجاز للأعمال

تخفيض التكاليف

زيادة في الدقة في القيام بالأعمال

زيادة الآمن والسلامة

راحة الموظفين من الأعمال الروتينية

العناصر الواجب توافرها في الآلة  قبل شراؤها :

- سهولة التشغيل

- المرونة

- المتانة

- قابلية التنقل

- قابلية التكيف ( لا تحتاج لتغيير إجراءات قديمة  )

- توافر أدوات صيانة

- تكاليف منخفضة للتشغيل

- شهرة المنتج

- المنظر العام الجيد

- تكلفة غير باهظة للشراء

إرشادات حول كيفية الاستفادة من اللات بشكل عام :

- وضع خطة لاستعمال الآلة

- توفير الصيانة اللازمة

- التأكد من تغطية الآلة بعد العمل

- تدريب الموظفين على أفضل الطرق لاستخدامها

- جمع وتركيز أعمال المكتب المتشابهة ( بإنشاء إدارات مركزية الخدمات )

- الحرص على توحيد أنواع اللات يقلل من نفقة شرائها + صيانتها )

- وضع سياسة محددة لاستبدال الآلات القديم

- القيام بعملية جرد للألأت الموجودة في المنظمة مرة كل سنة

تصميم النماذج ومراجعتها

تعريف : النموذج ورقة مطبوعة بـــ ( اليد / الحاسب الآلي  ) تحتوي على معلومات ثابتة ومحددة وبها فراغات لتعبئة معلومات آخري عليها

أمثلة : شهادة الميلاد / طلب توظيف / أجازة / إخلاء طرف / حذف وإضافة )

أهداف النماذج :

توفير الوقت + الجهد الذي يصرف للكتابة ---------- نمزج مطبوع

توضح المعلومات الواجب جمعها كيفية تدوينها + الترتيب التسلسلي للخطوات

تزودنا بأكثر من نسخة عند ملئ النموذج لوجود كربون أسفله

وسيلة للرقابة لضمان أن المعلومات مدونة جميعها في أماكنها المناسبة

تسهل عملية الحفظ ( نموذج مطبوع بحجم موحد ومتعارف عليه )

الطريقة العلمية لعمل النموذج :

معرفة وتحديد استعمالات النماذج ( يومية / شهرية / سنوية ) لتحديد عدد النسخ منها

تحديد المعلومات التي تتضمنها النماذج

معلومات ثابتة :

أسم المنظمة + عنوانها + الأسئلة الواجب الإجابة عليها + إرشادات توضيحية

يقوم المحلل بتحديدها وتخطيط النموذج وتحديد أماكنها فيه بطريقة مرتبة

معلومات متغيرة :

وهي التي تملئ من الأطراف المستفيدة :

يجب ترك فراغات مناسبة لها

ضرورية اتخاذ القرارات + انجاز المعاملات

تحديد حجم النموذج : بمعرفة المعلومات الثابتة + المتغيرة

أقسام النموذج :

اسم النموذج حتى يسهل التعرف عليها معلومات استرشادية لتوضيح كيفية ملئ الاستمارة

 مقدمة النموذج :  هي المعلومات التي في أول النموذج للتعرف على حالة الفرد ( اسمه + تاريخ ميلاده + بطاقة الأحوال + الجنسية + النوع ) -----

جسم النموذج : هو الذي توجد فيه المعلومات الثابتة  + المتغيرة

خاتمة النموذج :   وهو إقرار معبأ الاستمارة بأن المعلومات صحيحة أو أمضاء المسئول أو المختص

لون النموذج :  من الأفضل تحديد ألوان للنماذج لسهولة معرفتها لأي قسم من الإدارات

تجربة النماذج :

قبل استخدام يطبع منها عدد محدود + توزع على الأفراد تملئ عن طريق الأفراد المعينين + بعد الانتهاء يلاحظ المحلل هل المعلومات الثابتة كانت واضحة + مدى مناسبة الفراغات  ثم يقوم بالتعديل المناسب قبل الاستخدام النهائي وطبعها

اختصاصات المحلل الإداري المختص بالنماذج :

يدرس المحلل النموذج القديم ----- يصمم نموذج جديد أكثر مناسبة ويقدمه لرئيس القسم المختص يطلب النموذج ثم يعرضه على المدير للموافقة عليه ثم يطبع منه ويوزع .

توزع النماذج لجميع الأقسام وعند قرب انتهاء عددها يطلب إعطاء الرأي لمدى مناسبتها مع الإجراءات . فإذا كانت مناسبة يطبع نسخ منها وفي حالة عدم مناسبتها يقوم بتصميم نموذج أكثر مناسبة ويطبعه ثم يوزعه ويقدم المقترحات والتوصيات حول النماذج المستخدمة سواء داخل أو خارج المنظمة .

يقوم المحلل بمراقبة النماذج بتجميعها وتصنيفها في ملفات خاصة .

الملف  الرقمي للنموذج :

على حسب أرقامها

------لأرقام النماذج + هل هناك ----- ضمان سهولة الرجوع إليها

---- هناك اقتراح لتعديلها ---- تعدل

الملف الوظيفي :

ترتيب على حسب الوظيفة أو الخدمات التي تؤديها

كل إدارة تعرف النماذج التي تستخدمها

---- يسهل ( --- تشخيصها ) ومعرفة هل هناك ازدواجية في الاستخدام أم لا

النموذج : من المفروض توحيد النماذج في المصالح الحكومية حتى يعرف المواطن النماذج المطلوبة في القسم المختص ومعرفة المصالح الحكومية والمصالح الأخرى في أداء أعمالها المتشابهة معها .

المنهج

---------

1-     العريف + نشأتها + اختصاصاتها

2-     ارتباطها بالميزانية + علاقتها بالمركز + المشاكل التي تواجه المركز

3-     خصائص المحلل ----------- إلى جمع المعلومات

4-     جمع المعلومات + المعلومات الواجب جمعها + وسائل جمعها

5-     قواعد المقابلة الحسنة + الاستبيان + تسجيل المعلومات + تقديم التوصيات

(( واجب :تحديد مشكلة إدارية  تتعلق بـ( الإجراءات / توزيع الأعمال بين الموظفين / تصميم المكتب والمباني ))5

المدة /   أسبوع

الاختبار الأول من 15

6-     الإجراءات ------ إلى برنامج تبسيط الإجراءات

7-     مراحل تبسيط الإجراءات + مصادر جمع المعلومات ----- إلى دليل الإجراءات

8-     مبادئ الإجراءات ----- على أدوات تبسيط الأعمال

(( واجب : دراسة إجراء معين ----- وعمل خريطة الإجراء الحالية + المقترحة للتبسيط )) 5

المدة / أسبوع

9-     خريطة توزيع الأعمال

                                                         الاختبار الثاني  15

10-تصميم المكتب

1-     ((  واجب : دراسة مشكلة تصميم المكتب ورسم خريطة لتتبع العمل منذ بدايته لنهايته ----- وعمل خريطة لتحسين تصميم المكتب . )) 5

المدة / أسبوع

                  11-الآلات المكتبية

   سلوك 5

حضور 10

مواضيع ذات صلة

ما هي الأساليب وطرق العمل

التنظيم وأساليب العمل

التنظيم وتطوير أساليب العمل - مهارات النجاح للتنمية البشرية

فن تبسيط الاجراءات و النهوض بالنظم واساليب العمل

تبسيط إجراءات العمل الإداري

كيف تصمم خطة سير العمل

الإتجاهات الإدارية الحديثة في العمل الجماعي

أساليب سير العمل

تبسيط الاجراءات وتطوير اساليب العمل

تبسيط الاجراءات وتطوير اساليب العمل

تبسيط الاجراءات وتطوير نظم العمل

تبسيط اجراءات العمل

تبسيط اجراءات العمل

تبسيط إجراءات العمل

بحث عن تبسيط الاجراءات الادارية

تبسيط اجراءات العمل