مراحل تقييم المشروعات

مراحل تقييم المشروعات

عملية تقييم المشروعات وفق نظرية المشروع القائمة علي ما يحدثه المشروع من أثار علي البيئة والمجتمع والإقتصاد .فالمشروع ليس مجرد استخدام أو توظيف مجموعة من المدخلات التي يتم اجراء بعض العمليات عليها للحصول علي المخرجات او المنتجات من سلع وخدمات , ولكن وجود المشروع وعملياته ومدخلاته ومخرجاته يترتب عليها نتائج في المدي القصير والمتوسط ثم اثا بعيد المدي علي المجتمع .

لذلك فإن تقييم المشروعات وإن كانت ممارسات عملية واجراءات ومراحل تطبيقية ، إلا أنها تقوم علي أسس نظرية وقواعد وأصول علمية . ونعرض فيما يلي للمارسات العملية لتقييم المشروعات ومراحلم المختلفة يإيجاز علي أن يتم تناول كل مرحلة علي حده بشيء من التفصيل وفق خطوات محددة لكل مرحلة ز وغجمالا فإن تقييم المشوع تمر بأربعة مراحل أساسية هي :إعداد خطة التقييم ، تنفيذ عملية التقييم ،تحليل البيانات ورصد الإنحرافات ، ثم إعداد تقرير نهائي بنتائج وتوصيات التقييم .

" ورغم ما لتقييم المشروع من مزايا ومنافع، إلا أنه من المضيعة للوقت والجهد والموارد الأخرى، إذا لم يتم الاستفادة من نتائج التقييم لذلك من المهم قبل البدء في عملية التقييم التأكيد على بعض النقاط :

·  تحديد الغرض من التقييم : يتمثل غرض تقييم المشروع في توفير معلومات تساعد على اتخاذ القرارات، التخطيط الاستراتيجي، إعداد التقارير، وتطوير المشروع. ويساعد تقييم المشروع في فهم ما يحدث من تقدم، نجاح، وفاعلية المشروع. إنه يوفر وصفاً دقيقاً للمشروع وما حققه من نجاح، ومخرجاته والنتائج العاجلة أو المتوسطة الأجل المتوقعة، والنتائج طويلة الأجل والتي يرجى الوصول إليها أو تحقيقها، والأنشطة اللازمة لتحقيق المخرجات والنتائج والآثار.

·  تقييم بعض أنشطة المشروع : قد يتم تقييم المشروع بشكل جزئي ،بمعني تقييم بعض الأنشطة التي تم تصميمها لإنجاز مهمة محدودة في وقت محدد، أوعملية من عمليات المشروع أو مرحلة من ماحل المشروع. مثال ذلك تقييم عملية الامتحانات في مدرسة أو كلية ما، وهي عملية لا تستغرق أسابيع معدودة، وقد تقييم العملية التعليمية ككل، أو نشاط المدرسة أو الكلية التعليمي ...الخ.

·  تكامل تقييم المشروع وإدارة المشروع: فالتقييم يساعد الإدارة على تنفيذ المشروع بنجاح، ويوفر أدلة على النجاح والفشل، ويقترح طرقاً لتحسين الأداء، ويطلع متخذي القرارات على مستقبل المشروعات المخططة والحالية.

·        استخدام نتائج التقييم : تستخدم نتائج التقييم في الأغراض التالية:

-      تحديد سبل تحسين أو تطوير وتغيير أنشطة المشروع.

-      تسهيل تغيير خطة المشروع.

-      إعداد تقارير حول المشروع.

-      الشفافية أمام الأطراف الداخلية والخارجية.

-      التخطيط لاستمرارية المشروع.

-      توضيح قدرة المشروع على إجراء التقييم خاصة عند طلب مزيد من الأموال.

-  توضيح عناية المشروع وقدرته على المساءلة عن خططته، وتحقيق أهدافه، وقياس مخرجاته.

ويمكن أن تأخذ عملية تقييم المشروع المراحل الأربعة التالية :

1-وضع خطة لتقييم المشروع.

2- تنفيذ خطة التقييم.

3- تحليل وتفسير البيانات والتوصل إلى نتائج محددة.

4- عرض نتائج التقييم والتواصل مع الأطراف ذات العلاقة.

وفيما يلي نتناول بإيجاز هذه المراحل :

أولاً : إعداد خطة التقييم (تصميم التقييم)

      طالما أن التقييم وإدارة المشروع الجيدة، يعملان باتساق والتوازي،فإن إعداد خطة التقييم أو ما يعرف بتصميم التقييم سوف تتم بسهولة ويسر وتنتهي بخريطة طريق لفريق العمل القائم علي تنفيذ التقييم ،وتستهدف هذه المحلة الإجابة على الأسئلة التالية :-

- ما هو هدف المشروع ؟

      ما هو الهدف من المشروع؟ يجب أن تكون قادراً على صياغة هدف أو أهداف المشروع بعبارات دقيقة ومختصرة. كما يجب الإشارة إلى بعض النتائج التي تعتمد أن المشروع سوف تحققها.

- من هم المستفيدون أو المستهدفون من المشروع ؟

      حدد بدقة من هم المستفيدون مباشرة من المشروع، ومن هم الفئات المستهدفة، وهل لهم علاقة بالأهداف التي وضعتها لمشروعك وما هي طبيعة هذه العلاقة؟

-  ماهي رسالة المشروع ؟

      ما هي الرسالة التي تبغي نقلها وتوصيلها للعملاء والمستفيدون والمستهدفون، وكيف سيتم توصيلها. ذلك ينطبق على كافة المشروعات سواء كان مشروعك خاص يستهدف الربح، أو خيري لا يستهدف الربح، فدائماً هناك رسالة تبغي توصيلها.

- ما هي أهم مؤشرات ومعايير النجاح ؟

      في نظرك، ما هي المؤشرات والمعايير الدالة على نجاح المشروع، وكيف تعرف أن رسالتك قد وصلت للمستفيدين، وأن الأهداف التي سعيت إليها قد تحقق، وأن النتائج كذلك؟

- كيف يتم قياس منجزات المشروع ،أي ماهي أدلة قياس ما تحقق ؟

      لابد من توفر سبل لقياس المؤشرات الدالة على النجاح، وما هي النتائج التي تعد نجاحاً للمشروع؟

قد يكون ذلك من خلال استبانة قائمة على المقابلات، يتم إعدادها بعناية، وتوزع وتجرى المقابلات لاستيفائها.

-  ما هي أسباب ودوافع إجراء التقييم ؟

      يجب أن تحدد من البداية لماذا يتم تقييم المشروع، هناك في الواقع دوافع، وأسباب كثيرة، وإليك أمثلة على ذلك، لكن لك أن تحدد أهدافاً أو هدفا معيناً آخر وراء إجراء التقييم من وجهة نظرك وذلك في ضوء:

‌أ-    حاجة الممولين : أصحاب المشروع – حملة الأسهم – الحكومة وغيرها، إلى التأكد أن أموالهم تستخدم بكفاءة، وتحقق أفضل الآثار والنتائج، أعتقد أن التقييم الذي سيسفر عن نتائج جيدة يمثل أحياناً سعيدة للجميع، ويضمن مزيداً من التمويل.

فما هي الجهات أو الفئات التي تقدم تمويلاً لمشروعك؟ وما هي اهتماماتهم؟ هل هي مجرد الحصول على الأرباح؟ أم أن لهم أهدافاً أخرى، وآثاراً ونتائج يهتمون بها؟

‌ب-   تحسين الآداء : إن أفضل طريقة لتطوير آدائك كمدير، أو تحسين شركتك والاستمرار في التقدم نحو الأهداف، هي كشف الأخطاء ومعالجتها. ويوفر لك التقييم فرصة للتعلم من أخطائك، والتعرف على وجهة نظر العملاء والمهتمون والاستماع إليهم وتطوير أعمالك.

‌ج-   وضع خطة عمل محكمة : ستعرف من خلال التقييم ما إذا كنت على الطريق، وما إذا كانت خطة عمل مشروعك تتم وفق ما هو مستهدف، وستحدد المشاكل والمعلومات والإنحرافات أو الفجوات، وستعمل على إصلاحها والتعامل معها.

إن تجميع معلومات لست في حاجة لها مضيعة لوقتك، ووقت المستفيدون والفئات المستهدفة، وقد تسبب سوء فهم لهم ومحيرة.

ثانياً : تجميع البيانات

      إضافة إلى ما سبق فيجب أن يكون من الواضح: أين، وكيف أنت محتاج إلى جمع البيانات اللازمة لتقييم المشروع. ويوجد عدة طرق لذلك، تتوقف إليها على حجم المشروع والوقت والإمكانيات وكذلك تتحدد بطبيعة البيانات التي ترغب في الحصول عليها، وكذلك تتوقف على طبيعة وحاجة العملاء والمستفيدون والمهتمون بالمشروع للمعلومات والبيانات.

وفيما يلي أهم طرق جمع البيانات:

1- الإحصاءات :

      تتوفر كثير من الإحصاءات والبيانات عن المشروع سواء من خلال سجلاته الداخلية، أو المنشورة سواء على وسائل الإعلام المقروءة أو الشبكة العالمية للمعلومات (الإنترنت). وتعد هذه البيانات مهمة ومفيدة، كما أنها سهلة التجميع وغير مكلفة.

2- الإستبانات (قوائم الاستقصاء) Questionnaires

      يمكن تجميع بيانات مفيدة وتفصيلية من خلال تصميم قوائم استقصاء توجه لعدد من الفئات التي ترغب في مخاطبتها والتعرف على ما لديها من معلومات وانطباعات وتصورات حول المشروع ومنتجاته ونتائجه. ويجب أن تكون الإستبانة مختصرة خاصة إذا كانت موجهة للجمهور، وأن تعتمد في الجانب الأعظم منها على الأسئلة المتعلقة.

وهناك عدة طرق لرفع نسبة الاستجابة وتشجيع المستقصى منهم على ملئ الاستبانة والاستجابة.

3- المقابلات : Interviews

      تساعد المقابلات الشخصية خاصة إذا ما اقترنت بالاستبانة على الحصول على مزيد من المعلومات، وطرح بعض الأسئلة المفتوحة، ويجب أن تعد الاستبانة بدقة، وأن تجرى المقابلة في الوقت المناسب، حيث أن هذا الأسلوب يعد مستهلكاً للوقت، إلا أن الاستماع إلى الجمهور والمستفيدون وأصحاب العلاقة مهم، ويعطي نتائج أفضل في لجميع البيانات، وإعداد التقرير.

ثالثا : تحليل البيانات ورصد الإنحرافات

بعد أن يتم تجميع  البيانات ورصد المعلومات يصبح القائمون علي إجراء عملية التقييم قادرين علي تحليل ما توفر لديهم من مؤشرات حول الأداء التي يتم مقابلتها مع المستهدف والمخطط له من مخرجات ونتائج واثار ، ومن ثم رصد افنحرافات والفجوات واقتراح سبل التعامل معها .

رابعا : إعداد تقرير التقييم

      بعد الإنتهاء من جمع البيانات وتحليلها واستخلاص النتائج ورصد الإنحرافات , تأتي مرحلة إعداد التقرير، ويجب أن يكتب التقرير بعناية، وبوضوح، وبأسلوب مفهوم، ومختصراً بقدر الامكان، دون تخطي معلومات هامة.

      وعادة ما يتناسب حجم تقرير التقييم مع حجم المشروع ومع الموازنة المعدة لذلك، وفي كل الأحوال لابد من ملخص تنفيذي للتقرير. ويحتوي التقرير عادة على المنهجية أي الطريقة التي اتبعت في إعداد التقييم، وسبب اختيارك لها، ثم تقدم نتائج التقييم بوضوح، مع استخدام الجداول والأشكال البيانية التي تساعد على وضوح النتائج وتختصر المزيد من التقرير الكتابي. ويختتم التقرير بخلاصة حول أهم نتائج التقييم.

      وفوق كل ما سبق يجب أن يتم إعداد تقرير التقييم "بأمانة" فالتقرير رسالة موجهة للجميع حول المشروع، ماذا أنجز وكيف، وإذا كنت مديراً للمشروع وساهمت في عملية التقييم وإعداد التقرير فإنها فرصتك لتخبر العالم ماذا فعلت ولماذا، فأنت ستتعلم من الأخطاء، وكذلك الآخرون، والمستفيدون دائماً ما يسعدون حين يجدون مديراً يتعلم دورساً قيمة من أخطائه.

تدريب عملي :تصميم أسئلة الاستبانة

      يعتبر حجم وطول الاستبانة أهم سماتها، لذلك اجعل قائمة الاستقصاء قصيرة بقدر ما تستطيع. وحدد بدقة ما هي المعلومات المفيدة لك وركز عليها.

توجد 3 طرق من الأسئلة التي تضمها الإستبانة :

الأسئلة المغلقة :

      وهي نوع من الأسئلة، توفر الاستبانة الإجابات المحتملة لها، ويكون على المستقصي فهم أن يختاروا من بينها. فالأسئلة المغلقة أسهل، ويمكن الإجابة عنها بسرعة جداً، متى كانت إجاباتهم المتوقعة تقع بين الإجابات المحتملة والمحددة في الاستبانة.

الأسئلة المفتوحة :

      تترك الحرية للمستقصي منهم في الإجابة على بعض الأسئلة، بحيث يستطيعون استخدام لفهم ومفرداتهم والتعبير عن قناعاتهم وردهم حولها، ويلاحظ أن مثل هذا النوع من الأسئلة يحتاج وقت أطول، ولكنها مطلوبة أحيان كثيرة.

أسئلة المدى (مدى ليكرت):

      توجه بعض الأسئلة التي تقع إجاباتها خلال مدى معين، وهي عادة ما تقيس الشعور ووجهة النظر، والتصور حول قضية معينة وتتراوح الإجابات عليها ما بين الموافقة التامة وتعطى أقصى درجة وهي (5)، ويبن عدم الموافقة تماما وتعطي وزن (1).

البيانات الديمغرافية :

قد يتم تجميع بيانات ديمغرافية لتبين والتعرف على شخصيته المستقصى فهم وبطرق شتى، وتضم ما يلي:

-      العمر : ويمكن تجميعها بسهولة إذا تم إعطاؤه خيارات.

-      النوع : وهي اختيار ما بين النوعين.

-      التعليم : يمكن تحديد قائمة يختار من بينها.

-  تحديد المستوى الوظيفي : ومن المستويات الشهيرة ما يلي: ومدير عام ومهنى (متخصص)، ويتم التدرج حسب المستوى الوظيفي السانح في الدولة أو المجال.

معلومات حول المشروع :

      قد ترغب في الحصول على ردود أفعال حول عدد من الأسئلة حول المشروع، منها على سبيل المثال:

-      العلاقة مع المشروع.

-      الاستفادة من المنتجات.

-      أي فائدة من النتائج والآثار.

-      الفترة التي مرت منذ التعرف على المشروع.

أمثلة على أسئلة التقييم

أسئلة مغلقة :

-      كم يبلغ عمرك ؟

1- 16 – 25       (   )

2- 26 – 35       (   )

3- ............................

أسئلة مفتوحة :

-      ما هي طبيعة علاقتك بالمشروع :

-      من فضلك حدد :...................

أسئلة المدى :

هل نتائج المشروع ذات منافع للمنطقة :

مهمة جداً ...................... ليست مهمة على الإطلاق.

1    2    3    4    5          (  )