الجمعة، 28 أكتوبر، 2016

ما هو القياس

ما هو القياس
    يتكون القياس من تدريج عددي يعزى لإحدى الخصائص الملموسة أو غير الملموسة لشيء..
    مثل الحجم والطول والكثافة ودرجة الحرارة..
    .. ورضى الزبائن
    والتدريج قد يكون ( جيد-متوسط –سيء) ..
    ..وقد يكون ( صفر – 10 )
ما هو القياس؟؟..
    المقاييس نسبية  relative
    يُعبر عنها بالرجوع reference إلى شيء آخر
    قد يكون المرجع مقارن
    وقد يكون المرجع مقياس standard عالمي ..
    .. مثل السنتمتر والجرام والثانية ودرجة الحرارة..
مكونات القياس
    يتكون المقياس من:
    رقم .. و
    ..وحدة قياس
    الرقم يعطينا الكم
    ووحدة القياس تُعطي الرقم معنى
    مثال 25سم.. 300 غم
طرق القياس

    قياس مباشر: بقياس الجسم او الحالة
    مثل طول جسم أو وزنه.
    قياس غير مباشر: بقياس تأثير الشيء
    مثل قياس كتلة كوكب أو قياس المعنويات.
لماذا نحتاج إلى قياس الأداء؟؟..
    تقدم القياسات تغذية عكسية..
    ..تعكس واقع المؤسسة
    وتعزز من سيطرتهم على ميادين عملهم
    تحدد من هو المسئول عن النتائج-فيعرف كل فرد وكل فريق ماذا عليهم تحقيقه-تعريف الجميع مدى تقدمهم في إتمام عملهم-ويصبح الجميع مسئول عن عمله.
    تعديل الأهداف اٌستراتيجية.
    تفهم العمليات  processes - إذ لا يمكن فهم العمليات دون قياسها.
    تفهم إمكانات العمليات.
لماذا نحتاج إلى قياس الأداء؟؟..
    تحديد الأولويات – معرفة حجم المشاكل
    التخطيط
    التوقع
    تسهيل قرارات التكليف delegation منح الصلاحيات empowerment من خلال قياس الأداء الفردي.
    الدفاع عن وجهة نظر – بتدعيمها بالأرقام.
    تعديل ثقافة المؤسسة.
    تكريم الأداء المتميز.
    مكافئة المتميزين بتبني نظام حوافز.

ماذا يفيدنا قياس الأداء

    مدى حسن الأداء.
    هل تتحقق الأهداف.
    يعزز المسائلة accoutability
    مدى رضى الزبائن.
    إذا ما كانت العمليات تخضع للسيطرة العملياتية.
    وإذا ما كانت التحسين ضروري..
    .. وأين؟؟..

تفهم من أجل التغيير
حدد إحتياجات زبائنك
قس مدى تلبيتك لهذه الإحتياجات
تفهم عمليات الإنتاج وإعمل على تعديلها
قس نتائج التعديل
حدد الفرق في النتائج
إذا لم يحدث تحسن – فقد يعود ذلك إلى عدم تفهم العملية أو إلى عدم نجاح الحل – حاول مجدداً
ما هي مقاييس الأداء


    مقاييس الاداء تقدم معلومات كمية عن المنتجات والخدمات والعمليات التي تنتجها.
    إنها أدوات تساعد على تفهم وإدارة وتحسين المؤسسة.
    وهي تزودنا بالمعلومات الضرورية لبناء القرارات
القياس من أجل تحسين الجودة
    تحديد حجم الفجوة بين إحتياجات الزبائن وما يحصلون عليه
    قياس العملية التي تنتج السلع أو الخدمات.
    قياس حجم الفجوة بعد إجراء تحسينات.
        العمل على إجراء تحسينات بدون هذه الخطوات
              يشبه محاولة إصابة هدف في الظلام
أنواع القياسات
    الفاعلية: ويقيس مدى مقابلة المنتج للمتطلبات.
    الكفاءة: مقياس قدرة العملية على انتاج المخرج المطلوب بالحد الادنى من كلفة الموارد.
    الجودة:درجة مطابقة المنتج أو الخدمة للمتطلبات.
    التوقيت: مقياس للبدء والإنتهاء من عملية حسب الإطار الزمني المحدد.
    الإنتاجية: القيمة المضافة مقسمة على قيمة العمالة ورأسالمال المستهلك.
    السلامة المهنية: وتقيس الوضع الصحي والبيئي للمؤسسة.
قياس الكفاءة
    كفاءة الأفراد وخطوط الإنتاج والمصانع.
    تقاس الكفاءة بقسمة الزمن المستخدم على زمن الحضور.
    يحتسب الزمن المستخدم used time بضرب مجموع الإنتاج بالزمن القياسي لكل منتج أو مرحلة إنتاج( بالساعات أو الدقائق ).
    يحتسب زمن الحضور presence time بضرب ساعات ( أو دقائق ) الدوام بعدد العمال.
    عند إحتساب كفاءة عامل واحد تستخدم نفس الطريقة بإحتساب عدد العمال (1).
    يراعى إستخدام نفس الوحدة للزمن ..إما دقائق أو ساعات.
قياس الجودة
    تقاس الجودة بعدد من الطرق:
    نسبة الراجع: بإحتساب نسبة الكميات المرفوضة إلى الكميات المفحوصة.. ويعبر عنها بالنسبة المئوية.
    نسبة النخب الثاني: بعد منتجات النخب الثاني وقسمتها على مجموع الإنتاج..ويعبر عنها بالرقم المطلق والنسبة المئوية.
    نسبة التصليح: بعد المنتجات التي يتم تصليحها وقسمتها على على مجموع الإنتاج.. ويعبر عنها بالنسبة المئوية.
قياس الموارد البشرية
    الحضور ( الغياب ): بإحتساب مجموع الغائبين وقسمته على مجموع العاملين..
    .. ويعبر عنه كرقم ونسبة مئوية.
    التدوير: بإحتساب مجموع الذين تركوا المؤسسة خلال فترة محددة ( غالباً شهر ) مقسوماً على مجموع العاملين..
    ..ويعبر عنه برقم ونسبة مئوية.
قياس التدريب
    فعالية التدريب: ويقاس بمدى تحقيق أهداف التدريب-
    الذي قد يكون بلوغ كفاءة معينة خلال فترة معينة.
    وتقاس بتثبيت أحد المتغيرين.. الكفاءة أو الفترة الزمنية.
    إذا كان الهدف بلوغ كفاءة 60% خلال 20 يوم.. فبلغ 55% خلال الـ 20 يوم .. فتقاس فعالية التدريب بقسمة 55% على 60%..
    ..وإذا ما بلغ الـ 60% في 25 يوم فتقاس فعالية التدريب بقسمة 20 على 25.
تطور الموارد البشرية
    تزداد أهمية قياس تطور وتنمية مهارات الفئات الوظيفية المختلفة.
    وهو من الأبعاد التي يصعب قياسها..
    ..ولكن يمكن وضع عدد من المعايير تتعلق بالتغيير وإكتساب المهارات وتبني عادات مهنية حميدة..
    ووضع مقياس من 1 إلى 10..
    .. وإجراء تقييمات شهرية أو فصلية أو سنوية..
    ثم إجراء مقارنات.
قياس الأداء المالي
    الأرباح.
    الأرباح قبل الضرائب.
    العائد على الإستثمار ROI
    العائد على حقوق الملكية   ROE
    تكلفة القطعة.
    تكلفة الساعة ( الدقيقة ).
    تكلفة العامل ( المحطة الإنتاجية ). 
قياس الأداء التسويقي
    حجم المبيعات: تقاس المبيعات بالمقارنة مع هدف موضوع للفترة.. ويعبر عن ذلك برقم ونسبة مئوية.

    حصة السوق: تقاس بقسمة الحصة الحقيقية للمؤسسة على الحصة المستهدفة.

قياس الأداء السلبي
    الهدر: من أجل محاربة الهدر والقضاء عليه ينبغي وضع وسائل لقياسه ومتابعة التحسن.
    كلفة الإخفاق ( في الجودة ) cost of failure: من أجل تخفيض كلفة الإخفاق يجب تطوير وسائل قياس تحتسب الكلف الإضافية التي تتكبدها المؤسسة نتيجة لإنتاج منتجات نخب ثاني وتوالف وتصليح عيوب بعض المنتجات.
    التوظيف الزائد over employment: يجب القياس بشكل دوري العدد المطلوب من الموظفين من أجل إحتساب العدد الزائد إن وُجد.
التعبير عن القياس
    التعبير العددي – عدد مطلق.
    التعبير العددي – نسبة مئوية.
    المقارنة.
    التعبير البياني.
نظام القياس المثالي
     يعكس إحتياجات الزبائن
    يقدم أساس متفق عليه لصنع القرارات.
    سهل الفهم.
    وينطبق على نطاق واسع.
    ويمكن أن يفهم ويفسر بنفس الطريقة .
    دقيق في تفسير النتائج.
    قليل الكلفة عند التطبيق
القواعد الأساسية لنظام قياس فعال

    قياس ما هو مهم فقط.
    عدم الإكثار من القياس.
    التركيز على ما يؤثر على رضى الزبائن.
    إقحام الزبائن في تصميم نظم القياس..
    ..من أجل تلبية إحتياجاتهم.
    إشراك العاملين في تصميم وتطبيق نظم القياس.
    ..والمساعدة على تحسين نظم القياس.
    مؤشرات الأداء الأساسية:
    قياس جوانب الأداء المختلفة..
    حيث يوجد هدف لكل جانب من جوانب الأداء.
    أي مستوى للأداء دون هذا الهدف يعد غير مقبول
جوانب الأداء 
    رضى الزبائن:
    المؤسات بحاجة إلى قياس أداء زبائنهم..
    .. بحاجة إلى سماع صوت زبائنهم.
    كثيراً ما تُستخدم الإستبيانات لقياس رضى الزبائن.. مثل المطاعم..
    حسث يعبئ الزبون إستمارة.
    ومؤخراً بدأ البعض بإستخدام الإنترنت.
جوانب الأداء 
    الجودة:
    قياس الجودة أمر في غاية الأهمية..
    .. ولا تستطيع أي المؤسسة العمل بدونه.
    من أجل التأكد أن المخرجات مطابقة للمواصفات.
    ولتجنب الإساءة للعلاقة مع الزبائن.
جوانب الأداء 
    الحضور:
    حضور الموظفين إلى العمل أمر حيوي يستحق القياس.
    وتزداد أهميته في بعض الصناعات والمهن.
    لذلك تعتمد المؤسسات وسائل قياس للحضور.
    من أجل تحسينه.. والحد من الغياب.
جوانب الأداء
    الكفاءة:
    من أهم عوامل الأداء لعمال المصانع..
    .. والتي تحدد في مجملها أداء المصنع ككل.
    تعتمد المصانع وسائل قياس لمتابعة وتحسين الكفاءات الفردية والجماعية.
    يسجل فيها الإنتاج اليومي للعامل وتوقفاته..
    .. ويحتسب الكفاءة على أساس ذلك.
    تساعد مؤشرات الأداء الأساسية على تحقيق أهدافها ..
    .. من خلال قياس تقدمها.
    وهي متفق عليها من قبل المؤسسة.
    وهي تعكس عوامل النجاح.
    إختيار مؤشرات الأداء يجب أن يكون بحيث تعكس أهداف المؤسسة..
    .. ويجب أن تكون قابلة للقياس.

من أجل عملية جمع بيانات فعالة1
    ما هي الأسئلة التي ينبغي توجيهها؟.
    ما هي أدوات تحليل البيانات التي ينبغي إستخدامها     
     ( باريتو، جدول السيطرة.. ) ؟.
    ما هو نوع البيانات التي تحتاجها أدوات تحليل البيانات؟.
    كيف توصل النتائج ؟.
من أجل عملية جمع بيانات فعالة2
     من أين يتم الحصول على البيانات ( من أي نقطة في خط الإنتاج )؟.
    من الذي يجب أن يقدم البيانات ( مصدر البيانات )؟.
    كيف يمكن جمع البيانات بأقل جهد؟.
    كيف يمكن جمع البيانات بأقل إحتمال للخطأ؟؟.
    ما هي المعلومات الإضافية الضرورية لإجراء تحليلات؟.
فوائد القياس
     تحديد إذا ما كانت المؤسسة تحقق رضى الزبائن
    المساعدة على تفهم عمليات الإنتاج ومصادر المشاكل فيها
    التأكد من أن القرارات مبنية على الحقائق وليس على العواطف أو الحدس..
    لإظهار أين يجب إجراء تحسينات.
    التأكد إذا ما كانت التحسينات قد تحققت فعلياً.
    لإظهار المشاكل الناجمة عن الإنحياز والعواطف وعن الإعتياد.
    تحديد إذا ما كان الموردون يلتزمون بمتطلبات المؤسسة. .
دورة التغذية العكسية

    Basic Feedback Loop
    وهي الدورة التي تسير بها المعلومات إنطلاقاً  من موقع الحدث ( النشاط activity ) مروراً بعدد من المحطات والعودة إلى نقطة الإنطلاق..
    ..كما هو مبين آتياً...
دورة التغذية العكسية
     يقوم المجس ( الجهة التي تستنبط البيانات ) بتقييم الأداء الفعلي
    يقوم المجس بتقرير (  تقديم تقرير ) إلى مشرف
    يقوم المشرف بمقارنة بيانات قياس الأداء مع الأهداف الموضوعة
    إذا تبين أن هناك إنحراف يحتاج إتخاذ إجراءات-يقوم بتقديم تقرير إلى مدير صاحب قرار
    يقرر المدير إذا ما كان هناك ضرورة القيام بعمل تصحيحي
    في حال الحاجة إلى خطة تصحيحية يُتفق على أركانها وتوضع موضع التنفيذ.                              
جيري هاربر
دورة التغذية العكسية2
    يقوم مشرف خط الإنتاج بالحصول على البيانات من محطات إنتاج معينة.
    يقوم بإلإدخال البيانات إلى برنامج خاص محوسب.
    بحيث تجري:
    مقارنات تلقائياً مع ” الهدف
    ومع نتائج أخرى
    وتوضع بقالب تراكمي
    ويحتسب العجز إن وجد.
    يوزع التقرير حاسوبياً أوباليد على جميع أصحاب العلاقة.
    ضرورة القيام بتغذية عكسية ( من قبل الإداريين ) مثل .. تقدير..توجيه..خطة تصحيحية شاملة..                                                                                     10
خطوات عملية القياس
    حدد مسار العملية –تركيب خط الإنتاج ومسار المواد -
    حدد النشاطات الحرجة التي ينبغي قياسها.
    حدد أهداف أداء ومعايير أداء.
    حدد مقاييس أداء.
    حدد الأطراف المسئولة – لتتعامل مع إستنباط نقل البيانات
    إجمع البيانات- التأكد من الدقة.
    حلل البيانات-تُحول المعلومات الخام إلى مقاييس في تقرير.
    قارن المقاييس مع الأهداف المحددة مسبقاً.
    قرر إذا ما كانت ”خطوات تصحيحية ” ضرورية.
    إجري بعض التغييرات والتعديلات..عند الضرورة.
    عدل الأهداف .. إذا كان ذلك مناسباً.
الإنحياز
    تعاني عملية القياس من بعض أنواع الإنحياز bias التي تؤثر في دقة القياسات ، مثل:
    الإستبعاد- بعدم شمول جزء من العملية من جمع البيانات.
    تشويه البيانات من قبل جامع البيانات
    عدم إتباع تعليمات جمع البيانات – يؤدي إلى بيانات ناقصة او مشوهة
    ضياع بعض البيانات أثناء الجمع أو النقل
    التقدير – قيام جامع البيانات بتقديرها بدل عدها
    جمع البيانات في الوقت الخطأ                                    8

التقارير
    التقارير هي الأداة التي تنقل المعلومات وتوثقها
    وقد تكون ورقية أوإلكترونية
    وفي الحالتين يجب أن تكون مصممة جيداً بحيث تظهر الكم المناسب من المعلومات
    وتجري مقارنات مع الإهداف الموضوعة بالخطة السنوية أو الشهرية
    ومقارنات مع نتائج سابقة
    وإحتساب العجز والعجز التراكمي حيثما يوجد
التقارير
    وإضافة تعبير بياني.
    وإستخدام بعض الأدوات البيانية الأخرى مثل الباريتو وجدول البعثرة وغيره.
    يوزع التقرير على جميع أصحاب العلاقة.
    يعد التقرير ويوزع بالوقت المطلوب دون تأخير.
    يتضمن التقرير ما يضمن تغذية عكسية.
    ..وإجراءات تصحيحية.

ليست هناك تعليقات:

إرسال تعليق