الأحد، 15 يناير، 2017

مسودة خطة التقييم

مسودة خطة التقييم
(تدريب عملي)
الآن أصبح بإمكانك أن تقوم بالخطة الأخيرة في هذه المرحلة وهي تصميم مسودة أولية لخطة تقييم المشروع باستخدام النموذج التالي، هذه الخطة ستجعل مهمة الاتصال مع المهتمين بالداخل والخارج أسهل عندما تدعوهم للمساهمة في عملية التقييم. ويجب أن تكون خطة التقييم بمثابة "وثيقة عمل" أي خطة عمل، وإن كان من المناسب مراجعتها بين الحين والآخر. كما بإمكانك الاعتماد على هذه الخطة عندما تنتهي من كل مراحل التقييم وتبدأ في إعداد التقرير النهائي على ما سيأتي بيانه.
نموذج خطة التقييم
يمثل نموذج خطة التقييم الكاملة أداة إدارية يمكن استخدامها لرصيد أنشطة المشروع، وتوضح ما يحدث من تقدم، واتخاذ القرارات حول التغيير والتطوير المقترح، وإعداد تقريرك النهائي.

والآن جاء دورك، ما هي الأهداف التي يسعى المشروع إلى تحقيقها؟
1-
2-
3-
الأطراف ذات العلاقة :

فمن هم الفئات ذات العلاقة بمشروعك ؟
أ: حدد فهم الفئات التي يمكن أن تشارك في عملية التقييم :
ب: حدد الفئات التي ستحتاج إلى معلومات حول نتائج هذا التقييم:
مخرجات المشروع Project Outcomes :
1-     ما هي المخرجات المتوقع تحقيقها خلال حياة مشروعك، أو بعد الانتهاء منه ؟ (حدد المخرجات الحالية وقصيرة الأجل).
2-     ما هي المخرجات المتوقعة من مشروعك في خلال من 3 شهور إلى 6 شهور بعد الانتهاء من إقامة المشروع والتي ترتبط بأنشطة المشروع ؟ (المخرجات متوسطة الأجل).
3-     ما هي المخرجات المتوقعة من مشروعك ممثلة فيما سوف يحدثه المشروع من آثار على المجتمع وعلى حياة الأفراد المشاركين والمستفيدين وسكان المنطقة عموماً؟



تنفيذ خطة التقييم
من المفترض أن تسفر المرحلة الأولى عن إعداد خطة تفصيلية لإتمام عملية تقييم المشروع / الشركة، وتتضمن عملية التنفيذ خطوات عملية نوجزها فيما يلي:
1-     تشكيل فريق عمل إعداد التقييم.
2-     جذب بعض العاملين المهرة لفريق العمل.
3-     الحصول على الدعم والمساندة من الشركة.
4-     تحديد قيم وأخلاقيات عملية التقييم.
5-     تحديد مؤشرات التقييم.
6-     إعداد وتطوير أدوات التقييم.
7-     تجميع المعلومات والبيانات.
بانتهاء هذه الخطوات يتكون لدينا كافة البيانات اللازمة للتقييم وإجراء أي تحليل لجوانب الأداء والعمليات والآثار.
الخطوة الأولى
 تشكيل فريق عمل إعداد الخطة
بمجرد الانتهاء من مسودة خطة التقييم للمشروع / الشركة يكون بالإمكان الآن بدء العمل الفعلي في عملية التقييم، والتي يلزمها بداية تشكيل فريق عمل مسئول عن تنفيذ مختلف خطوات التقييم بما فيها تحليل البيانات التي هي أساس المؤشرات الدالة على مستويات الأداء.
ويتضمن التشكيل الأمثل لفريق العمل من عدد يتراوح بين 3-6 أشخاص من العاملين بالشركة – إضافة إلى مدير الشركة أو أحد القيادات الإدارية من المستوى الإداري الأول، إضافة إلى عدد محدود (2-3) من الأطراف ذات العلاقة والمهتمة بالمشروع / الشركة.
ولعلك الآن في حاجة للاستفادة من قائمة الأطراف ذات العلاخلال:ي تم إعدادها في مرحلة إعداد خطة التقييم لاختيار أهم هذه الأطراف أو أكثرهم اهتماماً بتقييم المشروع، مثل الممولين، أو المستفيدون من مخرجات المشروع (المستهلكون مثلاً أو سكان المنطقة) لكن ما هي المهام التي يمكن لفريق العمل أن يقوم بها؟
يقدم فريق العمل الدعم والمساندة أثناء عملية التقييم من خلال :
1-     مراجعة التقدم والإنجازات التي تحققت، الأمر الذي يتوقف على طبيعة المشروع / الشركة محل التقييم (حجم المبيعات – النصيب السوقي).
2-     تقديم النصح والمساعدة أثناء جمع المعلومات والبيانات ورصد مؤشرات الأداء اللازمة للتقييم.
3-     تقديم حلول للقضايا التي سيتم طرحها أو أية مشاكل تواجه عملية التقييم، مثل تسهيل الحصول على البيانات، توفير السجلات والمستندات وغيرها من التسهيلات.
4-     المشاركة في استخدام نتائج التقييم وتحليلها بما يساعد على إعداد التقرير النهائي لاحقاً.
وعلى المسئول عن عملية التقييم بعد تشكيل فريق العمل، أن يعقد بعض الاجتماعات التمهيدية، ويدعو لها الأطربعض:مستفيدة وذات العلاقة للمشاركة، ويشرح لهم المهام والأدوار المنيطة بهم، والوقت المتاح لإنجاز المهام خاصة عمليات الإطلاع على السجلات والنشرات والقوائم المالية.
بعد تشكيل فريق العمل وعقد الاجتماع التمهيدي لتوزيع المهام، يجب تؤخذ بعض المسائل في الاعتبار فإن هناك بعض :
1-     في البداية: يجب أن يقالمشروع:لعمل في البداية بمراجعة ومناقشة المسودة الأولى لحظة تقييم المشروع / الشركة، ويجب أن يكون هناك توافق عام حول:
-      تعريف ماذا يعنى نجاح المشروع : رضا العملاء، مستوى معين من الأرباح.
-      تعريف مصطلحات التقييم : ومن أمثلتها العمليات، الأنشطة المخرجات، المدخلات الآثار. والتي سبق توضيحها في الأجزاء الأولى من هذه المادة.
-      فالعمليات تضم مجموعة من العمليات لانجاز مرحلة من أعمال المشروع، والمدخلات هي ما يلزم من مواد وعناصر إنتاج لإجراء العمليات والأنشطة، أما المخرجات فهي ما يترتب على المشروع/الشركة من ناتج سواء كان سلعة أو خدمة، أما الآثار فتذهب إلى أبعد من المخرجات حيث تشمل النتائج التي يحدثها المشروع/الشركة ككل أو التغيرات التي تحدث في البيئة بعد إقامة الشركة.
-      التعرف على الغرض من التقييم والقيم التي يعمل في إطارها المشروع.
-      توقعاتهم من عملية التقييم والنتائج النهائية منه.
-      المهارات والمتطلبات اللازمة لإنهاء عملية التقييم.
2-     أما أثناء جمع المعلومات فيجب التأكيد على أن بعض أعضاء فريق العمل أو كلهم سوف يكونوا على اتصال بشكل دوري للإسهام في أنشطة التقييم أو لإبداء الرأي .
3-     وفي النهاية وبعض أن يتم تجميع البيانات والمؤشرات سوف يشارك الجميع في مراجعة ومناقشة النسخة الأولية من النتائج، واستكمال تفسيرها وتقديم توصياتهم.
أمثلة لبعض المهارات المطلوبة في فريق العمل:
       فهم مفاهيم ومصطلحات وطرق التقييم.
       فهم البحوث التطبيقية (دراسة الحالة).
       التخطيط والمتابعة.
       تجميع البيانات وتحليلها.
       تفسير النتائج، بمعنى أن انخفاض حجم المبيعات أو مؤشر الربحية لابد من فهمه في إطار المحددات الداخلية والخارجية لنشاط الشركة.
       التفكير التحليلي.
       كتابة التقارير.
الخطوة الثانية
زيادة الدعم التنظيمي للتقييم
 ويعنى ذلك أن التقييم لا يمكن أن يتم بنجاح سواء كان تقييم داخلي أم خارجي دونما مساندة ودعم من داخل الشركة، حيث تحتاج عملية التقييم إلى مناخ من التعاون من جميع الأطراف، بل تحتاج أيضاً إلى الدعم المالي والفني. فلا يمكن انجاز المهمة دونما تفهم وتقدير من الإدارة العليا وكافة العاملين.
        ولعل في ذلك ما يميز تقييم المشروعات عن غيرها من الأعمال والأنشطة الخاصة بممارسة الأعمال مثل دراسات الجدوى، حيث أنك في تقييم المشروعات سوف تحتاج إلى الاقتراب من العاملين والمسئولين بالإدارات المختلفة وكذلك بالإدارة العليا لطلب المعلومات ومتابعة الأنشطة وحل المشكلات.
أمثلة للدعم التنظيمي المطلوب للتقييم
       دعم إداري : لتوفير الموارد والمساعدة في اتخاذ القرارات وحل المشكلات والتحديات التي تواجه عملية التقييم، إضافة إلى دعم استخدام نتائج التقييم.
       دعم من االثقة: الآخرين، ذلك أن تنفيذ عملية التقييم معنية بآداء العاملين ومن ثم فالمقيم على اتصال مباشر بالعاملين بالشركة.
       مناخ من الثقة : التقييم يتعلق في النهاية بأداء الشركة لكن ذلك مرتبط مباشرة بأداء العاملين وأداء الإدارة، لذلك فقد يسبب التقييم حساسية بعض الإدارات أو الأفراد. ومن ثم فإنه بدون مناخ من الثقة والتفهم لأهمية التقييم لإصلاح مسار العمليات، لن يحقق التقييم أهدافه.
       دعم فني: تحتاج أعمال التقييم إلى استخدام السجلات والمستندات والإطلاع على البرامج أو استخدام التسهيلات الموجودة بالشركة لتطوير الأدوات وجمع توسعات. وتحليلها، واستخدام وسائل الاتصال المتاحة في الشركة.
كيف تزيد من الدعم المؤسس / التنظيمي ؟
إن أفضل طريقة لكسب تفهم ودعم العاملين بالشركة هي إطلاعهم على غرض التقييم وأنشطته والمكاسب التي تحققها الشركة من ورائه. وكما أن توضيح المزايا والمنافع التي ستحققها الشركة من جراء التقييم يعد مسألة هامة، حيث يتبين للعاملين أهميته تحسين مستويات الأجور أو إجراء توسعات ....الخ.
والحقيقة أن التقييم يستهدف ذلك وأكثر، حيث توجد علاقة بين مستوى الأداء والمكافآت، كما أن الحصول على مزيد من التمويل وإجراء توسعات لأنشطة الشركة مرهون مستوى الأداء الذي تحدده نتائج التقييم، إضافة إلى تحسين بيئة العمل وإدخال برامج تدريبية.
        معنى ذلالرابعة:بيئة معرفية وتعليمية حول عملية التقييم تساعد في كسب ثقة الإدارة والعاملين، كما أن توضيح غرض التقييم واستخدامات نتائجه في تدعيم موارد المشروع وتحسين أوضاع العاملين أمر هام، حيث يساعد على نشر وإشراك كل العاملين فيما تم التوصل إليه من نتائج، ومن ثم كسب ثقتهم.

الخطوة الثالثة
 تفهم أخلاقيات وقيم عملية التقييم
        يواجه فريق التقييم بمجموعة من القضايا الأخلاقية المتعلقة ببيئة عمل الشركة، وبطبيعة عملها، أو قد ترتبط بالمؤسسين أو بسمعة الشركة واستعداداتها لإجراء عملية التقييم، والسياسات التي تتبعها في التسعير أو التعامل مع العملاء. وفي كل الأحوال أنت في حاجة إلى توجيه فريق العمل بهذه المجموعة من القيم أو إعداد دليل لإتباعه خلال مراحل التقييم.
أمثلة على الاعتبارات الأخلاقية المطلوب مراعاتها:
       تجنب إثارة أي خلاف أو تباين في المصالح بينك أو أحد من فريق العمل.
       ضرورة توضيح مدى المصداقية والكفاءة التي تتمتع بها وكذا فريق عمل إعداد التقييم، في تنفيذ عملية التقييم، وعليك أن تتوقع أوجه النقص أو العقبات، وحاول أن تجد حلولاً لها بالتعاون مع الآخرين.
       إدراك أية أخطار قد يفرضها هذا التقييم على كل الأطراف ذات اوتوقعاتهم.ش ذلك مع فريق العمل.
       تحري العدالة والمساواة وعدم التحيز في كل مراحل التقييم، وتأكد من أن آراءك الشخصية تجاه فريق العمل، أي موضوع أو شأن اجتماعي لا يتداخل مع أعمال التقييم ولا يؤثر عليها.
       كن مستعد للتفاوض عند التعامل مع مختلف الأطراف ذات المصالح وتوقعاتهم .
       الوضوح والدقة عند إعداد التقرير ونتائجه، مع شرح القيود الواردة على العمل ومحدداته، واقتراحات التطوير.
أمثلة على الاعتبارات الأخلاقية عند جمع البيانات :
       أهمية إعلام المساهمين في أعمال التقييم والعاملين حول الغرض من جمع البيانات، وكيفية استخدامها في عملية التقييم وكيفية تحليلها.
       أخبر الأطراف ذات العلاقة والعاملين عن كيفية استخدام نتائج التقييم، وأية نتائج سلبية محتملة.
       طمئن المشاركين حول سرية البيانات وخصوصيتها وكيف سيتم حمايتها.
       عند تحليل المؤشرات أو إعداد التقرير تجنب. أية عبارات حساسة أو تعليق شخص أو الكشف عن هوية الأشخاص.
       أحصل على موافقات مكتوبة عند الاقتراب أو التعامل مع الأطفال أو زيادة مستشفيات أو أية مؤسسات أو مجموعات حساسة بغرض جمع البيانات.
       تفهم ثقافة المشاركين والعالمين واحترم قيمهم قبل أن تتواصل معهم لجمع البيانات.
       من الممكن أن تقدم أية حوافز معلنة للمساهمين، سواء كانوا أفراداً أو أشخاصاً، كأن تعرض لخلفية التقييم ودوافعه، أو تعرض لنتائج التقييم النهائي بعد التوصل إليها كحوافز لشحذ همم المشاركين.
الخطوة الرابعة
تحديد مؤشرات التقييم
تعرف المؤشرات على أنها عوامل أو عناصر تقيس مدى تقدم الشركة نحو تحقيق الأهداف أو أي انجازات أخرى، ولا شك أن تحديد المؤشرات الدالة على مدى تحقيق الأهداف والإنجازات يساعد على تجميع البيانات المفيدة والبحث عن أدوات التقييم المطلوبة ومصادر المعلومات اللازمة.
        فإذا كنت تقيس مدى الأرباح التي حققتها الشركة، فإن مستوى الأرباح أو معدل الربح إلى رأس المال يمثل أهم المؤشرات وسوف تبحث عنه في القوائم المالية وخاصة قائمة الدخل لدى قسم المحاسبة أو الماليات داخل الشركة.
        لكن المؤشرات قد تكون كمية كما في حالة مستوى الأرباح أو حجم المبيعات أو النسب المالية المستخدمة في التحليل المالي، كما أنها يمكن أن تكون نوعية أي غير كمية، وعلى سبيل المثال قد يكون المعيار حول رضا المستهلكين وهو مؤشر نوعي، أو المشاكل ونوعيتها.
        ويظل بالإمكان الاعتماد على بعض مخرجات المشروع كمؤشرات مثل المبيعات، حجم الإنتاج، الحصة السوقية، وذلك على أساس أنها مؤشرات تساعد في الحكم على مدى تقدم الشركة نحو تحقيق أهدافها. فإذا استهدفت الشركة أن تكون رقم واحد من حيث الحصة السوقية في السوق، فإن نسبة مبيعاتها لإجمالي المبيعات مؤشر على قدرتها على الاقتراب من الهدف.
كيف تحدد / أو تختار مؤشرات التقييم؟
1-     إذا كان التقييم عاماً فعليك بمراجعة أهداف المشروع، ثم فكر في المعلومات والأدلة التي تحتاجها لشرح الانجازات في كل هدف.
2-     راجع أسئلة التقييم وفكر في المعلومات اللازمة للإجابة عليها.
3-     راجع أنشطة المشروع وأبحث عن أي عنصر قياس يدل على تقدم ونجاح هذه الأنشطة (الإنتاج – المبيعات – المخزون).
4-     راجع مخرجات المشروع المتوقعة، وفكر في المعلومات والأدلة التي تؤكد على أن هذه المخرجات قد تحققت، أو الجهود التي تبذل للوصول إلى هذه المخرجات.
5-     راجع منتجات المشروع وحدد كيف يمكن الحصول على مؤشرات تدل على نجاح المشروع وتقدمه نحو الأهداف، ومدى ما تحقق من نجاحات.
6-     حدد أي دليل يدل على الإنجاز كما في حال النسب المالية الدالة على الموقف المالي والربحية أو السيولة.
إذن فإن مؤشرات الأداء تمثل أدلة على الأداء العام أو دليلاً على الإنجاز في مجال معين، أو وسيلة للحكم على المشروع والإجابة على تساؤلات حول المشروع ومدى تحقيق الأهداف أو الاقتراب منها أو باتجاهها.
وتتعلق إما بالأنشطة – العمليات، الأهداف، الإنجازات – النتائج المخرجات، وقد تمتد كما نعلم إلى الآثار أي النتائج متوسطة وبعيدة المدى.
وفي أحيان كثيرة سيطلب منك التقييم بشكل محدد ومن ثم ستعرف ماذا ستقيم وما هو المؤشر المناسب، أما إذا تعددت المؤشرات بصورة قد تربك عملية التقييم فيجب أن تتم مراجعتها واختيار الأهم والأقرب إلى المرحلة أو الهدف من التقييم والأسئلة المطروحة.
أمثلة على مؤشرات التقييم (كمية ونوعية):
       حجم المبيعات         نسب الربحية
       رضا المستهلكين              النصيب السوقي
       النسب المالية          الإنتاجية
               دوران العمل
إيجاد المعلومات والأدوات:
        كما ذكرنا في الجزء الأول فإن المقيم وفريق التقييم بإمكانهم البحث في أي مصادر معلومات متاحة واستخدام أي أدوات ممكنة للحصول على المعلومات واستخدامها في التقييم، إن ذلك سوف يقلل الوقت والتكاليف التي تستغرقها عملية التقييم وتجعل من السهل إدارة عملية جمع المعلومات والأدوات.
        وتؤخذ في أي شركة بعض مصادر المعلومات الموجودة كجزء من المنظمة أو عمليات المشروع، وتشمل التقارير التي تعدها الإدارة للعرض على مجلس الإدارة أو الجمعية العمومية أي رفعها لأي جهة مسئولة، قاعدة البيانات الموجودة، التقارير المالية، المستندات وغيرها من محاضر الجلسات، والتقارير الدورية، والخطابات وغيرها، ومن الواجب على فريق التقييم أن يحدد هذه المصادر، ويقارن المعلومات التي يمكن الحصول عليها من هذه المصادر في مقابل المؤشرات المقترحة وما إذا كانت تفي بالفرص وكيف يمكن استخدام هذه المعلومات.
        كذلك من الممالتقييم: الأدوات من البحث السابق أو أنشطة التقييم للمشروع (مثل نماذج التقييم، استبانه المسح) والتي يتم تعديلها وإعادة استخدامها.
الخطوة الخامسة :
تطوير أدوات التقييم
        تشمل خطة التقييم التي تم إعدادها على جدول أدوات التقييم التي تبين الأدوات التي تحتاجها لجمع البيانات والمعلومات والأدوات التي يجب تطويرها.
        يتم مراجعة هذا الجدول وتأكد من جدواه وانه من الممكن استخدامه وتوظيفه في عملية التقييم.
كذلك يجب مقارنة الأدوات المطلوبة مع المعلومات التي تم تحديدها والتي تصف وتحدد أدوات التقييم بشكل رسمي وغير رسمي.
كيف يمكن تطوير أدوات التقييم :
1-     توجد أكثر من طريقة وتفاصيل تتضمنها بحوث التطور وأدوات التقييم، ويمكن طلب المساعدة في هذا المجال من أحد المتخصصين أو الخبراء في مجال إجراء بحوث التطوير وتطوير الأدوات. لكن بصفة عامة فإن أهم الأدوات اللازمة لجمع البيانات هي : الاستبانه المقابلات، طرق إجراء المسوح، ويتم استخدام واحدة من هذه الأدوات.
فإذا افترضنا انه قد وقع الاختيار على تصميم استبانه لقياس مدى رضا العملاء في مشروع تجاري له عملاء يترددون عليه، فإنك تحتاج إلى ما يلي :
1- التعرف على كيفية تفريغ البيانات التي سيتم تجميعها والمهارات أو التخصصات المطلوبة لتصنيفها والتعامل معها وتحليلها.
2- راجع اللغة التي كتبت بها قائمة الاستقصاء (لاستبانه) أكثر مرة مع فريق التقييم للتأكد من أنها تتضمن كافة المعلومات التي تحتاج الاستقصاء عنها.
3- راجع اللغة التي كتبت بها قائمة الاستقصاء، وتأكد أنها مفهومة ومحددة ولا تثير أي تساؤلات، حتى لا تحصل على إجابات لا تريدها.
4- اقرأ بعناية التعليمات والتوجيهات الموجودة في بداية لاستبانه وتأكد أنها تغطي كافة الجوانب وتعطي توجيهات تفصيلية حول كيفية تعبئة الإستبانه والإجابة على كل الأسئلة.
5- لا مانع من إطلاع أحد الخبراء على لاستبانه لمراجعتها، وإعطاء أي ملاحظات عليها وتعديلها بما يحقق الغرض من التقييم.
6- ينصحالسادسة:اختيار لاستبانه على مجموعة صغيرة من العملاء للوقوف على أي ملاحظات أو استفسارات.

الخطوة السادسة :
إدارة عملية تجميع البيانات:
        تعتبر عملية إعداد وتطوير الأدوات، وكذلك عملية جمع البيانات أكثر خطوات تنفيذ التقييم استهلاكاً للوقت. صحيح أن بيوت الخبرة لديها نماذج محددة ومطورة ويمكن استخدامها مع بعض التعديلات الطفيفة عند إجراء تقييم لشركة ما. لكن غير المتمرس أو المسئول الجديد عن عملية تقييم الأداء سيجد نفسه دائماً عند نقطة الصفر، وعليه أن يبدأ كل خطوة من أولها، وأن يطور لشركته وعملائها نماذج وأدوات تقييم خاصة.
كيف يمكن أن تدير عملية جمع البيانات ؟
        قد تحتاج في سبيل تطوير أداة خاصة بشركتك إلى إجراء ما يعرف بطريقة جمع البيانات بطريقة انتقائية، التي تعني التركيز على الأولويات الخاصة بالشركة والتي يشترك فيها من فريق العمل الأطراف المستفيدة أو ذات العلاقة الذين لهم أولوية، مثل الممولين، أو المسئولين بالجهة الحكومية التي طلبت التقييم أو المسئولين في سوق المال.
        كذلك بإمكانك أن تعتمد على خبراتك وتركز على الأنشطة الهامة والمؤشرات الدالة مباشرة على الأداء. ويمكن استخدام المصفوفة التالية لاختيار البيانات التي يجب تجميعها.

أولويات ترتيب جمع البيانات
                تحديات جمع البيانات
                سهلة   محتملة (ممكنة)        صعبة
أولويات
الأطراف والمهتمون   عالية   (3) يتم تجميعها بالتأكيد       (2) تستحق    (2) احتياطي
        متوسطة        (2) تستحق    (1) ممكن إذا توفر الوقت     (1) ممكن
        منخفضة       (1) ممكن     (1) ممكن     (0) يتم تجاهلها
        ويشير الجدول إلى أنه إذا كان من السهل الحصول على المعلومات فإن البيانات يجب تجميعها (الجانب الأعلى من اليمين). وعموماً إذا لم تكن المعلومات واضحة ولها مصدر متاح، أو أنها أداة غير مكلفة ولها أولوية منخفضة، فإنه يجب إعادة النظر في أهميتها ومنافعها، أو يتم تجاهلها تماما. (الجانب الأيسر السفلي).
توجد مجموعة البيانات:رات عند تجميع البيانات :
       يجب أن يكون لديك آلية جاهزة لضمان استمرارية جمع البيانات وترتيبها بأسرع ما يمكن.
       كما يمكن إجراء تقدير مبدئي للوقت الذي سوف تستغرقه عملية جمع البيانات، والمهارات المطلوبة لتحليلها وتفسيرها حتى يكون فريق العمل جاهز متى توفرت البيانات وتم تجهيزها. (سيتم شرح هذه الخطوة لاحقاً).

كيف يمكن التأكد من دقة البيانات ؟
        بداية يجب أن يكون لديك في فريق العمل أشخاص مدربون على عملية جمع البيانات وخصوصاً من العملاء، وإلا فسوف يكون من مهامك تزويدهم بالمهارات والتعليمات اللازمة لذلك. ويمكن إعداد دليل صغير حول كيفية استخدام الأدوات التي تم تطويرها حديثاً، ويتم إرفاقه مع ملخص خطة التقييم والأهداف. ويجب أن تستمر في الفواصل مع المسئولين عن تجميع البيانات خاصة الميدانية، والتأكد من أن مهمتهم واضحة. وإذا كان لديك أكثر من مساعد يستخدمون نفس الأداة لجمع البيانات، تأكد من أنهم سيعملون على نفس النسق ودون تعارض أو تباين في الفهم واستخدام أدوات جمع المعلومات.
        وإذا كانت الوسيلة المستخدمة أجهزة صوتية أو شرائط تسجيل، كما في حالة المقابلات الشخصية أو المقابلات عبر الهاتف، وتريد نقل المعلومات، يجب أن تزود المسئول بتفاصيل العمل وكيفيته، أي ضرورة نقل الحوار حرفياً، وكلمة كلمة، وليس مجرد تلخيص للحوار.
الانتهاء من المرحلة الثانية :
انتهاء هذه المرحلة، نكون قد تعرفنا على ما يلي :
1- تشكيل فريق العمل:
        وهذه سمة مميزة لتقييم المشروعات حيث أن العمل الفردي فيها لا يغطي كافة الأنشطة.

2- تجميع المهارات اللازمة:
        حيث أن تقييم المنظمة: يحتاج في مرحلته التنفيذية إلى خبرات متنوعة في إعداد الأدوات، وتجميع البيانات والتواصل مع الآخرين وإجراء اللقاءات، وتحليل البيانات.
3- زيادة دعم المنظمة :
        على العكس من دراسات الجدوى يجرى تقييم المشروعات على رأس المشروع كما أن هناك سوء فهم وحذر من جانب الإدارة والعاملين حول الفرص من التقييم، لذلك فإن كسب ثقة ودعم المنظمة من الأهمية بمكان. كذلك فإن جمع البيانات والمعلومات في حالات كثيرة يحتاج إلى التواصل مع أفراد الإدارة أو العاملين، وبالتالي فإنه بدون دعمهم لن يتمكن فريق التقييم من جمع البيانات.
4- فهم أخلاقيات تنفيذ التقييم :
        هناك عدة مبادئ وقيم يقوم عليها تقييم المشروعات، مثل الحياد، الأمانة، السرية، الموضوعية، احترام بيئة وثقافة المنظمة، وخصوصية البيانات.
5- استخدام خطة التقييم:
        تمثل خطة التقييم بمثابة خريطة طريق، أو المرشد، عليك بمراجعتها وتعريف فريق العمل بها للاهتداء بها أثناء العمل.
6- تحديد مؤشرات التقييم:
        قد تكون مؤشرات الأداء المالي سهلة ودارجة، مثل معدل دوران رأس المال والربح وعائد الملكية والنسب المالية وحجم المبيعات والنصيب السوقي. لكن تحليل العمليالمشروع:من جوانب فنية ومتخصصة، فأنت عندما تقيم الاعتبارات الصحية والنظافة في مطبخ ومطعم أحد الفنادق لابد أن تكون ملماً بالخطوات والإجراءات والعمليات وأساليب حفظ الطعام وغيرها من المتطلبات الصحية.
7- متابعة أنشطة المشروع :
        وإذا ما ظللنا في تقييم نظام حفظ الطعام في الفنادق، وهو منظمة تجارية تهدف للربح وتحتاج إلى تقييم عمليات تراكمي، خاصة فيما يتعلق بإعداد وتقديم الطعام. وهناك في الواقع معايير ومؤشرات قياسية في هذا المجال وهيئات متخصصة في التقييم ومنح الشهادات، ومن أهمها التحليل العشوائي لنقاط التحكم الحرجة. (HACCP).
Hazard Analysis Critical Control Point
        كما أن المنظمات الداخلية المهتمة بالنشاط السياحي لديها هي الأخرى معاييرها الخاصة ومتطلبات معينة يجب مراعاتها، ومن ثم فإن التقييم يقوم على معرفة العمليات والخطوات المتبعة في تنفيذ المهام.
        عموماً فإن إعداد مؤشرات القياس من المهام الأساسية في تقييم المشروع، حيث أن العمليات تختلف كثيراً من نشاط لأخر، صحيح أن المشروعات التجارية تتشابه في أهدافها النهائية وهي تعظيم الأرباح أو ثروة الملاك، وبالتالي فمؤشرات الأداء المالي يتشابه كثيراً.
        لكن تقييم العمليات يختلف بين النشاط الزراعي والصناعي والتجاري وأنشطة النقل، والاتصالات، والسياحة، والفنادق والمصارف وغيرها.
        فأنت عندما تقيم العمليات المصرفية في أن البنوك، تختلف عن تقيالتالي: الوجبات في مطعم أحد الفنادق الكبرى.
        عموماً هناك قواعد عامة لتحديد مؤشرات التقييم وذلك على النحو التالي :
1-     تحديد أهداف المشروع / أو إحدى العمليات.
2-     تحديد الأنشطة الرئيسية اللازمة لتحقيق ذلك الهدف أو إنجاز إحدى العمليات.
3-     طرح أسئلة التقييم.
4-     اختيار المؤشرات المشروع:للإجابة على أسئلة التقييم.
7- متابعة أنشطة المشروع :
        تعد متابعة أنشطة المشروع خطوة أساسية في تنفيذ التقييم، ولاشك المتابعة والرصد تؤكد على أن الأنشطة قد تم تنفيذها بطريقة سليمة وفي الوقت المناسب، صحيح أن الآلية تمثل جزءاً من إدارة المنظمة / المشروع، لكنها توفر معلومات أساسية لأي نوع من أنواع التقييم.
        وعلى فريق التقييم أن يختار طريقة / آلية معينة لتتبع وحفظ المعلومات التي تشرح التقدم والإنجاز في نشاط معين عبر الزمن. وهناك عدة طرق لذلك:
1-     نظام الملفات الإلكتروني لتنظيم كل الاتصالات، والتقارير ومحاضر الاجتماعات، وأي مستندات أخرى يمكن أن تساعد في حفظ تتبع أنشطة المشروع.
2-     أرشيف المستندات Document logs ويشمل أرشيف أو سجلات الأنشطة لتتبع الأحداث والتقدم نحو تحقيق الهدف.
3-     التسجيل الإلكتروني وإنشاء مواقع على الشبكة الإلكترونية.
8- الحصول على أدوات التقييم الحالية :
        قد لا تحتاج أن تبدأ العمل من فراغ، فالمطبخ الخاص بالفندق لديه شهادة من هيئة دولية معتمدة وفقاً لنظام HACCP ولابد أنك ستجد لدي مدير المطعم أو المطبخ سجلاً بخطوات حفظ الطعام واختياره وطرق العناية بالمأكولات وإعدادها وفق أفضل الأساليب وخطوات النظافة، وأساليب منع التلوث، ونقاط الضعف في ذلك.....الخ.
وبالتالي فإنه بإمكانك جديدة:إلى مرحلة الحصول على هذه الشهادة ومعرفة الأدوات التي استخدمت والاستفادة منها.
9- تطوير أساليب تقييم جديدة :
        هناك دائماً جديدالبيانات:لتقييم تختلف حسب الجهة التي تطلب التقييم، فأنت تعرف أسلوب التقييم في حالة طلب تسجيل الأسهم الخاصة بشركتك في سوق الأوراق المالية، لكن عليك أن تطور أساليب تقييم لأي نشاط أو عمليات أو حتى آثار ناجمة عن المشروع.
10- إدارة تجميع البيانات :
        والأمر هنا يحتاج تصميم نماذج بناء على متابعة ورصد العمليات حتى تجميع بيانات دقيقة تساعدك في تقييم الأداء.

ليست هناك تعليقات:

إرسال تعليق