الأحد، 15 يناير 2017

تحليل وتفسير البيانات

تحليل وتفسير البيانات
Analyzing inter Preting Data
        من الملاحظ أن البيانات لا تتحدث وحدها، ومن ثم فإن إعطائها صوتاً، لابد من تحليلها، ومن ثم تفسير النتائج. وقد تبين من المرحلة الثانية أن تجميع البيانات يمثل خطوة أساسية، لكنها تمثل مجرد حقائق وأرقام تساعد في توجيه فريق التقييم إلى النتائج. وبالتالي فإن المرحلة الثالثة سوف تتعرض لكيفية تحليل هذه الأرقام وتحويلها إلى نتائج، تساعد في الإجابة على أسئلة التقييم وتقديم بعض المقترحات.
        وتتطلب عملية تحليل البيانات وتفسيرها، إلماماً كاملاً بمهارات معينة خاصة مهارات التحليل الكمي والنوعي للبيانات. من ناحية أخرى فإن تحليل البيانات يمكن أن يبدأ مباشرة بعد تطوير أدوات جمع البيانات التي تم معالجتها في المرحلة الثانية، ومراجعة جدول الأولويات وتجميع البيانات اللازمة وإعدادها بصورة يسهل معها عملية التحليل.
وتشمل عملية تحليل وتفسير البيانات على الخطوات التالية :
1-     فهم مضمون البيانات الكمية والنوعية.
2-     إعداد البيانات للتحليل.
3-     تحليل البيانات.
4-     تفسير نتائج التحليل.

الخطوة الأولى : فهم أنواع البيانات:
        تتوقف نوعية البيانات التي يتم تجميعها على أدوات التقييم التي تم تطويرها، حيث من الممكن جمع نوعين من البيانات، كمية ونوعية ومن المناسب التمييز بين هذين النوعين من البيانات.
1- البيانات الكمية Quantitative :
        تصف البيانات الكمية الوضع أو الحالة باستخدام الأرقام، وقد تمثل أرقاماً فعلية، مثل عدد العاملين، حجم المبيعات، الخدمات المقدمة، وحدات الإنتاج التي تم إنتاجها... وهكذا.
        كما قد تأخذ البيانات الكمية التي يتم تجميعها شكل نسب مئوية أو علاقات بين مفاهيم ومتغيرات معينة، مثل معدل الربحية، نسب السيولة، الإنتاجية، كذلك يمكن أن تأخذ شكل مدى كما في حالة قياس الشعور أو الرضا أو المعرفة أو ترتيب للآراء. ويتم تجميع هذا النوع من البيانات عند إعداد استبانة المسح، أو نموذج تقييم أو اختبار (اختبار المعرفة)، أو أي مخرجات خاصة بالمشروع.
        إجمالاً تتمثل أهم صور عرض البيانات الكمية في شكل إجماليات، نسب مئوية، متوسطات، معدلات أو نسب بين متغيرين، أو ترتيب أو تصنيف.
2- البيانات النوعية (الكيفية) Qualitative:
        تأخذ البيانات النوعية أو الكيفية شكل كلمات، أفكار، متن، روايات أو شرح للموقف. ويتم تحصيلها عادة عندما يصف المساهمون والمتصلون بالمشروع وضعاً ما بلغتهم ومفرداتهم وكلماتهم، سواء تم ذلك بشكل رسمي أو غير رسمي، أو مقابلات، أو مجموعات عمل، كما بالإمكان استخدام وثائق الشركة في الحصول على أية معلومات ذات علاقة فعملية التقييم، ومن أهم هذه الوثائق، محاضر الجلسات، وتقارير المتابعة. وقد سبق وبينا أنواع البيانات في المرحلة الثانية.
        ويمكن عرض نتائج التحليل النوعي بطرق مختلفة، مثل تصنيف الأداء وأنماط السلوك، قائمة بأوجه التشابه أو الاختلاف، تعريفات المناهج والأساليب والاتجاهات وغيرها من أساليب العرض والتقرير بما فيها الروايات.
        وعلى الرغم من أن تحليل البيانات الكمية والنوعية يقتضي أساليب ومهارات مختلفة أو برامج، إلا أن نتائج التحليل الناجمة عن كلا النوعين يمكن تجميعها معاً عندما يتم تفسير النتائج والتوصل إلى الخلاصة. فمثلاً عند تقييم برنامج لمحو الأمية (تقييم المخرجات)، بإمكانك جمع بيانات كمية حول قدرات المشتركين عن طريق تصنيفهم وترتيبهم من حيث مهارات القراءة مع بداية البرنامج وإتقانه وفي نهايته، كما بالإمكان جمع بيانات نوعية عن سلوك المشتركين وطريقة التفكير من خلال الملاحظات العامة أو المقابلات الشخصية وسؤالهم عن مهاراتهم وإدراكاتهم عن البرنامج في نهاية.
        ويمكن تحليل هذه المعلومات بشكل منفصل واستخدام أساليب مختلفة على أن يتم تجميع التحليل بعد ذلك كي تتبين كيف ساعد البرنامج في محو الأمية، وزيادة مهارات المشاركين في القراءة والكتابة وتحسين قدراتهم على التحصيل.

الخطوة الثانية : إعداد البيانات للتحليل:
        تتطلب عملية التقييم تصنيف وتكوين وتنظيم البيانات وترتيبها في فايلات وملفات قبل تحليلها، سواء تمت عملية التصنيف الكترونياً أو ورقية كيف يمكن إعداد ملف البيانات من أجل التحليل؟
فيما يلي بعض الارشادات اللازمة لإعداد ملفات البيانات :
1-     تخصيص ملف لكل نوع من أدوات التقييم، فعلى سبيل المثال ستجد لديك بيانات حصلت عليها عن طريق الاستبان، وأخرى من خلال المقابلات، وبالتالي يجب تخصيص ملف لكل نوع من هذه البيانات لأن لكل أداة دلالاتها.
2-     تفريغ البيانات التي تم تسجيلها على أجهزة تسجيل، مع التأكيد على الشخص الذي سيقوم بالتفريغ أنك ترغب في معرفة ما قاله الذين تم استقصاؤهم ومقابلتهم حرفياً. لذلك لا يجب تفسير ولا اختصار ما تم تجميعه من أحاديث.
3-     يجب الاستعانة ببرامج تحليل البيانات، فالبيانات الكمية تحتاج إلى برامج معينة مثل Excel أو برنامج spss (الخدمة الأحصائية للعلوم الاجتماعية) Statistical Package for the Social Science. وإذا كانت البيانات متعددة فقد تحتاج إلى برامج أكثر تقدماً لمعاونتك على التحليل مثل Nvivo ، Xsight ولمعرفة المزيد حول البرامج الكمية يمكن الإطلاع علي الموقع : www.qsrinternational.com
4-     بعد ذلك يتم إدخال البيانات في برنامج التحليل، وإذا لم تكن مستعداً لإدخال البيانات يمكنك طلب المساعدة من أحد المتخصصين أو أحد أعضاء فريق العمل الذي لديه خبرات في هذا المجال، أو المتطوعين أو الدارسين.
5-     ابدأ بعد ذلك في رصد نتائج إعداد ومعالجة البيانات بطريقة مناسبة تجعلك قادراً على استخلاص النتائج والمؤشرات، ولعل أنسب طريقة لتصنيف المعلومات والنتائج هو تصنيفها وفقاً لأدوات التقييم، فمثلاً إذا كنت قد ضمنت الإستبانة التي عرضتها على المشاركين في برامج محو الأمية عن مدى رضاهم عن القائمين على البرامج.
6-     قم بمراجعة الملفات التي تم إعدادها لتجميع البيانات، وراجع عملية إدخال البيانات، وتأكد من أن جميع البيانات قد تم معالجتها وإدخالها.
7-     حدد البيانات التي لم تستوفي، مثل الأسئلة التي لم يتم الإجابة عنها، إن البيانات الناقصة يجب تصنيفها والتعرض لها عند التحليل.
8-     جهز نسخة إحتياطية Packup من ملفات البيانات واحتفظ بها في مكان آمن.
الخطوة الثالثة : التأكد من دقة المعلومات :
        بمجرد الحصول على ملفات البيانات وتجهيزها، يجب مراجعتها مرتين بغرض التأكيد على دقتها، قبل البدء في التحليل، حيث أنك ستصدر أحكاماً بناء على هذه البيانات بعد تحليلها. وكما درسنا في المرحلة الثانية، فإن أول خطوة في تدقيق البيانات هي إعداد جامعي البيانات بالمعلومات والإرشادات المناسبة، وبمجرد أن تتم عملية تجميع البيانات وتصنيفها يمكن التأكد من الدقة. وفيما يلي بعض أساليب مراجعة البيانات الكمية والنوعية والتأكد من وقتها.
كيف تراجع دقة البيانات الكمية ؟
1-     راجع الأرقام التي تبدو خارجة عن السياق وغير متسقة، كما في حالة ظهور رقم 124 مثلاً أمام خانة عمر أحد المشاركين أو متوسط الأعمار.
2-     تأكد من أن المجموع الفرعي يتسق مع المجموع الكلي، فمثلاً إذا كان عدد أفراد العينة الذين تم اختيارهم وتوزيع استمارة الاستبانة عليهم يبلغ 535 فرداً. وأن عدد المستجيبين تحت سن 21 سنة يبلغ 140فرد، وعدد المستجيبين أكبر من 21سنة يبلغ 360فرد، وكان عدد الذين رفضوا الإجابة على هذا السؤال 45، فمعنى ذلك أن مجموع أفراد العينة طبقاً لهذه المجموعات الفرعية يبلغ 545، وهذا لا يتسق مع عدد أفراد العينة البالغ 535فرداً، وأن هناك 10أشخاص يجب التأكدمن موضعها بين المجموعات الفردية واستبعادها.
3-     إذا كان على المستجيبين من أفراد العينة أن يتجاوزوا أحد الأسئلة، فيجب التأكد من دقة ذلك وأنهم لم يقدموا بالإجابة على هذا السؤال (أنظر التدريب التالي). فإذا كان هناك سؤال خاص بالمتزوجين فقط، فيجب أن تتأكد من أن الذين قد أجابوا عليه هم من فئة المتزوجين من البيان الخاص بالحالة الإجتماعية حتى يتم استبعاد من لا تنطبق عليهم الشروط عند تحليل البيانات.
4-     إذا قام أحد المستجيبين باختيار أكثر من خيار أو بديل في الوقت الذي يجب أن يختار واحد فقط فيجب التأكد من استبعاد من التحليل وكذلك يجب صرف النظر عن أي استجابات غير محددة أو غير واضحة أو ليست لها علاقة.
كيف يمكن التأكد من دقة البيانات النوعية ؟
1-     تأكد بداية من أن المساعدين والقائمين على توزيع الاستبانة وعقد المقابلات الشخصية قد اتبعوا التعليمات بدقة.
2-     تأكد من إدخال كافة البيانات.
3-     تأكد من أن أسئلة المقابلات الشخصية لم تكن إيحائية أو تقود إلى إجابة معينة، فعلى سبيل المثال لا يجب أن تتضمن الأسئلة ما يلي : ما الذي تقصده بذلك؟ وهذا مثير، هل يمكن أن تخبرني بالمزيد؟ هل حقيقي أنت تؤمن بذلك؟ وهل يمكن أن تعطيني إجابة أفضل؟
4-     بالنسبة للأسئلة التي تم تفريغها أو نسخها، يجب أن تختار عشوائياً حلقة أو حلقتين تم تسجيلها، وقم بالاستماع إلى الشرائط، وتأكد من أن النسخ أو التفريغ بنسق مع ما هو مسجل. أما إذا كان الشخص الذي عقد المقابلة قد قام بأخذ مذكرات، قارنها مع التفريغ.


تغيير الثقافة لخلق قادة المستقبل
استبانة من إعداد مركز رعاية العباقرة والمبدعين
يناير 2011م – صفر 1432هـ.
       اخبرني عنك
كم عمرك؟ ................ من أي منطقة أنت؟ ......... .
ما هو نوعك الاجتماعي؟ ..... ما هو اسم الكلية التي تدرس بها؟ ......
في أي مستوى دراسي أنت ؟.......
       من فضلك ضع دائرة حول الإجابة الصحيحة واملأ الفراغات:
1- هل لديك أية خبرة إبداعية؟        نعم             لا اذهب إلى السؤال رقم10
2- هل ترى نفسك كمدع؟             نعم             لا
3- هل يرى الآخرون فيك مبدعاً؟     نعم             لا
4- هل أنت مبدع في كليتك؟          نعم             لا اذهب إلى السؤال رقم6
5- من فضلك صف الأدوار الإبداعية التي قمت بها في الكلية:
أ-                                             ب-
6- هل أنت مبدع في محيط الأسرة أو الأصدقاء (أو أي مجتمع خارج الكلية)؟
نعم             لا                              أذهب إلى السؤال رقم 8
7- من فضلك صف لنا أدوارك الابداعية التي قمت بها في مجتمعك الخاص:
أ-                                             ب-
8- ما الذي تعتقد انه يجذب كثيراً من الطلاب كي يصبحوا مبدعين في كليتك أو مجتمعك؟
أ-                                             ب-
9-بما أنك تقوم بدور إبداعي، ما هي أبرز 3 أشياء تحت جهاتي تصبح قائداً أفضل أو تقوم بأدوار إبداعية:
أ-                                             ب-
10- إذا لم تكن قائداً الآن، هل ترغب في أن تكون مبدعاً في المستقبل؟
نعم                            لا

الخطوة الرابعة : تحليل البيانات :
        بمجرد ما أن تصبح ملفات البيانات جاهزة، يجب أن تبدأ عملية التحليل، ويمكن أن يتم ذلك بشكل تقليدي أي يدوياً، أو من خلال برامج معالجة إحصائية، ويعتمد ذلك على حجم البيانات، وأسئلة التقييم التي سيتم تناولها، وأنواع التحليل المطلوبة، ومدى اعتياد فريق التقييم أن يستعين بصفة مؤقتة أحد المختصين في استخدام البرامج الاحصائية إن لم يكن من بين أعضائه من له خبره في هذا المجال وفيما يلي بعض الخطوات الأساسية لتحليل البيانات والتي يجب أن تدعم بخبرات في البحوث.
كيف يتم تحليل البيانات الكمية ؟
1-     راجع خريطة الطريق الخاصة بخطة التقييم التي تم إعدادها في المرحلة الأولى وخاصة أسئلة التقييم (سواء الأسئلة المتعلقة بالعمليات أو المخرجات) التي يمكن الإجابة عليها بالبيانات المتاحة حالياً، صنع هذه الأسئلة أمامك ناظريك وركز عليها.
2-     راجع واستحضر المؤشرات من المرحلة الثابتة، خاصة المؤشرات الكمية التي بلا مكان قياسها أو تعريفها من خلال البيانات المتاحة.
3-     قم بإعداد البيانات في شكل تكرارات ونسب ومتوسطات.
4-     إذا شعرت أن البيانات لا تزال تحتاج إلى مزيد من التحليل (مثل معاملات الارتباط، أو تحليل البيانات (Regression) فبإمكانك الاستعانة بأخصائي متخصص.
5-     قرر بمعاونة فريق العمل، ما إذا كان من المهم تضمين البيانات الناقصة في عملية التحليل. فعلى الرغم من أنه عادة ما يتم استيعادها إلا أنه يجب التعرف على نسبتها، وتقرير ما إذا كان من الصعب اعتماد النتائج أو اعتمادها مع توخي الحذر حول صلاحية النتائج عند تفسيرها. وفي كل الأحوال يجب التشاور مع فريق العمل في هذا الأمر. وكقاعدة عامة فإن غياب أو عدم استجابة 10% من المستجيبين يمكن استبعادهم دون تأثير كبير على صلاحية البيانات.
6-     راجع كل بند أو قسم أو تصنيف من البيانات، وحدد لنفسك أسلوب معين للتحليل بناء على العلاقات بين المتغيرات، ومدى أهميتها في الإجابة على التساؤلات الخاصة بالتقييم أو قيام المؤشرات.
7-     جمع نتائج التحليل ورتبها حسب ما إذا كانت متصلة بأسئلة التقييم أم المؤشرات التي تم تحديدها لأغراض هذا التقييم.
8-     راجع مخرجات المشروع وحدد علاقتها بالمؤشرات والبيانات التي تم رصدها وتحليلها والنتائج التي تم التوصل إليها.
9-     سجل ونتائج التحليل وتأكد أن صياغة العبارات سليمة ومنطقية.
كيف يمكن تحليل البيانات النوعية ؟
        يمكن القيام بتحليل البيانات النوعية معبرة طرق، على أساس البيانات والمعلومات التي تم تجميعها فعلى سبيل المثال يختلف تحليل الملاحظات والمشاهدات الميدانية عن تحليل بيانات المقابلات أو دراسة الحالة، ولذلك فإن الطرق المستخدمة في تحليل البيانات تختلف باختلاف نوعية البيانات ذاتها ويجب التأكد من ذلك عند استخدام الطرق التالية:
1-     راجع خريطة المشروع التي تم إعدادها في المرحلة الأولى، وخاصة أسئلة التقييم (سواء المتعلقة بالعمليات أو المخرجات) التي يمكن الإجابة عليها باستخدام البيانات التي يجرى تحليلها الآن. حدد الأسئلة المختارة التي يمكن الإجابة عليها باستخدام البيانات المتاحة. حدد هذه الأسئلة.
2-     راجع وحدد (أو عين) المؤشرات من المرحلة الثانية، خاصة المؤشرات النوعية التي يمكن قياسها أو تحديدها باستخدام البيانات الحالية.
3-     إقرأ البيانات ذات العلاقة بكل من الأسئلة والمؤشرات التي قمت بتحديدها.
4-     صنف البيانات التي تم تجميعها على أساس نوعياتها وحدد ما يمكن أن تجيب عليه هذه البيانات من تساؤلات أو توفره من مؤشرات.
5-     حدد أوجه التشابه بين إجابات المستجيبين (مثل الشعور بالرضا تجاه موقف معين، ثم راجع إذا كانت هذه الانطباعات الإيجابية تجيب على أحد الأسئلة أو تتقابل مع أحد المؤشرات، وقم بتسجيل ذلك.
6-     وضح مستوى حدوث الإجابات المتشابهة وما إذا كانت عالية (أي ذكرت من قبل نسبة عالية من المستجيبين)، أو متوسطة (ذكرت من بعض المستجيبين) أم منخفضة (ذكرت من قبل أعداد قليلة). فمثلاً إذا كان 70% من المستجيبين قد أكدوا رضاهم عن مستوى الخدمة أو السلعة المقدمة فإن المؤشر يكون مرتفعاً. ومع ذلك قد لا تكون الأرقام مهمة في هذه الحالات فالحكم هنا معياري.
7-     كما فعلت في الإجابات المتشابهة عليك أن تتوصل للاختلافات أو التباينات بين المستجيبين وحدد ما إذا كانت تقابل بعض الأسئلة أو المؤشرات التي تحتاج إليها في عملية التقييم.
8-     جهز نتائج التحليل من خلال شرح أسئلة التقييم ومؤشراته ودلالات كل منها.
9-     راجع مخرجات المشروع وحدد أي منها يتمشى مع النتائج، وأيهما لا يتمشى مع نتائج التقييم.
10-   سجل نتائج التحليل وتأكد من أن العبارات منطقية وسليمة.
الخطوة الخامسة : تفسير النتائج:
        تتمثل خطوة تفسير النتائج في عملية الربط بين الحقائق أو النقاط التي تم تحديدها من تحليل البيانات وبين الأغراض والقيم التي تم تحكم عملية التقييم. ويجب أن نلاحظ خلال هذه العملية أن المعلومات التي تم تجميعها تتحول إلى أدلة يمكن أن توضح التقدم، النجاح والإنجاز التي حققها المشروع.
        كما تجدر الإشارة إلى أن هذه العملية تؤدي أيضاً إلى زيادة المعارف والتعلم من جانب كل العاملين بالمشروع، كما تساعد على تحسين الأداء، وإلى اقتراحات تساعد على اتخاذ القرارات أو حتى التخطيط للمستقبل.
        من هنا يقال أن النموذج المنطقي في التقييم ليس أداة للتقييم فحسب بل وسيلة للتخطيط والانجاز أيضاً.
وإجمالاً فقد توصلنا الآن إلى نتائج تحليل البيانات الكمية والنوعية. وقد يتوفر لديك بعض المعلومات الأخرى التي تم تجميعها بطرق أخرى مثل الوثائق.
ولتفسير النتائج أنت في حاجة إلى وضع كل هذه المعلومات المتفرقة معاً، وبطريقة توضح النجاح، أو الفشل، والإنجازات، والاخفاقات، وتحركات المشروع نحو أهدافه.
كيف يمكن تفسير النتائج ؟
1-     راجع كل قسم أو نتيجة وأسأل نفسك ثم ماذا؟ what؟
2-     قم بمقابلة كل هدف من أهداف المشروع على أسئلة التقييم باستخدام النتائج الكمية والنوعية وغيرها من المعلومات التي يمكن أن تكون قد حصلت عليها أثناء عملية التقييم.
3-     فإذا كانت النتائج إيجابية وتؤكد انجازات المشروع، يجب أن تشرح كيف أنها تؤكد نجاح المشروع في تحقيق أهدافه.
4-     وإذا كانت النتائج سلبية ولا تتفق مع الإنجازات المخطط لها، اشرح كيف حدث الفشل، ولماذا لم يحقق المشروع أهدافه المتوقعة، وما الذي يجب عمله بصورة مختلفة لإحراز النجاح.
5-     فكر في أي أسئلة أخرى توفر النتائج إجابات حولها.
6-     استخدم هذه النتائج لرسم خلاصة حول الآثار التي يمكن أن يحدثها المشروع داخلياً وخارجياً، ويتأثر بها العاملون وكذلك العملاء.
7-     قدم اقتراحات حول :
‌أ-      مستقبل المشروع.
‌ب-    التعديلات والتطوير المطلوب.
‌ج-    كيف يمكن زيادة فاعلية ونجاحات المشروع.
‌د-     كيف يمكن تقليل الأخطار أو الإخفاقات التي يمكن أن يتعرض لها المشروع.
‌ه-     كيف يمكن استخدام نتائج هذا التقييم.
8-     ناقش النتائج مع أعضاء فريق التقييم، واستكمل أو راجع أي تفسيرات أو مقترحات في ضوء هذا النقاش.
9-     قم بإعداد ملخص بالنتائج وقدمها للمهتمين الآخرين من أصحاب المصالح الذين لهم علاقة بالمشروع، وراجع واستكمل تفسيراتك وفقاً لذلك.
استكمال المرحلة الثالثة :
بهذه الخطوة تكون قد استكملت المرحلة الثالثة من تقييم المشروع والتي اشتملت على :
1-     فهم البيانات الكمية والنوعية.
2-     إعداد البيانات للتحليل.
3-     اختبار مدى دقة البيانات.
4-     تحليل البيانات.
5-     تفسير النتائج.
الآن أصبح لديك كل نتائج عملية التقييم، قم بإشراك فريق العمل فيما توصلت إليه، وتأكد من أن النتائج واضحة ولها علاقة مباشرة بالمشروع وأنك قمت بتحليل البيانات بما فيه الكفاية. كن مستعداً لتكرار أي جزء من التحليل للاختبار والمراجعة أو لإجراء وتحليل جديد لإثراء نتائجك.
        المرحلة الرابعة:إعداد تقرير بنتائج التقييم
        بانتهاء المرحلة الثالثة تحليل وتفسير البيانات والنتائج، أصبح بإمكانك الآن أن تعد تقريراً نهائياً بنتائج التقييم، وأن تقدم مقترحاتك بشأن المستقبل. هذه مرحلة هامة ومن واجبات فريق التقييم أن يقدم للأطراف المختلفة نتيجة أعمال التقييم التي عادة ما تستغرق وقتاً طويلاً يصل في بعض الحالات إلى السنة كاملة.
        ولا شك أن هناك أطراف عديدة ننتظر هذا التقرير، كما أنه يعد وسيلة للتواصل مع أطراف عدة، ويوضح قيمة الشركة أو المؤسسة، وأهمية ما توفره من خدمات أو تقدمه من سلع وما تحققه من أهداف، بل إنه يزيد من تقدير الأطراف المختلفة للشركة، ويمثل نوعاً من الشفافية والإفصاح أمام المجتمع والعملاء والمساهمون وغيرهم من أصحاب المصالح، ويزيد من دعمهم للشركة.
        كذلك يعد التقرير النهائي أداة تواصل داخلية، وتساعد الشركة في اتخاذ القرارات المستقبلية لدعم النتائج أو إصلاح المسالب، وجذب مزيد من الدعم والأموال للشركة، ومن مكاسب تقرير التقييم دعم عملية التخطيط الاستراتيجي. والحقيقة أنه بدون هذا التقرير، وبدون توصيل النتائج فإن عملية التقييم كلها تفقد أهميتها وجدواها وتعد مضيعة للوقت والموارد.
       كيف تستخدم نتائج التقييم؟
توجد مجموعة الاستخدامات لنتائج التقييم نرصدها فيما يلي:
1-     تحديد أساليب تحسين الأداء وأي تغييرات في أنشطة الشركة.
2-     تسهيل إجراء أي تغيير في خطة الشركة.
3-     تعريف المهتمين الخارجيين والداخليين وكافة الأطراف بمعلومات حول الشركة ومعدلات الأداء.
4-     التخطيط لاستمرارية الشركة.
5-     معرفة الكثير حول بيئة عمل الشركة ومناخ العمل الداخلي.
6-     عرض قيمة وأهمية الشركة أمام كافة الأطراف الخارجية.
7-     التخطيط لمشروعات أخرى أو التخطيط للمستقبل داخل الشركة نفسها.
8-     تبرير القرارات التي اتخذتها الإدارات المختلفة بالشركة.
9-     بيان قدرة الشركة على إجراء التقييم خاصة عند طلب مزيد من التمويل.
10-   التأكيد على حرص الشركة على المسئولية والمحاسبة والشفافية وقياس المخرجات.
لقد بذل فريق التقييم جهوداً كبيرة، ولابد من البحث عن سبل للتواصل وعرض النتائج التي تم التوصل إليها، وكيفية عرضها ولمن يقدم حتى يستفاد به. فيما يلي نعرض لأهم طرق التواصل وعرض نتائج التقييم.
إعداد التقرير :
        يمثل إعداد التقرير أحد وسائل التواصل وعرض النتائج على المهتمين وكل الأطراف ذات العلاقة، مثل المساهمون والإدارة، ومتخذي القرارات وكذا الممولون والذين ينتظرون نتائج التقرير لاتخاذ قرارات هامة. لذلك فإن التقرير يجب أن يضم كل جوانب وعناصر الشركة / المشروع، وبعرض للنتائج المستندة على المعرفة والفحص والتحليل، وأن يتضمن المعلومات الكافية، والتوصيات التي تم اشتقاقها من نتائج التقييم وليس مجرد نصائح أو توصيات عامة.
        وتوجد في الواقع نماذج عديدة لكيفية عرض النتائج، وتحويل خطة التقييم التي تم إعدادها في المرحلة الأولى إلى تقرير عن التقييم، وتستهدف بعض النماذج فئات معينة مثل الإدارة أو الممولين وغيرهم.
        وتتطلب هذه النماذج ضرورة استخدام خطة التقييم، ومقارنتها مع الأنشطة التي تم التخطيط لها، مع المخرجات والنتائج وغيرها من مكونات الخطة التي تم التعامل معها خلال كل مراحل وخطوات التقييم.
وسوف نعرض لهذا النموذج في نهاية هذا الفصل.
قواعد إعداد التقرير :
1-     حدد الفئات التي تنتظر التقرير لقراءته والاستفادة منه، واربط ذلك بالأطراف التي قمت بتحديدها في المرحلة الأولى، عندما قمت بإعداد خطة عمل للتقييم.
2-     اختار لغة واضحة محددة لعرض النتائج بطريقة مفهومة تدل على نتائج التقييم.
3-     بناء على المهتمين بالتقرير، حدد الأسئلة التي ستجيب عليها في التقرير، فإذا كانت الإدارة أول المهتمين الذي قصدهم التقييم حدد الأسئلة التي تهمهم خاصة معدلات الأداء ومؤشرات الأرباح. وإذا كانوا الممولين أو جهة حكومية تهتم بالنتائج والأثار حدد الأسئلة المتعلقة بهذه الجوانب وقدم النتائج التي تقيم هذه الجوانب.
4-     قم بإعداد التقرير بطريقة منهجية وبطريقة شيقة ومنطقية، حيث ابدأ بالنتائج الأساسية، ثم أعرض بعد ذلك للتفاصيل والملاحظات والتوصيات.
5-     اعرض مزيد من التفاصيل لدعم النتائج من خلال ما يتوفر لديك من معلومات حول الموازنة والقوائم المالية ونتائج الاستبانات – خاصة إذا كان المهتمون راغبين في هذه التفاصيل – فأنت تحتاج إلى مزيد من التفاصيل. بمعنى آخر فإن هذه التفاصيل يجب أن توفر تفاصيل كافية حول الجوانب العمليات في المشروع/ الشركة، إذا كنت تعد تقريراً عن تقييم للعمليات أو تقييم المراحل Formatine، حيث تبين ماذا تم عمله وكيف. أما إذا كانت قد أعددت تقييماً تجميعياً أو تقييم للمخرجات، فيجب أن تسجل التقرير تفاصيل حول كيفية تفسير النتائج والخلاصة.
6-     بإمكانك استخدام وسائل عرض للبيانات مثل الجدوال والرسوم البيانية وتتمثل النتائج متوسطة الأجل فيما يمكن أن تحدثه أنشطة الشركة من تغييرات مصاحبة لأنشطتها ويشعر بها المتعاملون مع الشركة. وقد تكون هذه التغيرات سلوكية أو تنظيمية، حيث أن توفير مصنع للأسمدة في منطقة زراعية يساعد على سرعة ورخص الحصول على الأسمدة ويساعد على جودة المزروعات.


7-     تقييم النتائج :
        حدد النتائج التي تم التوصل إليها من تجميع البيانات خلال تطبيق الأدوات، وذلك على النحو التالي :
-      الأدوات:
-      كيف وأين تم استخدام الأداة ؟
-      من أين وممن تم تجميع البيانات : (مصدر البيانات)؟
-      ما هي أهم النتائج التي تم استخلاصها من البيانات.
8-     أسئلة التقييم والإجابة عليها :
-      سؤال التقييم الأول:
الإجابة عليه.
-      سؤال التقييم الثاني:
الإجابة عليه.
-      وهكذا.
9-     التوصيات :
-      اشرح بإيجاز العناصر التالية.
‌أ-      ما هي الجوانب العملية في تقييم الشركة وكيف يمكن استخدام النتائج والأشكال وغيرها من وسائل العرض لشرح وتوضيح النتائج بشكل مبسط.
10-   تذكر دائماً بأنه يجب إعداد ملخص تنفيذي executive summary خاصة إذا ما كان التقرير أكثر من 15 صفحة.
محتويات التقرير :
يجب أن يحتوي التقرير على الأجزاء التالية :
1-     ملخص تنفيذي: ويتضمن ملخص مختصر لعمليات التقييم، وملخص كامل للنتائج، الأهداف المتحققة، والدروس المستفادة والأسئلة التي تمت الإجابة عليها، والاحتياجات التي تم تلبيتها. ولا يجب أن يزيد عن صفحتين.
2-     ابدأ صلب التقرير بالمقدمة التي تأتي عقب الملخص التنفيذي، وأول عناصر التقرير بعد الملخص. وتتضمن المقدمة خلفية التقييم وأنشطة الشركة والفرص من التقييم.
3-     أدوات وطرق التقييم: إشرح في هذا الجزء خطة التقييم، ومنهج أو أسلوب إعداده، والأدوات التي اعتمدت عليها في تجميع البيانات، قدم أو أعرض أو ارفق لبعض المستندات الداعمة، مثل نسخة من خطة التقييم، وكذا الأدوات التي قمت بتطويرها واستخدامها.
4-     ملخص النتائج: اعرض بعد ذلك نتائج تحليل البيانات الكمية والنوعية التي قمت بعملها في المرحلة الثالثة.
5-     تفسير النتائج : اشرح تفسير النتائج بما فيها أثرها على المساهمين والعاملين، وفاعلية الخدمات، واستمرارية أنشطة المشروع، وكذا نقاط القوة والضعف في الشركة والدروس المستفادة. هذا ليس تحليل + SWO ولا تخطيط استراتيجي، أنت تعرض فقط لنتائج التقييم وتفسيرها ومن ثم ترصد بعض نقاط القوة والضعف لتكون بمثابة دروس مستفادة.
6-     أهمية أهداف المشروع: ابرز قيمة الانجازات التي تحققت والاحتياجات التي تقوم الشركة باستيفائها وأهميتها.
7-     الخلاصة : Conclusion : صف بشكل عام أ) كيف تم تحقيق أهداف الشركة. ب) وكيف تم انجاز أغراض التقييم. ج) وكيف تم استكمال تقييم المشروع / الشركة.
8-     التوصيات : لخص النقاط الأساسية، اعرض لبعض المقترحات التي تفيد المشروع / الشركة مستقبلاً، وعناصر خطة تنفيذية للمستقبل.
ويمكن عرض التوصيات على النحو التالي :
       الإشارة إلى المحددات أو القيود المفروضة على تقييم الشركة إن وجدت والمساعدات أو الدعم المطلوب والموارد اللازمة حتى يصبح التقييم أفضل في المستقبل.
       تقديم النتائج بشكل شخصي:
      تمتاز عملية تقديم أو عرض نتائج التقدير بشكل شخصي أو وجهاً لوجه مع الأطراف المعنية أو التي كلفت بالتقييم أو الذين يعد التقرير من أجلهم بأنها تسمح بإجراء حوار وطرح أسئلة.
كما توفر هذه الطريقة فرصة للتواصل المباشر مع المهتمين والاستماع إليهم والإفادة من تعلقياتهم واستفساراتهم حول التقرير والتقييم ذاته واحتياجاتهم وتوقعاتهم واهتماماتهم.

كيف تعد عرض النتائج ؟
1-     حدد المهتمين واهتماماتهم واحتياجاتهم، وتوقعاتهم من التقييم بقدر الإمكان.
2-     اختار لغة مفهومة ووسائل توضيح مقبولة ومناسبة.
3-     بناء على ذلك، حدد أولويات أسئلة التقييم التي قمت بالإجابة عليها.
4-     لحق غرض التقييم، وصف المشروع بإيجاز وخطة التقييم وعملياته والنتائج والمناقشة (التحليل).
5-     ركز على الجوانب المهمة في نتائج التقييم التي تثير اهتمام الأطراف المعنية.
6-     تجنب استخدام المصطلحات أو مفردات غير دارجة.
7-     وفر ملخص مكتوب وقدمه للمهتمين حيث يمكنهم عرضه أو تقديم نسخة منه لباقي أفراد المجموعة.
8-     أكمل العرض بملخص للخطوات التي اتبعت في تقييم الشركة، وأية مطالب أو احتياجات لإجراء تقييم مستقبلي.
9-     أعطي وقت كاف للأسئلة والإجابة عنها، واسأل بدورك المهتمين حول العمل الذي قمت به.
10-   استمع باهتمام إلى كل الأسئلة الموضوعات المثارة والمقترحات وخذ بها ملاحظات أو دونها.

نموذج لمحتويات التقدير
يوفر هذا النموذج وسيلة لتحويل وعرض خطة التقييم التي قمت بإعدادها في المرحلة الأولى في شكل تقرير تقييم الشركة. ويستهدف هذا النموذج عرض محتويات التقرير بطريقة منظمة للعرض على الإدارة وعلى حملة الأسهم والملاك عموماً.
ويحتاج استكمال هذا النموذج استخدام خطة التقييم، ومقارنة الأنشطة التي تم التخطيط لها، والنتائج والمخرجات وأية عناصر أخرى في الخطة مع ما تم فعلاً وعلى أرض الواقع كما أسفرت عنه نتائج التقييم.ويعتمد علي العناصر التالية :
1)     أهداف المشروع النهائية Goals
2)     أهداف المشروع الوسيطة Objectives
فإذا كان الهدف النهائي تعظيم ثروة الملاك، فقد تكون الأهداف الوسيطة كسب رضا العملاء، الاستحواذ على نصيب معين في السوق...الخ.
3)     أنشطة الشركة.
حيث يجب تحديد قائمة بأنشطة الشركة التي يتم تنفيذها، وكذلك مخرجات الشركة التي تمثل منتجات مباشرة لأنشطة الشركة، وذلك حسب طبيعة النشاط: طن من الخضروات، وحدات من الملابس الجاهزة، السيارات ... الخ.
4)     نتائج الشركة في الأجل القصير والمتوسط Outcomes
اعرض في هذا الجزء  :
ا)  قائمة بالنتائج الإيجابية التي تم التخطيط لها في الشركة حدد النتائج التي تم تحقيقها والمتوقعة في المستقبل القريب (6 أشهر).
‌ب-    ما الذي يجب عمله لجعل الأداء أفضل.
‌ج-    ما هي المقترحات اللازمة لإقامة مشروع مماثل.


أسئلة للمراجعة :
1-     وضح أهمية وضع خطة عمل للتقييم من خلال كتابة تقرير نهائي بنتائج التقييم، وأشرح مدى الترابط بين المراحل الأربعة لعملية التقييم.
2-     اشرح باختصار أهمية إعداد تقرير نهائي بنتائج التقييم للأطراف التالية :
-      فريق عمل إعداد التقرير.
-      مجلس الإدارة.
-      المديرون التنفيذيون.
-      المساهمون والملاك.
3-     تمتد أهمية إعداد التقرير إلى الشركات الأخرى سواء القائمة أو التي ترغب في إقامة نشاط مماثل. اشرح كيف يمكن الاستفادة من نتائج التقييم لشركة قائمة في تطوير أعمال الشركة نفسها أو تطوير أعمال شركات جديدة في نفس المجال.

أسئلة الفصل
المرحلة الثانية : تنفيذ تقييم الشركة.
ناقش العناصر التالية بإيجاز.
1-     دور فريق التقييم المعاون للقائمين على التقييم ؟
بمعنى ما دور الأشخاص الذين سيتم تكليفهم من داخل الشركة لمعاونة فريق التقييم؟
2-     حدد كيف يمكن إشراك فريق التقييم في عمليات التقييم خاصة :
أ- في البداية. ب- عند جمع البيانات ج- في نهاية التقييم.
3-     لماذا تعتقد أن القائمين على عمليات التقييم يجب أن تتوفر لديهم المهارات التالية:
‌أ-      فهم طرق التقييم.
‌ب-    تحليل البيانات.
‌ج-    تجميع البيانات وادراتها.
‌د-     التفكير التحليلي.
‌ه-     إعداد التقارير.
4-     حدد أوجه الدعم التي يتحصل عليها فريق التقييم من كل من الجهات التالية :
أ‌-      الإدارة.   ب- العاملون.   جـ- الدعم الفني.
وضح كيف يمكن كسب دعم هذه الجهات.
5-     اشرح بعض الأمثلة على أخلاقيات وقواعد عمل تقييم الشركة وذلك بالتركيز على الجوانب التالية مع بيان أهمية كل جانب:
-      تعارض المصالح.
-      الأخطاء المتوقعة للتقييم.
-      عدم التحيز والعدالة والمساواة طوال مراحل التقييم.
-      التفاوض.
-      الوضوح والدقة عند إعداد التقرير النهائي.
-      خصوصية البيانات.
6-     حدد أهم المؤشرات الدالة على نجاح الشركة وانجازاتها في المجالات التالية:
1-     مجال الأعمال التجارية.
2-     الخدمات التعليمية.
3-     الخدمات الصحية.
4-     الأعمال الخيرية.
استعن بالخطوات الواردة في المذكرات عن كيفية تحديد المؤشرات بأسلوب علمي مثل مراجعة أهداف الشركة والمعلومات الدالة على تحقيقها، والأسئلة التي تطرح للحصول على معلومات لازمة للإجابة عليها.
7-     ميز بين المؤشرات الكمية والمؤشرات النوعية، وأعطي أمثلة واقعية عن شركات تمارس أنشطة مختلفة.
8-     اشرح كيف يمكن تطوير أدوات التقييم وكيفية اختبارها؟
9-     ما هي أساليب اختيار البيانات التي سيتم تجميعها وكيف تتأكد من دقة البيانات التي قمت بتجميعها.
أسئلة
المرحلة الثالثة :
تحليل وتفسير البيانات :
1-     ما رأيك الشخصي في البيانات الكمية والبيانات النوعية وأيهما أكثر دلالة على مستوى الأداء؟
2-     ناقش كيف يمكن إعداد ملفات البيانات لأغراض التحليل؟ وهل من الضروري وجود ملف لكل نوع؟ ولماذا؟
3-     كيف يمكن تدقيق البيانات التي يتم تجميعها والتأكد من دقتها؟ هل لديك أمثلة عملية أو من تجارب على أهمية مراجعة البيانات؟ ميز بين أسلوب التدقيق في البيانات الكمية والبيانات النوعية.
4-     ما المقصود بالأسئلة التي يتم تجميعها خاصة في حالة الاستبانة.
5-     اشرح باختصار أساليب تحليل البيانات الكمية مثل التكرارات المتوسطات والنسب المئوية.
6-     هل تعتقد أن تطوير أساليب تحليل جديدة مسألة ضرورية؟ ومتى؟
7-     كيف يتم تحليل البيانات النوعية؟ ما هي أهم الأساليب المستخدمة في ذلك؟ وكيف يمكن تحديد مستوى الدقة فيها؟
8-     يعتبر تفسير النتائج التي تسفر عنها البيانات خطوة أساسية في عملية تجميع وتحليل وتفسير البيانات، ناقش ذلك بالتفصيل.


ليست هناك تعليقات:

إرسال تعليق