الخميس، 9 فبراير، 2017

تفويض الصلاحيات والتطوير التنظيمي

تفويض الصلاحيات والتطوير التنظيمي


                   مفهوم التفويض

                   الفرق بين الحلول والتفويض

                   أهداف التفويض

أشكال التفويض

           التفويض إلى أسفل

          التفويض إلى أعلى

          التفويض الجانبي

          التفويض المباشر وغير المباشر

          التفويض الرسمي وغير الرسمي

          التفويض المشروط وغير المشروط

          التفويض الجزئي الكامل وغير الكامل

          التفويض العام والخاص

          التفويض المؤقت والدائم

                    مراحل عملية التفويض

                    الشروط الواجب توافرها في التفويض الفعال

                    متطلبات التفويض الفعال

                   المعوقات والمشكلات التي تواجه عملية التفويض

                                   عوامل متعلقة بالرئيس الإداري

                                   عوامل متعلقة بالمرؤوسين

                                   عوامل متعلقة بالتنظيم 

                   العوامل المساعدة على إنجاح عملية التفويض

2

نظرية التفويض

مقدمــــــــة:

إن الأفراد لديهم طاقات محدودة في ممارسة الوظائف فإن مطالبة الرؤساء بالهيمنة على كل الصلاحيات أمر فوق طاقة هؤلاء الأفراد، الأمر الذي يتطلب توزيع السلطة أو جزء من هذه الصلاحيات إلى أفراد آخرين .

وهو أسلوب من أساليب عدم التركيز الإداري (اللامركزية) .

عدم التفويض وزيادة التفويض كلاهما سيء.

3

مفهوم التفويض:

المفهوم : تعدد وتنوع

1 )إعطاء المسؤولية ومنح السلطة اللازمة للموظف   لغرض تمكينه من استثمار مهارته لخدمة التنظيم.

2)نقل بعض اختصاصات الرئيس إلى مرؤوسيه لممارستها دون الرجوع إليه مع بقاء المسؤولية.

3)التفويض لا يتضمن تنازلا عن السلطة وإنما هو عمل إداري ،يتضمن اشتراك المفوض إليه في بعض سلطاته مع الرقابة والتوجيه من جانب المفوض.

الفرق بين الحلول والتفويض:

الحلول: هو "قيام من يحدده القانون بحكم وظيفته بممارسة كافة اختصاصات أحد شاغلي الوظائف      العليا في حالة غيابه ويكون مسئولاً عنها.

التفويض: التفويض لا يعني تخلى الرئيس الإداري عن سلطاته أو مسؤولياته كلياً، ويستطيع الرئيس أن يسحب أو يلغي هذه الصلاحيات.


4



أهداف التفويض :

    إعطاء الفرص الكاملة للرئيس الأعلى للقيام بمهامه الأساسية المتعلقة بالتطوير والتنمية والإشراف ورسم السياسات ،ومتابعة تنفيذ أهداف التنظيم الإداري.
    إتاحة الفرص للإبداع والابتكار واكتشاف قدرات الأفراد.
    تخفيض التكاليف المادية والمعنوية وتساعد في سرعة إنجاز العمل ،وإتقانه ومن ثم انخفاض تكلفته.
    تنمية المرؤوسين وإعدادهم لتحمل المسؤولية ومن ثم الولاء والانتماء.
    تقوية العلاقات الإنسانية بين أعضاء التنظيم.

        التفويض معناه الثقة في قدرة المرؤوسين على تحمل المسؤولية ،وهي تسد حاجة الأفراد إلى الاعتراف والتقدير من الآخرين.


5

أشكال التفويض

    التفويض إلى الأسفل

أي إعطاء بعض المرؤوسين سلطات معينة من قبل الرئيس الأعلى للقيام بها.

2. التفويض إلى الأعلى:

حيث يتم إعطاء صلاحيات جديدة من قبل أعضاء التنظيم أو مجالس الإدارة كما في القطاع الخاص إلى الرئيس الأعلى  لممارسة كل الصلاحيات المعطاه.

المطالبة بزيادة الأجور أو تحسين برامج الحوافز أو برامج التنمية والتدريب.

3-  التفويض الجانبي:

تفويض على مستوى الرؤساء أصحاب الاختصاص بما في ذلك سلطاتهم المركزية المختصة.



4-التفويض المباشر وغير المباشر:

عن طريق تدخل أو عدم تدخل طرف ثالث حيث يتم بين الرئيس والمرؤوس تفويضا مباشرا دون تدخل طرف ثالث أو إذا كان هناك طرف ثالث (قليلا ما بتم تطبيقه) فهذا يعتبر تفويض غير مباشر.

 

6

5-التفويض الرسمي وغير الرسمي:

الرسمي:  يتم إعداده وفقاً لقواعد قانونية وأنظمة مكتوبة وبشكل متعارف عليه.

الغير رسمي: عندما لا يخضع للأنظمة والقواعد القانونية بل مبنيا على الأعراف والعادات والتقاليد.



6-التفويض المشروط وغير المشروط:

المشروط: عندما أراجع رئيس لممارسة صلاحياتي.

غير المشروط: عندما أكون حرا من البداية لممارسة صلاحياتي دون الرجوع للرئيس.

7-التفويض الجزئي الكامل والجزئي غير الكامل:

يبقى التفويض جزئياً لان التفويض الكامل يعتبر نزولاً عن الاختصاصات من جانب الرئيس، وهو أمر غير مشروع.

8-التفويض العام والخاص:

9-التفويض المؤقت والدائم:

10-التفويض البسيط والمركب:

    

7

مراحل عملية التفويض:

أولاً: التحليل الوظيفي:

تحديد الواجبات والمسؤوليات والاختصاصات والوظائف التي يحتاج إنجازها إلى التعاون بين أكثر من فرد أو قسم.

ثانياً: تحديد ما يمكن تفويضه للمرؤوسين

جوانب العمل التي لايرغب المدير القيام بها لعدم معرفته (جوانب مالية).

جوانب العمل التي يرغب المدير تطوير مهارات المرؤوسين فيها

ثالثاً: تخطيط تفويض الصلاحيات:

معرفة كافة تفاصيل العمل وتوضيح معايير الأداءالوظيفي وتحديد وسائل رقابه فعالة ومعايير أداء وظيفي.



رابعاً: اختبار الأشخاص ذوي الكفاءات والمؤهلين للقيام بعلمية التفويض:

 

خامساً: القيام بعملية التفويض:

تحديد مدى السلطات ،أهمية العمل ،الاهتمام بعملية الاتصال

   

سادساً: المتابعة:

عن طريق التشجيع وقبول اختلاف وجهات النظر ، ومكافأة المفوض إليه.


8



الشروط الواجب توافرها في التفويض الفعال:

1-التفويض لا يكون إلا جزئيا. (بمعنى أن لايتضمن كل الاختصاصات وإنما بعض الصلاحيات والسلطات التي قد يساعد تفويضها على تحقيق الكفاءة والفعالية والاستمرار).

2-لا تفويض للمسؤولية.

3-عدم تفويض ما تم تفويضه.

4-وضوح حدود التفويض كما حدده القانون.

5-حق الرئيس في تعديل السلطات المفوضه أو استردادها. .(ولكن لايجوز أن يتدخل ويمارس السلطات والصلاحيات التي قام بتفويضها)

6-تفويض الأعمال التي يكون فيها تجانس وتشابه.

7-قانونية التفويض: (لا يوجد تفويض بدون نص)

8-علنية التفويض: أن يعلن عنه كتابة وليس شفويا ويتم نشره بالجريده الرسمية.


9

    متطلبات التفويض الفعال:

أولاً: أن يتم تحديد الواجبات والوظائف تحديداً واضحاً وليس عاماً.

ثانياً: الثقة التي يتمتع بها المدير وقدرته على تطبيق الوسائل الرقابية على من فوض إليهم المهام( المدير يكون لديه مهارة إدارية وقيادية).

ثالثاً: ضرورة الاختيار المناسب للمرؤوسين الذين سنفوض إليهم السلطات.

رابعاً: كفاءة أنظمة الاتصالات(واضحة ومفتوحة) بين الرؤساء والمرؤوسين داخل التنظيم.

خامساً: نطاق الإشراف المناسب يتوقف على:

    طبيعة الأعمال.
    طبيعة المرؤوسين وقدرتهم.
    طبيعة الرئيس وقدرته.
    المناخ التنظيمي.



10

المعوقات والمشكلات التي تواجه عملية التفويض:

   أولاً العوامل المتعلقة بالرئيس الإداري ومقاومته للتفويض نتيجة:

               نقص خبرته بأهمية التفويض

               خوفه من حدوث أخطاء أو عيوب

               عدم وجود ثقة بالمرؤوسين لحساباته الخاطئة

               تدني مستوى الرؤساء

               الرغبة في الظهور بمظهر القوة



  

11

ثانياً العوامل المتعلقة بالمرؤوسين:

           

             عدم وجود حوافز لدعم النجاح بعد التفويض

             عدم وجود أنظمة معلومات كاملة

             عدم توافر الخبرة الكافية لديهم

             عدم ثقة المرؤوسين بالرئيس حول ردة فعله عن الخطأ

             ضعف الثقة في النفس


12



ثالثاً: العوامل المتعلقة بالتنظيم:

           تحديد الاختصاصات الوظيفية

           وضوح خطوط السلطة

           وضوح الأهداف

           توافر أنظمة اتصال ورقابة إدارية

           تحقيق الاستقرار الوظيفي

العوامل المساعدة على إنجاح عملية التفويض:

نظرية التفويض:

جوهر العملية الإشرافية

أن يكون المدير ملما بقدرات مرؤوسين في تحمل المسؤولية والتخطيط والتنظيم والقيادة والرقابة


13

المديرون



تخطيط            تنظيم              قيادة             رقابة

العاملون


 تنفيذ المهام والواجبات.

أما الفكر الإداري الحديث

 فينظر إلى أنه يجب تفويض كل فرد في التنظيم قدراً من السلطة وإعطائه فرصة إدارة عمله بنفسه.

المدير




يقود والعاملون يتولون



التخطيط والتنظيم والتنفيذ والرقابة.


14

ليست هناك تعليقات:

إرسال تعليق