الثلاثاء، 31 يناير 2017

العمليات والإجراءات

العمليات والإجراءات
رقم العملية     اسم العملية     رقم الصفحة
1       القبول والتسجيل       2
2       إعداد الجداول المدرسية       8
3       الكتب المدرسية        10
4       تسيير الميزانية التشغيلية       11
5       تشغيل المقصف المدرسي ذاتيًا        12
6       تنظيم الاتصالات الإدارية     14
7       متابعة العمل الرسمي لمنسوبي المدرسة      16
8       متابعة تأخر وغياب الطلاب 19
9       الصيانة والنظافة       21
10     النقل المدرسي 23
11     الأمن والسلامة المدرسية      24
12     الإرشاد الطلابي       25
13     النشاط الطلابي         29
14     رعاية الطلاب الموهوبين     31
15     رعاية ذوي الاحتياجات الخاصة     33
16     العهد والمستودع       34
17     مركز مصادر التعلم   36
18     المختبرات والمعامل  38
19     تصميم التدريس        40
20     دعم وتطوير أداء الهيئة التعليمة      41
21     مكافآت وإعانات الطلاب     42
22     قياس اتجاهات المتعلمين نحو المدرسة       43
23     التقويم والاختبارات   44
24     تقويم الأداء الوظيفي  48
25     التدقيق الداخلي لنظام الجودة 49
26     الإجراءات التصحيحية         50
27     ضبط الوثائق  51
         النماذج والسجلات    
رقم العملية: 1          اسم العملية: القبول والتسجيل رمز العملية: (و.ط.ع -01)

1-الهدف       تحديد الاجراءات المتبعة في القبول وتسجيل الطلاب في المدرسة . وانتقالهم من مرحلة الى اُخرى من والى المدرسة والتحويل الى مراكز محو الأمية أو إلى المدارس الليلية أو الانتساب.
2-نطاق العمل الطلاب
3-الوثائق ذات العلاقة         3/1 أدلة نظام المقررات ( دليل التعليم الثاني "نظام المقررات "، دليل القبول والتسجيل ، الدليل الإجرائي لقائد المدرسة ، لائحة المعادلات )
4-التعريفات   4/1 مدارس التعليم العام : المدارس الابتدائية والمتوسطة والثانوية (الحكومية والأهلية).
4/2 المدارس الليلية : يقصد بها مدارس التعليم العام ( المتوسطة والثانوية ) التي تفتح أبوابها للمدرسين ليلاً ( الحكومية والأهلية )
4/3 مراكز محو الأمية : المدارس الابتدائية الليلية .
4/4 الانتساب : هو النظام الذي لا يطالب فيه الطالب بالحضور للدراسة . ولكن يطالب بأداء الاختبار نهاية كل فصل دراسي في مدارس التعليم العام .
4/5 ولي أمر الطالب : والده أو من يقوم مقامه شرعاً .
4/6 الساعات الدراسية : عدد الحصص الساعات المخصصة لدراسة مقرر دراسي ، في فصل دراسي احد ، علمًا أن الساعة تعادل في الجدل المدرسي (45) دقيقة (زمن الحصة الدراسية).
4/7 المقرر المدرسي : مادة ضمن الخطة الدراسية لها اسم رقم صف لمفرداتها ، تدرس بواقع خمس ساعات أسبوعيًا لمدة فصل دراسي كامل وقد يكن لمقرر متطلب سابق .
4/8 المعدل التراكمي : هو متوسط جميع الدرجات نجاحًا للمواد الدراسية التي درسها الطالب في فصل دراسي احد.
4/9 السجل الأكاديمي : سجل تفصيلي لمسار الطالب في المرحلة الثانوية يتضمن بيانات المقررات التي درسها ونتائجها .
4/10 المرشد الأكاديمي : معلم تختاره المدرسة لإرشاد الطالب أكاديميًا ومساعدته في اختيار المسار المقرر وفق الخطة الدراسية لنظام المقررات .
5-العملية:

المختص        الإجراء
وكيل شؤون الطلاب  5/1    قبول وتسجيل الطلاب:
         5/1/1         يبدأ قبول الطلاب في الصف الأول الابتدائي لكل عام مع بداية الفصل الثاني من العام الذي السابق.
        
5/1/2         يبدأ قبول الطلاب في المرحلتين المتوسطة والثانوية بعد ظهور نتائج اختبارات الفصل الثاني .
(الدور الأول) مباشرة.
        
5/1/3         تسهيل قبول الطلاب . حسب ميزانية المدرسة , واستكمال الإجراءات النظامية وإذا زاد عدد الطلاب المتقدمين يتم إشعار مدير  المدرسة للتواصل مع إدارة التعليم .
         5/1/4         القيام بالتأكد من السن النظامي وفقاً لما يلي :
         5/1/4/1     المرحلة الابتدائية من أكمل ست سنوات في اليوم الأول للدراسة ويتم التجاوز عمن تقل أعمارهم عن هذا السن بتسعين يوماً فقط.
         5/1/4/2     تسجيل الطلاب والطالبات الذين تقل أعمارهم عن ست سنوات بمائة وثمانين يوماً في الصف الأول ابتدائي بعد التحقق من توفر مايلي:
         5/1/4/2/1 شهادة من رياض الاطفال تثبت انتظام الطالب لمدة فصلين دراسيين .
         5/1/4/2/2 امتلاكهم للمهارات النمائية الأساسية التي تمكنهم من الانتظام في المدرسة واكتساب المعارف والمهارات.
         5/1/4/3     التسجيل في الموعد المحدد لهم على الرابط الالكتروني .
         5/1/4/4     المرحلة المتوسطة: من اجتاز المرحلة الابتدائية بنجاح شريطة ألا يزيد عمره عن 16 عاما.
         5/1/4/5     المرحلة الثانوية : من اجتاز المرحلة المتوسطة بنجاح على ألا يزيد عمره عن 19 عاما.
         5/1/5         القيام بالتأكد من الحي السكني للطالب من خلال الوثائق الأصلية (صك ملكية , عقد الايجار.... ).
         5/1/6         فى حال عدم انطباق السن النظامي و الحي السكني يتم توجيه الطالب الى قائد المدرسة للتوجيه الى ادارة التعليم
وكيل شئون الطلاب  5/1/7 المراجعة و التأكد من نظامية الشهادات الدراسية المقدمة و في حال كانت الشهادات من خارج المملكة يتم التأكد من معادلتها وذلك خلال 45 يومًا من بداية العام الدراسي ، و في حال عدم المعادلة يتم توجيه ولى الأمر لإدارة التعليم لإجراء اللازم للمرحلة المتوسطة و الثانوية أما المرحلة الابتدائية فتكون لجنة بالمدرسة لتحديد الصف الدراسي للطالب
         5/1/8         التأكد من حصول الراغبين بالتحويل من مدارس تحفيظ القران  و المعــــــاهد العلمية الى مدارس التعليم العام في بداية العام الدراسي لمدة شهر  ممن نجح من الصف الأول الثانوي على موافقة من ادارة التعلـــــيم  ويكون ذلك في الفـــــصل الـــدراســي الأول وفقا للنـــــموذج ( و.ط.ع.ن-01-01) ، ولإدارة التعليم الصلاحية في استثناء الصف الدراسي للطالب.
         5/1/9         التأكد من وجود المعادلة لطلاب المرحلة الثانوية الراغبين بالتحويل من نظام المقررات الي نظام التعليم العام او الفصلي أو التحويل من نظام التعليم العام الى نظام المقررات المعتمدة من الجهة المختصة في الفصل الدراسي الأول ، والحالات الاستثنائية تعتمد بقرار من مدير التعليم.
         5/1/10       التأكد من جميع الاجراءات والوثائق المطلوبة السابقة وصورة من السجل المدني المقيد فيه الطالب وصورة شخصية حديثة وشهادة تطعيم معتمدة
         5/1/11       إعداد خطاب للطالب موجه الي المدرسة المنقول منها
قائد المدرسة   5/1/12        مراجعة خطاب قبول الطالب في المدرسة واعتماده
المساعد الاداري       5/1/13        القيام باستلام ملف الطالب الورقياً والتأكد من تعبئة البيانات المتعلقة بالطالب وفقًا للنموذج ( و.ط.ع.ن -01-02).
مسجل المعلومات      5/1/14        استيراد البيانات المتعلقة بالطلاب المقبولين من خلال النظام الحاسوبي المعتمد وإدخال بيانات الطلاب المستجدين في المرحلة الابتدائية والطلاب القادمين من خارج المملكة
         2/1/15       التأكد من وجود بيانات الطالب في كشوف المدرسة وفقا للنظام الحاسوبي المعتمد
         5/2   النقل الى مدرسة أخري:
وكيل شؤون الطلاب  5/2/1 التأكد من طالب خطاب قبول من المدرسة المراد التحويل لها.
مسجل معلومات       5/2/2 نقل ملف الطالب إليكترونيًا على النظام الحاسوبي للمدرسة التي تم النقل اليها
وكيل شؤون الطلاب  5/2/3 التأكد من استكمال جميع محتويات  ملف الطالب الورقي وتسليمة لولي امر الطالب وتوقيعه على الاستلام
         5/2/4         عند تحويل الطالب من المدارس السعودية في خارج المملكة يتم اتباع الاجراءات السابقة باستثناء خطاب القبول
وكيل شؤون الطلاب  5/3    التحويل من المدارس النهارية الى لليلية:
         5/3/1         التأكد من وجود طلب خطي مقدم من ولي امر الطالب لتحويل ابنة الي الدراسة الليلية وتعبئة النموذج  المعتمد او استحقاق الطالب للتحويل حسب الانظمة والتعليمات المعتمدة
المرشد الطلابي        5/3/2 القيام بتعبئة البيانات الخاصة وفقاً للنموذج المعتمد
قائد المدرسة   5/3/3 يتم استكمال الجزء الخاص به من النموذج وإذا تمت الموافقة يقوم برفعها الي إدارة التعليم لاستكمال اجراء التحويل
المساعد الاداري       5/3/4 اتخاذ الإجراءات السابقة في عملية نقل الطلاب ويتم اعداد الملف ورقياً والكترونيا بعد موافقة إدارة التعليم
         5/4   التحويل من المدارس النهارية والليلية الى الانتساب:
وكيل شؤون الطلاب  5/4/1 التأكد من وجود طلب خطي مقدم من ولي امر الطالب لتحويل ابنة الى الدراسة عن طريق الانتساب او استحقاق الطالب للتحويل حسب التعليمات المعتمدة
         5/4/2         القيام بتعبئة النموذج المعتمد
المرشد الطلابي        5/4/3 القيام بتعبئة البيانات الخاصة به وفقاً للنموذج المعتمد
قائد المدرسة   5/4/4 يتم استكمال الجزء الخاص به من النموذج في حال الموافقة ورفعها الى إدارة التعليم لاستكمال اجراءات التحويل
وكيل شؤون الطلاب  5/4/5 اتخاذ الاجراءات السابقة في عملية نقل الطلاب ويتم اعداد الملف ورقيا والكترونيا بعد موافقة إدارة التعليم
         5/5   تسجيل الطلاب للمقررات الدراسية (مدارس نظام المقررات ):
وكيل شؤون الطلاب  5/5/1 فترة التسجيل لا تزيد عن (3) ايام من السبوع الاول ومثلها للتسجيل في الفصل الثاني وتحدد المدرسة مدة التسجيل المبكر للفصل الصيفي نهاية الفصل الثاني على ان تبدا الدراسة من اول يوم حسب التقويم المعتمد من وزارة التعليم ولا يسمح بخروج الطلاب او غيابهم اثناء فترة التسجيل
         5/5/2         تركز جداول الطلاب في الفصلين الدراسيين الاوليين على البرنامج المشترك
         5/5/3         يخصص للطالب المسجل بالمرحلة الثانوية معلم مكلف بالإرشاد الاكاديمي من بين مدرسي المدرسة(معلم مكلف بالإرشاد الاكاديمي لكل 20 طالب كحد اعلى وفق امكانيات المدرسة)
         5/5/4         تتيح المدرسة ثمان حصص دراسية كجد اعلى في اليوم يسجل الطالب فيها ما يناسبه من مقررات ويشغل ما تبقي بالأنشطة الصفية وغير الصفية والبرامج المتنوعة التي تقدمها المدرسة وعدم الخروج من المدرسة في حصص الفراغ
         5/5/5         الحمل الدراسي للطلاب الفصليين الدراسيين الاوليين يكون من (30-35) ساعة بمعني ان الحمل الدراسي للطالب (5 مقررات )الى (7 مقررات)
         5/5/6         الطالب المتفوق والذي وصل معدلة التراكمي الي اكثر من (90) يحق له تسجيل (8 ) مقررات بواقع (40) ساعة في الفصل في حين الطالب الذي انخفض معدله عن تقدير (جيد) يحق له التسجيل ما بين (5-6) مقررات للفصل الدراسي أي بواقع (25-30) ساعة
         5/5/7         اطلاع المعلمين المكلفين بالإرشاد الاكاديمي على خطة التسجيل واليات الحذف والاضافة المعتمدة وتزويدهم بنماذج الحذف والاضافة ومواعيدها ووضع لوحات ارشادية في الممرات
         5/5/8         الاجتماع بالطلاب وشرح الية عمليات التسجيل والحذف والاضافة وتوزيع النشرات التعريفية التي توضح الية التسجيل والحذف والاضافة
         5/5/9         التسجيل الحر من الجدول العام
وكيل شؤون الطلاب  5/5/9/1      اعداد جدول مقترح يشمل على جميع المقررات التي ستطرح للتسجيل مع مواعيدها واسماء المعلمين مع مراعات المعطيات التالية:
                   1- ميزانية المدرسة من المعلمين والشعب
                   2- قوائم حصر رغبات الطلاب من قبل المعلمين المكلفين بالإرشاد الاكاديمي
                   3- اعداد الطلا ب وبيانات التسجيل المبكر
         5/5/9/2     توزيع الجدول المقترح على الطلاب مع نموذج تسجيل المقررات الدراسية وفقا للنموذج (و.ط.ع.ن-01-03) وذلك  لاختيار الطالب ما يحتاجه منه
الطالب 5/5/9/3      تعبئة نموذج تسجيل المقررات وعرضة على المرشد الاكاديمي.
المرشد الاكاديمي      5/5/9/4      التأكد من الحمل الدراسي ومناسبته لمستوي الطالب ونتائجه وفق خطته الدراسية المقترحة يعتمد نموذج تسجيل مقررات الطالب
وكيل شؤون الطلاب  5/5/9/5      يحدد مقر التسجيل ويتواجد فيه جميع المعلمين لاستقبال الطلاب وتقييدهم في كشف تسجيل المقررات وفقا للنموذج(و.ط.ع.ن-01-04)
المعلم  5/5/9/6      يعتمد تسجيل الطلاب من خلال التوقيع على نموذج تسجيل المقررات
وكيل شؤون الطلاب  5/5/9/7      اعتماد جدول تسجيل الطلاب وتسليمة نسخة منه
المعلم  5/5/9/8      بعد الانتهاء من عملية التسجيل القيام بتسليم كشوف التسجيل لوكيل شؤون الطلاب والاحتفاظ بنسخة منها
مسجل المعلومات      5/5/9/9      ادخال اسماء الطلاب في الحاسب وطباعة الكشوف لتسليمها للمعلمين
المعلم  5/5/9/10    استلام كشوفات اسماء الطلاب ومطابقتها والبدء في تسجيل حضور الطلاب
وكيل شؤون الطلاب  5/5/9/11    الايعاز لمسجل المعلومات في بداية الاسبوع الثاني بإصدار كشوفات المتابعة المبدئية وتسليمها لوكلاء المدرسة والمعلمين
         5/5/9/12   الايعاز لمسجل المعلومات في بداية الاسبوع الثالث بإصدار كشوفات المتابعة النهائية وتسليمها لوكلاء المدرسة والمعلمين
         5/5/10       التسجيل الحر من الجداول المعدة ( الشرائح):
وكيل شؤون الطلاب  5/5/10/1    اعداد جدول عام مقترح يشمل على جميع المقررات التي ستطرح للتسجيل مع مواعيدها واسماء المعلمين مع مراعات المعطيات التالية:
                   1-اجمالي الطلاب الذين انهوا من (60-70) ساعة
                   2-رغبات الطلاب في اختيار المسار التخصصي
                   3-اعداد الطلاب في المسارين التخصصين بواقع طالب في المسار العلوم الشرعية مقابل 3 في مسار العلوم الطبيعية
                   4-اعداد الطلاب الراغبين في المعادلة من والي النظام
                   5-اعداد الطلاب لكل مرحلة دراسية (الاول ، الثاني ، الثالث )
                   6-حصر المقررات المتبقية للطلاب (المتعثرين او المحولين )
         5/5/10/2   توزع الجداول المقترح على الطلاب مع نموذج  تسجيل المقررات الدراسية وفقا للنموذج (و.ط.ع. ن-01-03) وذلك لاختيار الطالب ما يحتاجه  منة
         5/5/10/3   توجيه الطالب باختيار احد الشرائح التي تناسبه للتسجيل ويسجلها في نموذج التسجيل
الطالب 5/5/10/4    تعبئة نموذج تسجيل المقررات وعرضة على المرشد الاكاديمي
وكيل شؤون الطلاب  5/5/10/5    تحديد مقر التسجيل ويتواجد فيه جميع المعلمين لاستقبال الطلاب وتقيدهم في كشف تسجيل وفقا للنموذج ( و.ط.ع. ن-01-04)
         5/5/10/6   توجيه الطالب الى اخذ توقيعات معلمي المقررات الدراسية على نموذج التسجيل
المعلم  5/5/10/7    تسجيل اسماء الطلاب في الكشوفات:
الطالب 5/5/10/8    اعتماد جدول تسجيل المقررات من وكيل شؤون الطلاب وتسليم نسخة المرشد الاكاديمي ويحتفظ بنسخة له
المعلم  5/5/10/9    تسليم وكيل شؤون الطلاب اصل كشف التسجيل والاحتفاظ بنسخة منه
مسجل المعلومات      5/5/10/10  استلام كشف التسجيل من وكيل شؤون الطلاب للقيام بإدخاله في الحاسب الالي وطباعة الكشوف وتسليمها للمعلمين.
المساعد الاداري       5/5/10/11  استلام الكشوفات من مسجل المعلومات وحفظها في الملفات المخصصة لها
المعلم  5/5/10/12  استلام كشوفات اسماء الطلاب  ومطابقتها والبدء في تسجيل حضور الطلاب
وكيل شؤون الطلاب  5/5/10/13  الايعاز لمسجل المعلومات في بداية الاسبوع الثاني بإصدار كشوفات المتابعة المبدئية وتسليمها لوكلاء المدرسة والمعلمين
         5/5/10/14 الايعاز لمسجل المعلومات في بداية الاسبوع الثالث بإصدار كشوفات المتابعة النهائية وتسليمها لوكلاء المدرسة والمعلمين
         5/5/11       التسجيل المبكر:
وكيل شؤون الطلاب  5/5/11/1    تحديد واعلان فترة التسجيل قبل نهاية الفصل الدراسي بثلاثة اسابيع
         5/5/11/2   توزيع الطلاب على ايام التسجيل حسب سنة الالتحاق بالمدرسة او وفق معدلاتهم التراكمية
المرشد الأكاديمي      5/5/11/3    الاجتماع مع الطلاب لاختيار المقررات الدراسية آلتي تناسبهم وفق الحد المسموح به من المقررات ووفق التخصص والتأكد من نجاحهم في المتطلبات السابقة
         5/5/11/4   اعتماد نموذج تسجيل مقررات الطالب بعد تعبئته من قبل الطالب من الجدول المقترح وفقا للنموذج (و.ط.ع. ن-01-03) بعد المشاورة معه والموافقة عليه
الطالب 5/5/11/5    يسلم نسخة من نموذج التسجيل الاصل لوكيل شؤون الطلاب ونسخة للمرشد الاكاديمي ويحتفظ بنسخة له
المرشد الاكاديمي      5/5/11/6    يسلم نسخة من السجل الاكاديمي للطالب وفقا للنموذج (و.ط.ع.ن-01-05) بعد انتهاء فترة الحذف
وكيل شؤون الطلاب  5/5/11/7    يوجه المساعد الاداري في القبول والتسجيل بحفظ نماذج التسجيل في الملفات المخصصة لها حسب الترتيب الهجائي او تسلسل الارقام
         5/5/12       التسجيل عبر الانترنت
وكيل شؤون الطلاب  5/5/12/1    الاعلان للطلاب عن الية التسجيل عبر الانتر نت والخطوات قبل نهاية الفصل الدراسي بوقت مبكر
         5/5/12/2   تسليم الطلاب رسميا رقم سري خاص لبرنامج التسجيل عبر الانترنت
         5/5/12/3   تنزيل الجدول الدراسي على موقع الانترنت بعد نهاية الاختبارات الفصلية وسيتم قبول وتسجيل الطلاب في المقررات من عدمه حسب نتائج الطالب واجتيازه لمقررات السلاسل  ومسار التخصص
         5/5/12/4   تحديد اوقات ومواعيد التسجيل وتكون مرتبة حسب اولوية التسجيل المقترحة: الخريجون اولا ثم حسب الاقدمية في سنة الالتحاق
         5/5/12/5   الاتاحة للطالب ثلاثة محاولات فقط للحذف والاضافة خلال الاسبوع الاول لضمان استقرار الجدول
مسجل المعلومات      5/5/12/6    طباعة بطاقات تسجيل الطلاب
وكيل شؤون الطلاب  5/5/12/7    توقيع بطاقات التسجيل من الطلاب واعتمادها.
المساعد الاداري       5/5/12/8    حفظ بطاقة التسجيل في الملفات الخاصة بها بعد توقيعها واعتمادها




وكيل شؤون الطلاب  5/5/12/9    حصر اعداد الطلاب في الشعب الدراسية لإغلاق الشعب الدراسية التي يقل نصابها عن (10) طلاب
         5/5/12/10 معالجة حالات التعارض في جدول الطلاب والحالات الاستثنائية كالخريجين يدويا
         5/5/12/11 الايعاز والتوجيه لمسجل المعلومات بطباعة الكشوف النهائية بداية الاسبوع الثاني موضحا فيها تاريخ قيد كل طالب في المقرر الدراسي وتسليمها للمعلمين رسميا
         5/6   حذف واضافة المقررات الدراسية (مدارس نظام المقررات ) :
         5/6/1         السماح بتنفيذ عملية اضافة المقررات والتي تستمر الى نهاية الاسبوع الدراسي الاول بعد موافقة المرشد الاكاديمي بالاستفادة من برنامج نور في الحالات التالية:
                   1-للطلاب الراغبين في تسجيل الحد الأعلى (7) مقررات
                   2-عند طرح المدرسة ثمان حصص يجوز للطالب الحاصل على معدل لا يقل عن (95) ان يسجل ثمان مقررات
                   3-اضافة مقررات بغرض تبديل المقررات المسجلة حسب توجيه المرشد الاكاديمي
                   4-اضافة مقررات حرة اختيارية بما لا يتجاوز (4)مقررات في كامل الخطة الدراسية
                   5-لا يجوز حذف فصل دراسي كاملا باستثناء الفصل الصيفي الا بعذر يوافق علية مجلس المدرسة
         5/6/2         السماح بتنفيذ عمليات الحذف للمقررات الدراسية والتي تستمر  الى نهاية الاسبوع الثاني للحالات التالية
                   1-حذف مقرر حسب التوصية المرشد الاكاديمي في الحالة وضعة خطة خاصة للطالب
                   2-حذف مقرر اذا كان مستوى الطالب الدراسي لا يؤهله لتسجيل الحد الأعلى حسب توجيه المرشد الاكاديمي
         5/6/3         تجهيز نماذج الحذف والاضافة (ابواك من ثلاث نسخ مكربنه ) وفقا للنموذج (و.ط.ع.ن-01-06) وكتابة التعليمات خلف النماذج وتجهيز ملف لحفظها
         5/6/4         تزويد معلمو المقررات والمرشد الاكاديمي بنماذج الحذف والاضافة وقوائم اسماء الطلاب في نهاية الاسبوع الاول لعمليات الاضافة وفي نهاية الاسبوع الثاني لعمليات الحذف
المرشد الاكاديمي      5/6/5 استقبال الطلاب الراغبين في اجراء عمليات الحذف والاضافة وتزويدهم بالنماذج ومناقشتهم وتوجيههم والتأكد من نظامية عدد الساعات وتوجيههم باعتماد ها من معلمو المقررات الدراسية
الطالب 5/6/6 تعبئة نماذج الحذف والاضافة واعتمادها من معلم المقررات وتسليمها للمرشد الاكاديمي
المرشد الاكاديمي      5/6/7 التأكد من استيفاء جميع البيانات في نماذج الحذف والاضافة واعتمادها من معلم المقرر ومراجعتها واعتمادها وتزويد وكيل شؤون الطلاب بها
مسجل المعلومات      5/6/8 استلام نماذج الحذف والاضافة من وكيل شؤون الطلاب وادخالها في الحاسب وتسليمها للمساعد الاداري
المساعد الاداري       5/6/9 استلام نماذج الحذف والاضافة وحفظها في الملفات الخاصة بها
مسجل المعلومات      5/6/10        تسليم وكيل شؤون الطلاب  قوائم اسماء الطلاب بعد انتهاء فترة الاضافة في نهاية الاسبوع الاول وبعد انتهاء فترة الحذف في نهاية الاسبوع الثاني
وكيل شؤون الطلاب  5/6/11        تسليم معلمو المقررات والمعلمين المكلفين بالإرشاد الاكاديمي قوائم اسماء الطلاب بداية الاسبوع الثالث من الفصل الدراسي
         5/6/12       تسليم جداول الطلاب للمرشدين الاكاديميين
المرشد الاكاديمي      5/6/13        تزويد الطلاب بجداولهم النهائية بعد انتهاء من عمليات الحذف والاضافة
         5/7   تأجيل الدراسة (مدارس نظام المقررات ):
الطالب 5/7/1 يجوز للطالب التأجيل لمرتين على الا تزيد مدة التأجيل عن (3) فصول دراسية طيلة المرحلة الثانوية
         5/7/2         يجوز للطالب التأجيل لمدة  فصل دراسي كامل او اكثر من عام
         5/7/3         يتم تعبئة طلب تأجيل الدراسة محدد فيه الفترة الزمنية وتقديمها لوكيل شؤون الطلاب
وكيل شؤون الطلاب  5/7/4 التأكد من طلب التأجيل وعرضة علي مجلس المدرسة
مجلس المدرسة         5/7/5 يقبل عذر طالب تأجيل الدراسة عنة مدة لا تزيد عن فصل دراسي
         5/7/6         يقبل عذر طلب تأجيل الدراسة عن مدة لا تزيد عن عام ويعتمده من شؤون الطلاب في التربية والتعليم
6- النماذج والسجلات

التسلسل         اسم النموذج   رقم النموذج/السجل   مكان الحفظ    مدة الحفظ
6/1   طلب تحويل من مدارس تحفيظ القرآن الكريم والمعاهد العلمية الي التعليم العام    و.ط.ع.ن-01 -01   القبول والتسجيل       مستمر
6/2   البيانات الشخصية للطالب     و.ط.ع.ن-01 -02   القبول والتسجيل       مستمر
6/3   كشف بأسماءطلاب المجموعة        و.ط.ع.ن-01 -03   القبول والتسجيل       مستمر
6/4   نموذج تسجيل طالب  و.ط.ع.ن-01 -04   القبول والتسجيل       مستمر
6/5   السجل الاكاديمي للطالب      و.ط.ع.ن-01 -05   القبول والتسجيل       مستمر
6/6   نموذج حذف واضافة مقررات دراسية       و.ط.ع.ن-01 -06   القبول والتسجيل       عام دراسي

رقم العملية: 2          اسم العملية: إعداد الجداول المدرسية رمز العملية: (و.ت.ع.-01)

1-الهدف       توضيح الإجراءات والخطوات المتبعة في إعداد الجداول المدرسية .
2-نطاق العمل يطبق هذا الإجراء على إعداد الجداول المدرسية التي تسهم في تنظيم الحصص المدرسية .
3-الوثائق ذات العلاقة         3/1 الخطة الدراسية للمناهج .
4-التعريفات   جدول الحصص الأسبوعي : هو الذي ينظم ويوزع الحصص خلال اليوم الدراسي على الهيئة التعليمية .
5-العملية*:

المختص        الإجراء
         5/1   جدول الحصص الأسبوعي :
وكيل الشؤون التعليمية         5/1/1 مراعاة العدل بين المعلمين عند إعداد الجداول وفي توزيع الحصص الأولى والأخيرة .
         5/1/2         عدم تكرار حصص أي مادة في يوم اكثر من حصة أو حصتين متتاليتين إلا اذا كانت حصص المادة أكثر من أيام الاسبوع أو تقتضي طبيعة المادة ذلك.
         5/1/3         عدم تجزئة المادة الواحدة للفصل الواحد بين أكثر من معلم كمشروع اللغة العربية , وتوزيع المعلمين على الصفوف حسب تخصصاتهم .
         5/1/4         توزيع الحصص على الجدول الدراسي مراعياً البنود السابقة مع مراعاة عدد الحصص الدراسية لكل مادة .
         5/1/5         عرض الجدول الدراسي على المعلمين والتعرف على ملاحظاتهم ومعالجتها .
         5/1/6         رفع جدول الحصص المدرسي المقترح إلى قائد المدرسة لاعتماده .
قائد المدرسة   5/1/7 اعتماد جدول الحصص المدرسي .

وكيل الشؤون التعليمية         5/1/8 وضع الجدول في مكان بارز في مكتب قائد المدرسة ووكلاء المدرسة وغرف المعلمين .
         5/1/9         توزيع جدول الحصص على المعلمين .
         5/1/10       تزويد وكيل شؤون الطلاب بجدول الحصص الدراسية .
         5/2   جدول حصص الانتظار :
وكيل الشؤون التعليمية         5/2/1 إعداد سجل توزيع حصص الانتظار وفق نموذج ( و.ت.ع.ن-01-01) او عبر البرنامج الحاسوبي للجداول والخاص بحصص الانتظار .
         5/2/2         إعداد ومراجعة جدول حصص الانتظار والتأكد من الاعتبارات السابقة ورفعه لقائد المدرسة لاعتماده .
قائد المدرسة   5/2/3 اعتماد جدول حصص الانتظار .

وكيل الشؤون التعليمية         5/2/4 تدوين حصص الانتظار في جدول الحصص الدراسية وجدول المعلم .
         5/2/5         تحديد المعلمين الغائبين بشكل يومي .
         5/2/6         تحديد الحصص التي تدرج في قائمة الانتظار للمعلمين الغائبين .
         5/2/7         تعبئة وتدوين حصص المعلم الغائب في سجل حصص الانتظار.

المعلمون        5/2/8 تحديد ماينبغي عمله في حصة الانتظار من المعلم كاستخدام حقيبة الانتظار أو حقيبة المعلم أو مركز مصادر التعلم .
         5/2/9         توقيع المعلمين الذين قاموا بإشغال حصص الانتظار في السجل الخاص به .
         5/3   جدول الإشراف اليومي :


وكيل الشؤون التعليمية         5/3/1 التعرف على رغبات المعلمين في الاشراف اليومي وفي اختيار الأيام المناسبة واختيار الزميل .
         5/3/2         تحديد المعلمين الذين يتم تكليفهم بالإشراف اليومي .
         5/3/3         توزيع الإشراف على المعلمين بالأيام وفقاً للنموذج ( و.ت.ع.ن-01-02 ) .
         5/3/4         إبلاغ المعلمين بجدول الإشراف اليومي وتوزيعه عليهم .
المعلمون        5/3/5 التوقيع على جدول الإشراف اليومي .
وكيل الشؤون التعليمية         5/3/6 تدوين جدول الإشراف اليومي في جدول الحصص الأسبوعي.
المعلمون        5/3/7 تدوين جدول الإشراف اليومي في جداول المعلمين والالتزام به .
وكيل الشؤون التعليمية         5/3/8 وضع جدول الإشراف اليومي في غرفة القائد والوكلاء وغرف المعلمين .
         5/3/9         الإعلان بشكل يومي عن أسماء المعلمين المشرفين في اليوم التالي للإشراف اليومي في أماكن بارزة للمعلمين ومواقع الإشراف لكل معلم .
         5/3/10       إعداد تقرير إسبوعي عن سير الإشراف اليومي ورفعه لقائد المدرسة .
         5/4   جدول المناوبة اليومية :

وكيل الشؤون التعليمية                  يجب مراعاة مايلي في إعداد جدول المناوبة اليومية :
         5/4/1         التعرف على رغبات ومقترحات المعلمين في إختيار أيام المناوبة .
         5/4/2         مراجعة الاسماء والتأكد منها مع مراعاة الإعتبارات السابقة .
         5/4/3         تحديد أيام المناوبة خلال العام الدراسي وتحديد المعلمين المناوبين .
المعلمون        5/4/4 التوقيع على سجل المناوبة والإلتزام به وفق نموذج ( و.ت.ع.ن-01-03 ) .
وكيل الشؤون التعليمية         5/4/5 متابعة المعلمين للمناوبة .
المعلم المناوب 5/4/6 تسجيل جميع الملحوظات على الطلاب قبل وبعد الدوام الرسمي .
وكيل الشؤون التعليمية         5/4/7 مراجعة التقارير اليومية المقدمة من المعلم المناوب .
         5/4/8         تزويد وكيل شؤون الطلاب بجميع الملحوظات على الطلاب قبل وبعد الدوام الرسمي .
         5/4/9         إعداد تقارير إسبوعية ورفعها لقائد المدرسة .

6- النماذج والسجلات

التسلسل         اسم النموذج   رمز النموذج/ السجل مكان الحفظ    مدة الحفظ
6/1   جدول توزيع حصص الانتظار       و.ت.ع.ن-01-01    وكيل الشؤون التعليمية         عام دراسي
6/2   جدول المناوبة و الإشراف اليومي   و.ت.ع.ن-01-02    وكيل الشؤون التعليمية         عام دراسي
6/3   تقرير المناوبة اليومية و.ت.ع.ن-01-03    وكيل الشؤون التعليمية         عام دراسي
رقم العملية: 3          اسم العملية: الكتب المدرسية  رمز العملية: (و.ط.ع.-02)

1-الهــدف      تحديد الإجراءات والخطوات المتبعة في تحديد إحتياجات المدرسة من الكتب الدراسية وتسليمها للطلاب في المدرسة .
2-نطاق العمل تطبق هذه الإجراءات على إستلام وتسليم الكتب الدراسية للطلاب .
3-الوثائق ذات العلاقة         لا يوجد
4-التعريفات   الكتب الدراسية : هي التي تشتمل على المناهج المقررة من وزارة التعليم .
5-العملية*:

المختص        الإجراء
قائد المدرسة   5/1    تعبئةالإحتياج من القررات الدراسية من خلال البرنامج الحاسوبي بعد إدخال البيانات .
المساعد الإداري       5/2    إعداد وتجهيز مستودع الكتب في مكان مناسب بالمدرسة مزود بما يحتاجه لحفظها .
قائد المدرسة   5/3    التنسيق مع وكيل شؤون الطلاب باستلام الكتب الدراسية والتأكد من إكتمالها ومطابقتها للطبعة المعتمده .
         5/4   التوقيع وإعتمادإستلام الكتب .
المساعد الإداري       5/5    وضع المقررات الدراسية في مكان مناسب وفرزها حسب الصفوف .
وكيل شؤون المطلاب         5/6    تسليم المقررات الدراسية للطلاب المنتظمين والمنتقلين من المدرسة والتوقيع على الاستلام في بداية كل فصل دراسي وفق نموذج ( و.ط.ع.ن-02-01 ) .
المساعد الإداري       5/7    حصر الطلاب الذين لم يتم تسليمهم المقررات الدراسية وفقاً للصف  والمادة الدراسية .

وكيل شؤون الطلاب  5/8    إعداد خطاب  بنواقص المقررات الدراسية إعداد الخطاب لإدارة المستودعات واعتماده من قبل قائد المدرسة .
         5/9   تسليم المقررات الدراسية للطلاب بعد استيفائها من إدارة المستودعات .
         5/10 تسلم المقررات الدراسية الناقصة للطلاب والتوقيع على الاستلام .
         5/11 إستلامالمقررات الدراسية من الطلاب في نهاية الفصل الدراسي وفق النموذج  السابق .
المساعد الإداري       5/12  إستلامالمقررات الدراسية من وكيل شؤون الطلاب وحفظها في المستودعات أو الأماكن المخصصة والمناسبة لها لإتخاذ الإجراءات اللازمة حسب التنظيمات المعتمده.

6- النماذج والسجلات

التسلسل         اسم النموذج   رمز النموذج/ السجل مكان الحفظ    مدة الحفظ
6/1   نموذج تسليم المقررات الدراسية للطلاب     و.ط.ع.ن-02-01    وكيل شؤون الطلاب  عام دراسي

رقم العملية: 4          اسم العملية: تسيير الميزانية التشغيلية         رمز العملية: م.م.ع.-01

1-الهدف       توضيح الإجراءات المتبعة  في اعداد الميزانية التشغيلية للمدرسة و عملية شراء المستلزمات المدرسية و صرفها حسب البنود المخصصة
2-نطاق العمل يطبق هذا الإجراء على عملية تسيير و إعداد الميزانية التشغيلية و عملية الشراء والصرف .
3-الوثائق ذات العلاقة         1/3 تعميم الصناديق المدرسية .
2/3 الدليل الإجرائي للميزانية التشغيلية للمدرسة  .
4-التعريفات   1/4 الميزانية التشغيلية : هي مخصصات مالية لسنة مالية محددة يتم الصرف منها على النفقات الجارية لتوفير البيئة التعليمية الملائمة بصورة مستمرة .
2/4 المشتريات :هي المستلزمات التي يتم تأمينها و شراؤها و فقاً لبنود و أوعية الصرف المنظمة لذلك.
3/4 البند : فرع من فروع أبواب الميزانية العامة يتم الصرف منه على وجه محدد من أوجه الصرف.
5-العملية:

المختص        الإجراء
قائد المدرسة   1/5    تزويد لجنة الصندوق المدرسي بإشعار الميزانية التشغيلية المعتمدة للمدرسة من قبل إدارة التعليم أو مكتب التعليم وبنود صرفها.
لجنة الصندوق المدرسي       2/5    التعميم على الجهات المعنية في المدرسة ببنود الميزانية بتحديد المتطلبات و المستلزمات في بداية العام الدراسي.
وكيل الشؤون المدرسية        3/5    تحديد احتياجات المدرسة من متطلبات و مستلزمات النظافة و الصيانة الطارئة.
وكيل الشؤون التعليمية         4/5    تحديد الاحتياجات و المستلزمات التعليمية و التدريبية و تقديمها إلى لجنة الصندوق المدرسي في بداية كل عام .
وكيل شؤون الطلاب  5/5    تحديد متطلبات القبول و التسجيل و النشاط الطلابي و تقديمها للجنة الصندوق المدرسي في بداية كل عام .
رئيس و أعضاء لجنة الصندوق المدرسي   5/6    مراجعة الوثائق و المستندات و التأكد من مطابقتها للبنود.
         5/7   وضع خطة زمنية للصرف في بداية العام الدراسي وفقاً لأوعية الصرف ( النشاط الطلابي , التدريب , مستلزمات تعليمية .... الخ ) وفقاً للأنظمة المعتمدة .
وكلاء المدرسة         8/5    يقوم وكلاء المدرسة المعنيون ببنود الميزانية بعملية الشراء و احضار الوثائق و المستندات المطلوبة و تقديمها للجنة الصندوق المدرسي.
رئيس و أعضاء لجنة الصندوق المدرسي   5/9    التأكد من المستندات و الوثائق المقدمة و المبالغ المطلوبة.
         5/10 إعتمادصرف المبالغ المستحقة وفقاً للوثائق و المستندات وبنود الميزانية.
أمين لجنة
الصندوق المدرسي    5/11  تسجيل المشتريات بسجل المشتريات وفقاً للنموذج (م.م.ع.ن-01-01) وتوقيع أعضاء اللجنة على السجل.
         5/12 حفظ الوثائق و السجلات في الملفات الخاصة بذلك.
قائد المدرسة   13/5  في حال عدم توفر المستحقات المالية لدى المدرسة القيام برفع المطالبة بالتعويض لإدارة التربية و التعليم أو مكتب التربية و التعليم حسب الإجراءات النظامية ووفقاً للنموذج ( م.م.ع.ن-01-02).

6- النماذج والسجلات

التسلسل         اسم النموذج   رقم النموذج   مكان الحفظ    مدة الحفظ
1/6   سجل مشتريات المدرسة      م.م.ع.ن-01-01      أمين لجنة الصندوق المدرسي         مستمر
2/6   أمر مطالبة     م.م.ع.ن-01-02      أمين لجنة الصندوق المدرسي         مستمر

رقم العملية: 5          اسم العملية: تشغيل المقصف المدرسي ذاتيًا رمز العملية: م.م.ع.-01

1-الهدف       توضيح الإجراءات و الخطوات المتبعة في تشغيل المقصف في داخل المدرسة.
2-نطاق العمل يطبق هذا الإجراء على عملية تشغيل المقصف المدرسي.
3-الوثائق ذات العلاقة         1/3 تعميم لائحة الصناديق المدرسية .
4-التعريفات   1/4لجنة الصندوق المدرسي: هي اللجنة التي ترعى الموارد البشرية للمدرسة ويتم صرف المبالغ وفق الأنظمة واللوائح المنظمة لذالك.
2/4المؤسسة : الشركة أو المؤسسة المختصة في مجال الأغذية و تكون مرخصة وفقاً للأنظمة و التعليمات.
5-العملية:

المختص        الإجراء
         5/1   اختيار المؤسسة :
وكيل الشؤون المدرسية        5/1/1 حصر المؤسسات التي سبق لها العمل في مجال المقاصف المدرسية أو الأغذية في العام السابق من خلال قسم خدمات الطلاب في ادارة التعليم أو من مديري المدارس القريبة.
         5/1/2         تحديد فترة استقبال العروض المقدمة من الشركات و المؤسسات لتشغيل المقصف.
         5/1/3         تحديد فترة التوقف عن استقبال عروض الشركات و المؤسسات قبل نهاية العام الدراسي بأسبوعين.
وكيل الشؤون المدرسية        5/1/4 الاتصال بالشركات و المؤسسات في مجال الأغذية لتقديم عروضها للمدرسة عن طريق الإعلان بالوسائل المختلفة
         5/1/5         استلام العروض المقدمة من الشركات و المؤسسات في مجال الأغذية.
لجنة الصندوق المدرسي       5/1/6 دراسة عروض الشركات وفقاً للشروط المحددة في العرض و ترتيبها وفقاً لأفضل العروض.
         5/1/7         التأكد من وجود الشهادات الصحية وتكون سارية المفعول مدة العقد.
         5/1/8         التأكد من متطلبات التشغيل.

قائد المدرسة   5/1/9 الاتصال بالمؤسسة التي قدمت العرض الأفضل لتوقيع العقد
         5/1/10       توقيع العقد مع الشركة المعنية في مجال الأغذية .
         5/1/11       تسليم الشركة نسخة من العقد.
         5/1/12       رفع نسخة العقد إلى ادراةالتعليم .
وكيل الشؤون المدرسية        5/1/13        حفظ نسخة من العقد.
         5/2   استلام إيرادات المقصف:
قائد المدرسة   5/2/1 استلام الشيك من المؤسسة المشغلة للمقصف.
         5/2/2         التوقيع على سند استلام الشيك من قبل المؤسسة مع الاحتفاظ بصورة من سند الاستلام .
         5/2/3         تسليم الإيراد لأمين لجنة الصندوق المدرسي.
أمين لجنة الصندوق المدرسي         5/2/4 تسجيل قيمة المبلغ في سجل الإيرادات ويتم توقيع جميع أعضاء لجنة الصندوق المدرسي على استلام المبلغ.
         5/2/5         إيداع ايرادات المقصف في الحساب البنكي الخاص بالمدرسة.
         5/3   متابعة أعمال المقصف:
وكيل الشؤون المدرسية        5/3/1 زيارة المقصف بشكل اسبوعي للتأكد من توفر الشروط الصحية.
         5/3/2         التأكد من ابراز الشهادة الصحية في المقصف وتكون سارية المفعول خلال مدة العقد.
         5/3/3         التأكد من متطلبات تشغيل المقصف.
         5/3/4         إعداد تقارير عن الزيارة الدورية وتقديمها لقائد المدرسة .
قائد المدرسة   5/3/5 إذا وجدت مخالفة أو اخلت الشركة بالعقد يتم تنفيذ الشروط الجزائية الواردة فيه.
6- النماذج والسجلات

التسلسل         اسم النموذج   رقم النموذج   مكان الحفظ    مدة الحفظ
1       لا يوجد                           


رقم العملية: 6          اسم العملية: تنظيم الاتصالات الإدارية       رمز العملية: م.م.ع.-03

1-الهدف       توضيح الاجراءات المتبعة في تنظيم الاتصالات الادارية
2-نطاق العمل يطبق هذا الاجراء على السكرتارية بالمدرسة
3-الوثائق ذات العلاقة         لا يوجد
4-التعريفات   4/1 الوارد: هي جميع المراسلات التي ترد للمدرسة من خطابات ورسائل ورقية وبريد الكتروني وفاكسات.
4/2 الصادر : هي جميع المراسلات الصادرة عن المدرسة من خطابات ورسائل ورقية وبريد الكتروني وفاكسات.
4/3 سجل توديع المعاملات : هو السجل الذي يدون فيه رقم صادر الرسالة واسم وتوقيع المستلم للرسالة.
4/4 الجهة المعنية في المدرسة : هم جميع العاملين موزعين حسب الأنشطة الرئيسة داخل المدرسة من هيئة تعليمية وادارية.
4/5 الجهة الخارجية : هي الدوائر أو المؤسسات خارج المدرسة.
5-العملية:

المختص        الإجراء
         1/5   البريد الوارد: :
سكرتير قائد المدرسة 5/1/1 استقبال جميع المراسلات التي ترد إلى المدرسة.
         5/1/2         تسجيل جميع المراسلات بسجل الوارد العام نموذج (م.م.ع.ن-02-01) أو عن طريق البرنامج الحاسوبي.
         5/1/3         وضع رقم الوارد العام في أعلى أول ورقة للرسالة.
         5/1/4         عرض جميع ما يرد على القائد للتوجيه.
قائد المدرسة   5/1/5 الاطلاع ومراجعة المراسلات الواردة إلى المدرسة وتوجيهها إلى الجهة المعنية داخل المدرسة.
عامل خدمات 5/1/6 توصيل كل رسالة للجهة المعنية بالمدرسة حسب توجيه القائد.
الجهة المعنية داخل المدرسة  5/1/7 التوقيع على استلام المراسلات الواردة الخاصة بهم نموذج (م.م.ع.ن-02-02).
سكرتير قائد المدرسة 5/1/8 حفظ جميع المراسلات بالملفات المخصصة.
         5/1/9         متابعة التنفيذ للمراسلات التي تحتاج إلى ردود.
سكرتير قائد المدرسة 5/2    البريد الصادر:
         5/2/1         استقبال جميع المراسلات الصادرة من القائد وتسجيلها.
         5/2/2         تسجيل كل خطاب يصدر من المدرسة للجهات الخارجية بسجل الصادر نموذج (م.م.ع.ن-02-03) أو عن طريق البرنامج الحاسوبي .
         5/2/3         وضع رقم الصادر العام على الخطاب وكذلك تاريخ الخطاب وعدد المرفقات.
         5/2/4         وضع الخطاب داخل مظروف للحفاظ على السرية.
         5/2/5         وضع نسخة من كل خطاب مرسل بملف الصادر.
         5/2/6         تسجيل الخطاب الأصل بسجل التوديع للتسليم.
         5/2/7         متابعة تسجيل اسم وتوقيع المستلم في سجل التوديع بعد الاستلام.
         5/2/8         تسجيل أصول المراسلات بسجل توديع المعاملات نموذج (م.م.ع.ن-02-04)
عامل الخدمات         5/2/9 وضع المراسلات داخل السجل ويتم تسليمها به.
الجهة الخارجية        5/2/10        عند التسليم بدون اسم وتوقيع المستلم للرسالة.
عامل الخدمات         5/2/11        يسلم سجل التوديع لدى سكرتير قائد المدرسة للرجوع إليه عند الحاجة.

ليست هناك تعليقات:

إرسال تعليق