الثلاثاء، 18 أبريل 2017

خصائص المحلل الإداري

خصائص المحلل الإداري
يطلق على القائمين بنشاط التنظيم والأساليب ( المحلل الإداري / أخصائي تنظيم / باحث إداري )
أعماله :
·       زيارة الموظفين --- توجيه أسئلة إليهم
·       دراسة المواضيع + تحليلها
·       الخروج بالنتائج ---- تقديم النصح والمشورة
الصفات الواجب توافرها في المحلل :
1)   اجتماعي ( لكسب ثقة الموظفين )
2)   يميل للاستكشاف و معرفة  ما وراء الإجابة
3)   الاهتمام بالوقت + الاستفادة منه
4)   التفكير المنظم + التحليل + الربط بين المواضيع
5)   موضوعي لا يتأثر بالسلطة ولا النفوذ
6)   القدرة على التعبير ( كتابة + تحدث )
7)   القدرة على الإقناع

مؤهلات المحلل الإداري :
1- مؤهل جامعي بكالوريوس       موظفي الوحدات + المحللين
                      ماجستير        كبير المحللين
                      دكتوراه          مستشار لمدير الإدارة المركزية
2- إجادة اللغة الأجنبية       الفرنسية /   الانجليزية  لتنمية قدراته
3- التدريب في مجال النشاط
4- الخبرة العملية
5- التحول من التعميم إلى التخصص



البحث التنظيمي
البحث : هو عملية إجراء دراسة حول مشكلة بهدف الوصول إلى حل مناسب لها .
-         البحث التنظيمي : يقوم بدراسة كل ما يحيط بالمنظمة أو القسم  للتعرف على المشكلات التي تواجهها ووضع حلول لها .
كيف يبدأ البحث :
1- شعور الرؤساء بأن هناك قسم يسير سيرا غير مرغوب فيه ( كثرة الأخطاء / تأخير الأعمال / سوء نوعية
                العمل / زيادة التكاليف + شكاوي من الموظفين أو الجمهور )
2- الطلب من وحدة التنظيم والأساليب بدراسة القسم المذكور
3- تقديم طلب رسمي يتضمن ( شرح موجز عن المشكلة + تحديد القسم الذي ستجرى عليه الدراسة + الهدف
       من الدراسة )
     4- يبدأ المحلل بوضع خطة للدراسة

خطوات الدراسة :
1-   تحديد الهدف من الدراسة
2-   تخطيط الدراسة
3-   جمع المعلومات وتتضمن التالي ( الحاجة إلى جم المعلومات + المعلومات الواجب جمعها + وسائل جمعها )
4-   تسجيلها
5-   تحليليها
6-   تقديم التوصيات والمقترحات
7-   التنفيذ والمتابعة
أولاً (( تحديد الهدف من الدراسة )) : الهدف ( سرعة الانجاز / قلة التكاليف / تجنب الأخطاء )
                                       أ ) يناقش الهدف مع الرئيس
                                      ب ) يحدد القسم الذي ستقوم عليه الدراسة
ثانياً (( تخطيط الدراسة )) الطريقة التي ستسير عليها الدراسة لتحقيق الأهداف
                        الخطة لابد أن تكون مرنة
                         قبل وضع الخطة لابد من آخذ فكرة عامة عن بالطريقة الآتية :
                     أ ) مقابلة الرؤساء والمسئولين الذين لهم صلة مباشرة وغير مباشرة بالقسم حتى يضمن تجاوبهم
                            وتعاونهم معه
                     ب ) دراسة القوانين واللوائح الخاصة حول الموضوع المراد دراسته
                      ج ) زيارة سريعة للمكاتب توضح بعض النقاط الهامة التي توجه إليها الدراسة
- الخطوات التي يجب مراعاتها عند وضع الخطة :
*  تحديد الأهداف للدراسة
* تحديد القسم المطلوب دراسته
* تحديدي نوعية المعلومات
* تحديد وسائل جمع المعلومات
* تحديد الوقت
* تحديد الإمكانيات  (  المادية + البشرية )
* تحديد الخطوات اللازمة لتنفيذ الخطة
* تحديد العلاقة بين ( المحلل + الرؤساء + الموظفين ) في القسم المطلوب دراسته
- المفروض اشتراك أحد موظفي الوحدة مع المحلل لإعطاء فكرة عامة + توضيح بعض الأمور الغامضة

ثالثاً (( جمع المعلومات )) : تؤثر على مدة صحة أو خطأ النتائج
- كلما كانت المعلومات ( منظمة + تتصل مباشرة بالموضوع + حقيقية ) كلما كانت الدراسة   دقيقة ونتائج جيدة
أمور لابد من مراعاتها عند جمع المعلومات :
 الحاجة إلى جمع المعلومات + المعلومات الواجب جمعها + وسائل جمعها
أ ) الحاجة إلى جمع المعلومات : مهمة تحدد الخطة + طرق حلها
                          مدروسة وغير عشوائية
 المعلومات          واقعية + مفصله عن الوحدة                 تساعد على تحديد المشكلة ------ وضع الحلول
                        موجزه + قليلة عن الوحدات المتصلة
                        تحدد نقاط ( القوة + الضعف )
ب ) المعلومات الواجب جمعها :
 1- عن أهداف الوحدة : تحديد أهداف الوحدة بطريقة تفصيلية + التأكد من تعاون الأقسام الأخرى معها في
                                  تحقيق أهداف الوحدة المحددة .
2- عن الهيكل التنظيمي  : معرفة تطورات الجهاز بمعرفة الخرائط التنظيمية له .
            - في حالة وجود خرائط : تقارن الخرائط القديمة بما قام برسمه لمعرفة مدى تطابقها + معرفة مدة
                                             تطبيق الوحدة للقواعد التنظيمية الأساسية .
            - في حالة عدم وجود خريطة : ترسم خريطة تعتمد على الأسلوب العلمي وعلى ما يجب أن يكون
                                                      وليس على ما هو كائن .
3- عن واجبات ومسئوليات الوحدة ووظائفها : يصعب تحديدها لللاسباب التالية :
     أ- عدم وجود لوائح لجميع الوظائف
    ب- إن وجدت في قديمة
        - في حالة وجودها نقوم بالتالي :
                  * إجراء المقابلات ومحاولة إجراء التعديلات
                  * أو وضع لوائح جديدة بما لوحظ عند الدراسة للوحدة وتقارن بما هو موجود فعلا
-         في حالة عدم وجودها ( اللوائح ) : نقوم بوضع لوائح جديدة
الصعوبة ( العيوب ) :
1-   صعوبة تحديد أعمال المدراء + الرؤساء لاختلافها المستمر
2-   الموظف العادي ( يخشى تحديد أعماله + لا يرغب في المساعدة + مشغول دائما + غير متواجد في المكتب )  
    4-  أساليب وإجراءات العمل : هي الخطوات المتسلسلة التي تؤدى بها الأعمال .
         - من المفضل عمل خرائط سير الإجراءات توضح نقاط الضعف في الإجراء المتبع + يمكن البقاء عليها +  
                وضع حلول مناسبة + تحسينها ومعالجتها بنا ء على الخرائط الموجودة  .
5-   كمية العمل + مدى تكراره + تكلفته + تنفيذه +وقته
تقاس كمية العمل في فترة معينة ( العمل الوارد + المنجز + المتأخر )
          - مدى تكراره  أعمال( يومية + شهرية + سنوية )
          - التكلفة --- حسب رواتب ( الموظفين + المدراء + اللوازم + الإيجارات ) لمعرفة التكلفة الكلية لأداء العمل
              من الأفضل وضع المحلل لهذه الأعمال في رسوم بيانية توضح وتسهل فهمها
       6 - علاقة الوحدة بالوحدات الأخرى :
          - معظم الإجراءات تتطلب اشتراك الإدارات الأخرى معها لإنجاز الأعمال فنقوم بجمع المعلومات الغير
             متوسعة وبالقدر المفيد .
-         في حالة اكتشاف أن هناك علاقة أو سبب المشكلة في العلاقة مع الوحدة الأخرى نقوم بجمع المعلومات
       عن الوحدة   الأخرى بصورة دقيقة
       7- وجهه نظر المنتفعين  :
نأخذ أرائهم  في الوحدة من حيث الأتي :
طريقة أداء الخدمة + كفاءة النماذج + الوقت
ملاحظة عدم وضع عبء تحسين وتسهيل الإجراء على المنتفعين بأن يقوموا بأداء العمل بأنسهم
فهذا يؤدي إلى : -  احتمال الخطأ                   - الاطلاع على أمور قد يفضل إخفائها
                     - ضياع المعاملة                  - إمكانية التلاعب من قبل الجمهور
8- العلاقات الإنسانية + ظروف العمل الفيزيقية :
   لابد من معرفة علاقة الموظفين ببعضهم البعض + علاقاتهم برؤسائهم
- الظروف الفيزيقية : هي الضوء + الضوضاء + الأثاث + المساحة + الحرارة + البرودة

ج – وسائل جمع المعلومات :  السجلات + الملاحظة الشخصية + المقابلة الشخصية + الاستبيان
   1- السجلات : مميزاتها /  سهلة + سريعة
                     عيوبها / متناثرة في الملفات
                                 لا تمثل الواقع              إلا أنها تعطي  مؤشر عن الوضع في الوحدة
                                 قديمة
2- الملاحظة الشخصية : من أفضل الوسائل فالمحلل يقوم بنفسه بتدوين المعلومات ( ضعف + قوة )
                               عيوبها / تأخذ وقت طويل + جهد
    الأعمال التي تستخدم فيها الملاحظة الشخصية :
·       مراجعة عمل الموظف كاملا
·       مراجعة معاملة من البداية للنهاية
·       مدى الرجوع للملفات + المستندات
·       فحص المعاملات ( المنجز + التي في طريقها للإنجاز + المتأخرة
·       مقدار العمل الذي يقوم به عدد من الموظفين في وقت محدد
لهذا لابد من كسب ثقة الموظفين + تعاونهم
    3- المقابلة الشخصية :  تعتبر من أفضل الوسائل وذلك للآتي ( مميزات ) :
        * جمع المعلومات + التأكد منها
        * إمكانية  التوضيح إذا كان هناك غموض + عدم فهم
        *  معرفة طباع + مكانة + أهمية الموظف للاستفادة منه
        * ضرورية في حالة الموظف غير المتعلم
       أغراض المقابلة :   تهدف المقابلة إلى
1-   معرفة الآراء عن العمل : كيفية القيام به + الصعوبات + المقترحات لتحسينه وتبسيطه
2-   معرفة الآراء عن التدريب : مدى الحاجة له + الرغبة في التعلم + نوعيته + وقته
3-   معرفة الآراء حول المقترحات : الظلم + الشكاوي

قواعد المقابلة الحسنة :
1- التحضير للمقابلة :
           تحديدي الموعد + الموضوع + المعلومات المطلوبة من الموظف + عدم التأخير + تهيئة الجو المناسب 
        ( كراسي + ورق + قلم+ ضوء)
2- سرية المقابلة : المفروض ألا تكون سرية فعلانيتها ----- إعطاء معلومات صحيحة تكون مسموعة من
                   الموظفين الآخرين إلا في حالة طلب الموظف ذلك .
3- تهيئة الجو المناسب : تلطيف الجو + التحدث ببساطة + عدم الاتسام بالرسمية
4- الإصغاء + الانتباه : الاستماع الجيد + عدم المقاطعة +  تحويل المكالمات
5- توجيه الأسئلة : -  لابد من أن تتسم بالبساطة + الوضوح
                        - تجنب الأسئلة بطريقة شخصية
                        - وجود أسئلة تعيد الحديث إلى مجراه إذا تحول لأغراض آخري
6- الانتقاد : إبداء الاحترام + تجنب النقد وإن سئل عن رأيه في الوحدة لا يجب ويتعلل بعدم وجود المعلومات
                 الكافية .
7- الحالات الصعبة :- الموظف الخجول
                          - موظف يتخوف من التحدث عن عمله
                          - موظف متذمر دائما
                          - موظف يدعي انشغاله المستمر
                          - موظف كان يعمل كمحلل تنظيم وأساليب سابقا
8 – إنهاء المقابلة : قراءة ما كتبه المحلل قبل المغادرة  -------- لتصحيح الأخطاء
                         + إضافة المعلومات الناقصة + تشجيع الموظف لتقديم مقترحات آخري 
الاستبيان : يعتبر بديل للمقابلة الشخصية
          مميزات /  توفير الوقت + الجهد + التكلفة + عدد الموظفين + جمع المعلومات من مناطق بعيدة
العيوب :
·       عدم الاهتمام بمليء الاستبيان والإجابة على الأسئلة
·       التفسير الخاطئ للأسئلة
·       صعوبة وضع أسئلة تحتمل الإجابة بنعم أو لا
·       لا يتيح فرصة الاتصال المباشر بالموظفين
·       لا يمكن اعتبار الإجابة من وجهه نظر الأخصائيين صحيحة أو خاطئة ما لم يجب عل جميع الأسئلة الموجودة
للتغلب على العيوب   يقوم المحلل بالتالي :
عقد اجتماع -------------- ليشرح الهدف من الاستبيان وأهميته
وجود المحلل -------------للإجابة على أي أسئلة أو استفسار
يتأكد من أن الإجابة جميعها موجودة وأنه لم تترك أي أسئلة بدون إجابة عليها
 نواحي لابد مراعاتها عند تصميم الاستبيان :
1-   وجود تعليمات توضح طريقة الإجابة
2-   الأسئلة تتعلق بالموضوع قيد الدراسة
3-   سهلة الفهم ---- لا تحتاج لوقت أو تفكير
4-   تجنب الأسئلة التي تدفع إلى الكذب
5-   تجنب الأسئلة التي توحي بإجابة معينة
6-   تجنب التعبير أو المصطلحات المعقدة
7-   الترتيب المنطقي فكل قسم يساهم في فهم وتوضيح القسم الذي يليه
8-   العدد المعتدل من الأسئلة ( لا كثير ولا قليل )
رابعاً  ( (  تسجيل المعلومات ))  :
بعد جمع المعلومات لابد من تفريغها بشكل سهل + واضح باستخدام الخرائط (  التنظيمية / سير الإجراءات +  توزيع الأعمال )
بعض النواحي التي يجب مراعاتها عند التسجيل :
·       سهولة الفهم ------ وضوح ( التسجيل + التبويب + التصنيف )
·       التأكد من أن جميع الحقائق قد جمعت ----- إذا نقصت نقوم بجمعها
·       التمييز بين الحقائق ووجهات النظر
·       إبعاد المعلومات الغير ضرورية
·       استخدام  خرائط ( سير الإجراءات +توزيع الأعمال )+  الجداول
خامساً (( تحليل المعلومات ))  :
                                            بعد جمع المعلومات ----- تسجيلها ----- ترتيبها ------ تبويبها
عند تحليل المعلومات لابد من أن نستخدم الأسئلة الخاصة بالعمل +  الموظفين
تحليل الإجراءات التي تطلب وقت طويل من الوحدة :
معلومات عن الوظيفة + العمل                                                                 معلومات عن الموظفين
- مدى أهميتها                                                                                   -عدد الموظفين
- هل تستحق كل هذا الوقت                                                                  - مدى مناسبة العمل لكل منهم
- هل أسلوب أدائها هو الوحيد                                                                - إمكانية التغيير بينهم
_ هل يمكن تبسيطه [ أسرع + اقل(  وقت + جهد + تكلفة)                            - هل يحتاج الموظف التنقل
 - هل يمكن استخدام  الآلات لتكون أكثر فعالية                                                 الكثير لإنهاء العمل
- مدى تناسب النماذج المستخدمة
- مدى مناسبة تصميم المكتب للإجراءات                            
بالإجابة على تلك  الأسئلة يتضح :
هل العيب في ( الإجراءات نفسها أو في الموظف أو في الآلات المستخدمة أو في النماذج أو تصميم المكتب )


سادساً (( تقديم المقترحات والتوصيات )) :
        صياغة المقترحات + تقديمها ----- يعتبر أخر خطوة في البحث التنظيمي
- نواحي لابد من مراعاتها عند كتابة المقترحات :
 * إمكانية تنفيذها
* إمكانية التعديل فيها
* تقدير التكاليف من إجراء التغييرات
* الاقتراح للتعديل وليس للتغيير فقط
* مناقشة الاقتراحات قبل كتابتها مع المسئولين والرؤساء فهذا يساعد على :
     أ – تعديل بعض الخطوات أو التعديلات التي ستواجه معارضة شديدة
    ب- الاهتمام من قبل المسئولين بإحساسهم أنهم شاركوا في وضعها
- بعد ذلك يقدم المقترح في خطاب رسمي لرئيس (  المنظمة + الوحدة ) التي أجريت عليها الدراسة
   كتابة التقرير : لابد أن يراعي الآتي :
·       مختصر + محدد حول الموضوع بذاته
·       واضح + سها ----- تجنب المصطلحات المعقدة
·       مرتب وكل موضوع أو جزء بالمكان المختص به
·       مقنع
·       استخدام خرائط + جداول + رسوم بيانية لدعم التوصيات
أقسام التقرير :
- الغلاف                - صفحة العنوان                 - قائمة المحتويات                  - المقدمة
- القسم التمهيدي     - جسم التقرير                    - القسم التكميلي
سابعاً (( التنفيذ والمتابعة )) :
                                                        - ينتهي عملة بمجرد تسليمها
                       بعد تقديم المقترحات
                                                    - يشترك في تنفيذها
 الاشتراك أفضل للآتي :
-         تقديم النصح + المشورة عند التنفيذ
-         التأكد من مدى تطبيق الموظفين للمقترحات
-         التأكد من تحقيق النتائج عند التنفيذ

في حالة اشتراك المحلل /  يتطلب منه الآتي :
1-   وضع خطة تفصيلية
2-   تحديد الوقت الكافي للتنفيذ لكل مرحلة
3-   التنفيذ ------- عند التنفيذ لابد من مراعاة التالي :
أ‌-       مراقبة الموظفين لأداء الواجبات الجديدة
ب‌- تفقد الإجراءات الجديدة والتأكد من إمكانية تنفيذها وعدم القيام بأي إضافة اة حذف
ت‌- التحقق من النتائج التي تحققت
    - قد يطلب المحلل الآتي :
         * تغيير بعض الخطوات ( حذف / دمج / إعادة ترتيب )
         * تغيير الأداء
         * استخدام الآلات
         * استخدام النماذج
       * تغيير أو نقل الموظفين
       * نقل بعض الإدارات









الإجراءات

 الإجراء : التحديد المسبق لتسلسل خطوات العمل والموظفين المشتركين في إنجازه وعمل كل منهم .

أنواع الإجراءات :
الإجراءات تختلف من عمل إلى آخر فهناك إجراءات خاصة (بالموظفين / بالمنظمة  / إجراءات مكتوبة )
الإجراءات المكتوبة / لابد أن تكون مفصله في دليل الإجراءات
الإجراءات الغير مكتوبة / ضرورية وتعتبر هامة ولابد من دراستها من قبل المحلل
عند إنشاء منظمة أو فسم :
- تنشأ المنظمة بقانون يحدد أهدافها فقط وليس الإجراءات الخاصة بها
- الإدارة الوسطى + المشرفين يقومون بتحديد الإجراءات ونقلها للمنفذين
المفروض : دراسة وضع المنظمة + هيكلها + واجبات ومسئوليات الموظفين وبعدها تحدد الإجراءات
أهداف الإجراءات وفوائدها :
      الإسراع في الانجاز                                لمعرفة الخطوات القادمة
·       تحسين الخدمة                                    سرعة الانجاز
·       توحيد الأداء                                       جمع الأعمال المتشابهة
·       قلة الخدمات                                        استخدام النماذج
·       تقليل المجهود الفكري للموظفين               إجراءات محددة ومتسلسلة
·       تجنب الفوضى في أداء الأعمال               النمطية للأعمال المتشابهة
·       إحكام الرقابة على التنفيذ                        مقارنة الموجود بما ينفذ
·       رفع الروح المعنوية للموظفين                 عند معرفتها وفهمها + تبسيطها وتخفيفها
عيوب الإجراءات :
قديمة ----- معقدة ------ مطولة ------ تأخير الخدمات
الإجراءات ----- الروتين -------------- المفهوم الخاطئ للبيروقراطية
المساوئ للروتين :
·       تأخير الأعمال
·       عدم الفهم واستخدام العقل ------- الخطأ في الاستخدام المتكرر
·       الرشوة


تبسيط الإجراءات
لابد من دراسة الإجراءات وتحليلها والعمل على تسهيلها + اختصاراها  في الوقت والجهد والنفقة
أعراض تعقيد الإجراءات :
1-   كثرة المراحل التي تمر بها المعاملة بسبب المراقبة الشديدة
2-   كثرة المراحل التي يطلب الرجوع فيها للسجلات
3-   اللف والدوران : - مرور المعاملة على القسم أو الموظف أكثر من مرة
                           عدم وضع المكاتب بترتيب يناسب الخطوات
                           عدم تجميع الأعمال المتشابهة في مكان واحد أو لدى موظف واحد
4- كثرة تنقل الموظفين بين الإدارات
5- أسلوب واحد فقط لأدائها وعدم تغييره
6- تتطلب الكثير من النماذج المختلفة ( عدد + نوعية )

برنامج تبسيط الإجراءات
قبل وضع البرنامج لابد من الآتي :
1-   موافقة الإدارة العليا وذلك بتقديم طلب للتنفيذ من المنفذين
2-   إيضاح المشاكل الموجودة سواء ( كثرة أخطاء / تأخير معاملات / شكاوي ) لإقناع الإدارة

 من يقوم بالاقتراح لتبسيط الإجراءات :
·       المدير الإداري أو رئيس المنظمة
·       وحدة التنظيم والأساليب أو المحلل الإداري
- في كلا الحالتين المفروض تحديد الوسيلة التي ستستخدمها الإدارة للدراسة وهي كالتالي :
 أ- إنشاء وحدة التنظيم والأساليب
ب- الاستعانة بخبير من الخارج
ج- الاستفادة من المدراء القدامى في القسم

مراحل  تبسط الإجراءات :
أولاً / اختيار الإجراء المطلوب دراسته : بإجراء دراسة شاملة لجميع الإجراءات + دراسة محددة لإجراءات
          معينة ثم اختيار المعقد منها
ثانياً / جمع المعلومات /
                              مصادر جمع المعلومات :
·       لوائح وصف الوظائف + واجبات ومسئوليات الموظفين
·       خرائط الإجراءات + توزيع الأعمال + تصميم المكتب
·       النماذج
·       التقارير عن الإجراءات
·       الموظفين التنفيذيين + الرؤساء بواسطة ( المقابلات )
·       دليل الإجراءات
-         لابد من رسم المعلومات في خرائط ( سير العمل + سير الإجراءات + توزيع الأعمال )
دليل الإجراءات / لابد من جمع الإجراءات ----- دراستها ----- تحليلها ويستعين المحلل بالأسئلة الموضوعية من الخبراء
ثالثا تحليل وتقييم المعلومات : بعد التأكد من توافر كافة المعلومات يقوم المحلل بدراستها وتحليلها
ويستعين بأسئلة خبراء التنظيم لاستفسار عن كل خطوة من الخطوات التي تمر فيها الإجراءات
الأسئلة الخاصة بالإجراء :
1-   ما هو الإجراء
2-   خطواتها
3-   من ينفذها 
4-   متى تنفذ
5-   أين تنفذ
6-   كيف تنفذ
للإجابة على الأسئلة الماضي نقوم بالتالي :
-         توضيح الإجراءات الهامة + الغير ضرورية
-         توضيح الأخطاء في التنفيذ
-         تسهيل عملية التحسين
رابعا  / وضع المقترحات والتوصيات :
                                             حذف
                                              ضم
مقترحات حول الإجراءات              إعادة ترتيب
                                              اقتراح خطوات أسهل 

                                                     استخدام الآلات الجديدة
     مقترحات                                     إعادة توزيع الأعمال
    حول الأمور المساعدة                      إعادة تصميم النماذج
                                                    إعادة تصميم الملفات + تقريب تواجدها من الإدارة
                                                    إعادة ترتيب المكاتب
 وضع هذه المقترحات في تقرير رسمي يتضمن الملاحظات والمقترحات ولابد من مشاركة الرؤساء والمسئولين في هذه المقترحات .
لابد من الآتي :
-         أعطاء معلومات جديدة ومفيدة
-         تعديل مقترحات ستواجه الفشل أو المقاومة
-         ضمان تعاونهم عند التنفيذ
خامسا/ التنفيذ :
( التنفيذ )
لابد من تطبيق المقترحات الجديدة بشكل تجريبي وعلى نطاق ضيق للتأكد من سلامتها واكتشاف الأخطاء قبل التنفيذ الفعلي لها . وعند نجاحها ------ تعمم على جميع الأقسام وتطبق بشكل رسمي 
سادسا ( المتابعة )
لابد من متابعة التنفيذ ( كل ثلاث أشهر مثلا ) وذلك للتالي :
·       التأكد من تنفيذ الموظفين للإجراءات
·       التأكد من عدم تسرب خطوات جديدة أو حذف
·       لتقديم مشورة أو نصح لتعديل أي خطأ

دليل الإجراءات
هو كتيب صغير يتضمن وصف لخطوات ومراحل الإجراءات الموجودة في المنظمة ويبين النماذج المستخدمة وكيفية تعبئتها .
الفوائد :
·       توضح الخطوات
·       توضح النماذج
·       مرجع ل ( الموظفين + المدراء )
·       تعريف الجمهور بالخطوات + النماذج المستخدمة + الوثائق المطلوب لإحضارها
·       تعريف الجمهور بالإدارات المطلوب الذهاب إليها
·       تعديل أو وضع إجراءات جديدة ---- لابد من تعديل دليل الإجراءات بناء عليها
مبادئ الإجراءات :
1-   وجود هدف لكل خطوة ------ضرورية تساعد على سرعة انجاز الأعمال
2-   ترتيب الخطوات بحيث كل خطوة توضح وتساعد في إنهاء الخطوة التالية
3-   مساواة الوقت لكل خطوة مع الخطوات الأخرى ------ حتى لا تتراكم الأعمال عند خطوة معينة
4-    عدم الازدواجية ------ عدم تسجيل صاحب المعاملة على أكثر من نموذج أو سجل
5-   التخفيض من الإعمال الكتابية ------ يؤدي إلى الإسراع بسبب استخدام النماذج
6-   تقليل الحالات الاستثنائية وذلك بتخصيص إجراءات خاصة ومحددة لمعالجتها أو جمع الحالات المستثناه على حدي وتوجه على موظف معين لأدائها .
7-   التقليل من أعمال المراجعة والتدقيق الغير ضرورية فهي قد تكون أكثر كلفة + وقت + جهد من نتيجة الخطأ المرتكب
8-   عند إجراء الدراسة التحليلية على إجراء تؤخذ المعلومات وتسجل بعد الانتهاء من الإجراءات كلها حتى لا يعيق الانجاز

ليست هناك تعليقات:

إرسال تعليق