الأحد، 16 أكتوبر، 2016

إعداد خطة تقييم المشروع

إعداد خطة تقييم المشروع
مقدمة :
تمثل عملية تقييم المشروعات أداة هامة يمكن للشركة أو أي مشروع (أو برنامج) أن يستخدمها لتوضيح مسئولياته (بغرض المساءلة) وتحسين آدائه، ومن ثم زيادة قدراته في الحصول على المزيد من الأموال وفي التخطيط للمستقبل وتحقيق الأهداف التي أنشئ من أجلها.
      وبعد إجراء التقييم والتوصل إلى نتائج محددة يصبح بإمكان المشروع أن يتواصل مع الأطراف ذات العلاقة لعرض نتائج التقييم، وهو العاملون بالمشروع والإدارة ومستخدمي الخدمة أو السلعة المنتجة، والممولون والجمهور حيث يكون بالإمكان إطلاع كل هؤلاء على المزايا والفاعلية التي تؤدي بها الأعمال في المشروع أو البرنامج.
     
وضع خطة التقييم
يمثل وضع خطة التقييم أولى المراحل العملية في تقييم المشروع، وفيما يلي تعرض بإيجاز للخطوات اللازمة لوضع خطة التقييم لأي مشروع في أي مرحلة، والتي تتطلب الإجابة على الأسئلة التالية :
·        ما الذي سيجرى تقييمه ؟
·        لماذا يتم تقييم هذه الأنشطة؟
·        من هم الأطراف المستفيدة من التقييم؟
·        من الذي سيقوم بعملية التقييم ؟ وكيف؟
·        ما هي النتائج المتوقعة ؟
بإنتهاء الإجابة على هذه الأسئلة من خلال عدد من الخطوات سيكون قد توفر لديك خطة عمل لتقييم المشروع، وسيكون بإمكانك إشراك الأطراف الداخلية والخارجية في الخطة عندما تدعوهم للمساهمة في المشروع أو في التقييم دعنا نبدأ في عرض خطوات وضع خطة تقييم المشروع.
الخطوة الأولى : كتابة وصف المشروع:
      لا شك أن فهم طبيعة وماهية المشروع يعد خطوة أساسية في تقييم التقدم والإنجاز والنتائج، ويجب أن يضم وصف المشروع العناصر التالية:
·        الحاجات والأهداف التي أنشيء المشروع من أجل تحقيقها.
·        المجموعات المستهدفة والذي سيساهمون في المشروع.
·        المجموعات التي ستتأثر بالمشروع.
·        المخرجات والنتائج التي يتوقع تحقيقها من المشروع.
·        الأنشطة اللازمة لتحقيق هذه المخرجات والنتائج.
ولعل أهم مصدر يمكن الحصول منه على هذه المعلومات هو مقترح المشروع أو قرار إنشاؤه، أو طلب الحصول على موافقة والمستندات التي قدمت، أو أية مستندات أخرى مثل محاضر إجتماعات والمذكرات.
إذا لم تتوفر مصادر موثقة كافية لاستكمال وصف المشروع، عليك أن تقابل مديري المشروع كي تحصل منهم على المعلومات اللازمة، وبإمكانك أن تستخدم العناصر السابقة في صياغة الأسئلة التي ستوجهها للمديريين.
الخطوة الثانية : تحديد الغرض من التقييم :
      يجب أن تحظى صياغة الغرض من التقييم باهتمام كاف، حيث تبين الأسباب التي ستقودك لتنفيذ عمليات التقييم، وما عليك باعتبارك "مقيم" evaluator إلا أن توضح وتكتب الغرض من التقييم في جملة واضحة، ومحددة، ويجب أن تعكس هذه الجملة كلا من الأهداف، والقيم، وأهمية المشروع من وجهة نظر الممولين والمانحين أو المالكين، ومن وجهة نظر وتصور المنشأة. (انظر الحالة العملية رقم (1) ).
      أما إذا كان الغرض التي قمت بصياغته هو تقييم إلى أي مدى قد أثر المشروع في الأطراف ذات العلاقة والمساهمين والبيئة فيجب أن تجرى تقييم النتائج. وسوف تساعدك صياغة جملة الغرض من التقييم في تحديد أسئلة التقييم المناسبة والتي سوف نتعرف عليها أكثر في خطوة أسئلة التقييم.
      إذا لم تكن لديك رؤية محددة حول الغرض من التقييم، أو لم تتلقى تعليمات واضحة حولها، لا زال بإمكانك سؤال كبار المسئولين أو الإدارة العليا حول رؤيتهم لأهمية التقييم، وكيف سيستخدمون نتائجه والمعلومات التي تهمهم.
أمثلة على صياغة الغرض من التقييم:
·        تقييم إلى أي مدى حقق المشروع أهدافه.
·        توثيق الدروس المستفادة.
·        تقديم توصيات لتطوير المشروع وتحسين آدائه.
·        فحص ما أحدثه المشروع من تغييرات وتحسينات في محيط عمله.
حالة عملية رقم (1)
جمعية رعاية اليتامى
تتلقى الجمعية تبرعات نقدية وعينية لتوفير الرعاية اللازمة لليتامى:
·        رسالة الجمعية : هي توفير رعاية متكاملة لليتامى لتحقيق حياة كريمة.
·  هدف الجمعية : تمكين اليتامى من التعليم والتأهيل والوفاء باحتياجاتهم المعيشية ورعايتهم وأسرهم.
·  قدم أحد رجال الأعمال دعماً مالياً حتى تتوسع الجمعية في الخدمات التي توفرها لليتامى وأسرهم. وطلب تقييماً وقدم المساعدة والنصح.
·        اختار واحد أو أكثر من أغراض التقييم التالية :
1-            تقييم أداء العاملين في الجمعية.
2-            وضع تصور عن أنشطة المشروع.
3-            تحديد الأثر طويل الأجل للمشروع على حياة اليتامى والمنطقة.
4-            رصد أنشطة الجمعية لتوضيح نجاحاتها.
·  صنع صياغة محددة واضحة في جملة واحدة لغرض القيام بعملية التقييم في ضوء إجابتك على السؤال السابق.
الخطوة الثالثة : تحديد الأطراف ذات العلاقة بالتقييم:
      يقصد بالأطراف ذات العلاقة Stakeholders الأفراد أو المنظمات الذين لهم مصلحة ما أو اهتماماً معين بالمشروع. وقد يساهمون في اتخاذ القرارات، الاشتراك في أنشطة المشروع، أو الذين يتأثرون بأنشطته. وقد يكون لمشروعك أطراف مباشرة أولية وأطراف غير مباشرة ثانوية، فالأطراف الذين يرتبطون بالمشروع مباشرة، يشتركون أو يتأثرون بأنشطة ونتائج المشروع (كالعاملين والمساهمين في المشروع أو المنظمات التي تستثمر أو تمويل المشروع).
أما الأطراف الثانويين أو الذين يرتبطون بشكل غير مباشر بالمشروع فهم الذين ليست لهم علاقات مباشرة ولا يتدخلون في أعمال المشروع، وأقل تأثراً بأنشطته ونتائج أعماله، إلا أن لهم بعض الارتباطات أو يحققون منافع بسيطة (سكان المناطق المحيطة، أو الجهات الحكومية الراغبة في معرفة نتائج المشروع).
      ويساعد التعرف على مختلف الأطراف الذين لهم علاقة بالمشروع على تحديد العلاقات وشبكات الاتصال الضرورية لاستكمال تقييم المشروع بنجاح، ويساعدك ذلك أيضا على تحديد قائمة الأشخاص الذين ستتواصل معهم وكيفية ذلك وما الذي تتوقعه منهم ويتوقعونه من تقييم المشروع، وكل ذلك سوف يساعدك على إعداد التقييم بشكل مناسب وكتابة التقرير النهائي بما يلبي إحتياجاتهم وبأسلوب يتناسب معهم.
* كيف يتم تحديد الأطراف ذات العلاقة ؟
1. قم بإعداد قائمة بالأفراد والمؤسسات الذين لهم اهتمام أو صلة بالمشروع أو بتقييم المشروع. (الحكومة أحد المهتمين بالتقييم).
2.  حدد ما هي اهتماماتهم أو صلاتهم بالمشروع، أو اهتماماتهم بالتقييم.
3.  حدد المعلومات التي يحتاجونها خاصة من التقييم.
4.  حدد المشاركون في المشروع (الأطراف الأولية).
5. وجه الدعوة للمشاركين (العاملين والمساهمين والإدارة) ليكونوا جزءاً من الفريق الذي سيعد التقييم (انظر الحالة العملية رقم (2)).
6. بين من هم المستخدمون المحتملون لنواتج عملية التقييم (على سبيل المثال الأطراف الثانوية).
·        أمثلة على الأطراف الأولية ذات العلاقة المباشرة:
-      العاملون بالمشروع.
-      المشاركون بالمشروع (المساهمون أو المتبرعون).
-      الممولون الرئيسيون.
-      الإدارة.
-      مجلس الإدارة.
-      المتطوعون.
أمثلة على الأطراف الثانوية (لهم علاقة غير مباشرة) :
-      أفراد المجتمع الذي يقع فيه المشروع.
-  الأفراد والأسر المستهدفة من المشروع (في حالتك هذه الأمهات الأرامل، واليتامى وأسرهم).
-      أفراد أو مؤسسات داعمة.
-      الجمعيات ذات العلاقة أو المشابهة.
الخطوة الرابعة : أختيار نوع التقييم :
      يعتمد توجه وإجراءات تقييم المشروع على طبيعة ونوع عملية التقييم المتبعة، ويساعد إختيار وتحديد نوع التقييم على جعل التقييم مرتكزاً على تحقيق الغرض الرئيسي، وعلى صياغة أسئلة التقييم التي يسعى للحصول على إجابة عنها، وتحديد البيانات المطلوبة وتتمثل أهم صور التقييم فيما يلي:
·  التقييم البنائي (التحليلي)، هي عملية التقييم المستمرة التي تبدأ مبكراً مع بدء المشروع، وتنصب على تقييم طبيعة المشروع، الاحتياجات التي يتعامل معها المشروع، وتنصب على تقييم طبيعة المشروع، الاحتياجات التي يتعامل معها المشروع، والتقدم والتنفيذ لمراحل وعمليات المشروع ويركز التقييم البنائي على الفجوات الرئيسية في أعمال وعمليات المشروع خاصة من حيث ماذا تم عمله وكيف تم ذلك، ثم يقترح طرق التطوير والتحسين.
·  تقييم العمليات : وبعد مرحلة من عملية التقييم البنائي، حيث يمكن الاقتصار على تقييم العمليات دون النتائج، ويستخدم هذا النوع من رصد الأنشطة للتأكد من أن أعمال وأنشطة المشروع تجرى وتنفذ كما هو مخطط لها وفي الأوقات المحددة (مثل تقييم عملية إعداد الطعام!).
ورغم أن التقييم البنائي (التحليلي) له نطاق أوسع عن تقييم العمليات إلا أنه أحياناً ما يحظى تقييم العمليات باهتمام أكبر وتركيز أعلى حيث أنه يركز على الفاعلية، وعلى جانب العمليات في المشروع، إلا أن كلاهما يبدأ في مراحل مبكرة من حياة المشروع ويمكن إجراؤه عن طريق إدارة داخلية.
·  التقييم التجميعي : ويعد تقييماً عاماً أو شاملاً لفاعلية المشروع وانجازات المشروع. ويكشف عما إذا كان المشروع قد أنجز ما خطط له وحقق النتائج التي من أجلها أنشئ، ويوفر معلومات للتخطيط المستقبلي والقرارات وعادة ما يجرى في المراحل النهائية أو عند انتهاء المشروع أو مراجعة المشروع، لذلك قد يجرى عند الرغبة في عمل مشروعات مشابهة أو تقرير مستقبل هذا المشروع أو مستودعات مماثلة.
ولإنجاز هذا النوع من التقييم سوف تحتاج إلى معلومات مناسبة عن الأهداف التي تم وضعها وغرض المشروع الأساسي، حتى يتم تركيز التقييم على النتائج النهائية متوسطة المدى.
ويجرى هذا التقييم إما من قبل مقيمين خارجين، أو من قبل إدارة داخلية مختصة مع توفير كافة الموارد والموارد البشرية اللازمة.
·  تقييم الآثار  : يقيم هذا النوع إذا كان المشروع قد حقق الآثار التي أقيم المشروع من أجلها، وأية آثار على المساهمين والمشاركين والبيئة المحيطة، ويركز على النتائج النهائية وآثارها الناجمة عن استكمال المشروع.
ويجب أن يحدد هذا النوع من التقييم الآثار المرغوبة، والآثار غير المرغوبة، ولإجراء مثل هذا التقييم يجب أن تفهم جيداً عمليات المشروع والنتائج والآثار، والعلاقة بين هذه العمليات ونتائج المشروع، ومن ثم يتم تجميع الأدلة الكافية اللازمة لتحديد النتائج والآثار ومؤشرات القياس، والحصول على البيانات ذات العلاقة، وتفسيرها وتحليلها.
·        كيف تختار نوع التقييم ؟
يتم اختيار نوع التقييم وفقاً للأسس التالية :
1-            أهداف وأولويات مشروعك.
2-            الغرض أو التكليف الذي من أجله يجرى التقييم.
3-   طبيعة المشروع، فبعض المشروعات تقدم على عمليات، مثل التعليم والإنتاج، وبعضها يقوم على أساس النتائج والآثار مثل بناء كوبري.
4-   المدة اللازمة لإجراء التقييم وتوقيتها، كأن يطلب التقييم بنهاية المشروع، حيث لا يصبح من المناسب تقييم العمليات.
5-            المدة والميزانية الموضوعة للتقييم.

ليست هناك تعليقات:

إرسال تعليق