الخميس، 21 مايو، 2015

أنظمة إدارة المعلومات ( MIS )




أنظمة إدارة المعلومات ( MIS ) :
تدار أنظمة إدارة المعلومات في المؤسسات الضخمة ، دائما تقريباً بواسطة الحاسوب .
وكمية المعلومات التي تعالج لا يمكن أن تدار إلا بواسطة أجهزة الحاسوب التي يمكنها أن تستقبل ، وتصنف ، وتفرز ، وتخزن ملايين مقاطع المعلومات في الثانية ثم تجعلها على الفور متاحة ، في شكلها الجديد المعالج ، للاسترجاع أو البث إلى شبكات المعلومات الأخرى ، والأهم من ذلك – أنها تستجيب وترد على الاستعلامات الواردة من مئات المشتركين في هذا النظام الحاسوبي.
والطبيعة التكاملية لأنظمة إدارة المعلومات وقدرتها على الرد هي التي تميزها عن أنظمة قواعد البيانات ؛ فالمديرون يمكنهم استخدام أنظمة (MIS) ليس فقط من أجل استرجاع المعلومات عبر مختلف أقسام المؤسسة أو الشركة ، ولكن يمكنهم أيضا توجيه أسئلة مثل  " وماذا لو أن " – وأن يحصلوا على أجوبة على ذلك .
فعلي سبيل المثال ، عندما يسألون : " ماذا لو أننا أضفنا كاتباً آخر لإصدار الفواتير ؟ كم سيسّرع ذلك من عملية إصدارها؟ " أو " ماذا لو خفضنا أسعارنا بنسبة عشرة بالمائة ؟ فما الذي سيفعله ذلك بالنسبة  لتوازن ربحنا أو خسارتنا ؟ " فعدد مثل هذه الأسئلة التي يمكن إدخالها إلى أنظمة إدارة المعلومات لا حدود له .
إن الأعمال الداخلية لنظام ( MIS) ليست مهمة بالنسبة لك . فما يمكنه أن يفعله لك هو المهم . وعموما يمكن تعريف نظام إدارة المعلومات على انه :
(أولاً) يجعل المعلومات من كافة الأنشطة والوظائف المهمة في المؤسسة متوفرة؛
(ثانياً) يقدم المعلومات الضرورية للمديرين في مختلف المستويات؛
(ثالثاً) يقدم المعلومات بصيغة مفيدة ؛
(رابعاً) يقدم المعلومات بشكل فوري؛
(خامسا) يدعم قرارات التخطيط والتوجيه.
فإذا كان صاحب العمل يمتلك نظام ( MIS) وفي وسعك الدخول  إلى هذا النظام ، يمكنك الحصول على أفضل النتائج وأن تقلص ، في الوقت نفسه ، المتطلبات المفروضة على وقتك بالقيام بما يلي :
1-  أطلب مقدار حاجتك من المعطيات فقط . فإضافة قدر ضئيل من الأشياء المناسبة مثل التوسع في التفاصيل يمكن أن يضيف تكاليف ضخمة على تصميم وتشغيل النظام.
    وحيث أن النماذج التي يطبعها الحاسوب كبيرة الحجم ، فإن مثل هذه التفاصيل يمكن أن تثقل   
    بسهولة على قدرتك على استيعاب المعلومات عندما تقدم لك .
2-  اقفل على المعلومات التي لست بحاجة إليها ولا تستخدمها . اطلب من مديري أنظمة إدارة المعلومات ( MIS) وقف طباعة المعلومات الزائدة ، أو التقارير المتداخلة أو مضاعفة عدد النسخ .

نظام المعلومات الفردي :
إذا أردت أن تحلل نظام إدارة المعلومات  إلى أساسياته وأن تلغي معالج الكلمات من الحاسوب ، فسوف يكون لديك نظام يمكن أن نطلق عليه نظام معلومات فردي . وتكون معلومات هذا النظام  مجمعة من مصادر داخلية وخارجية لكي يقدم معطيات أولية وثانوية . ويهدف صنع القرار تحضير وإعداد الخطط، والأهداف والعمل للحصول على نتائج . وتقارن النتائج مع المعايير أو المقاييس الأخرى . وإذا تطلب القيام بعمل تصحيحي ، فإن عملية القرار ستتكرر . إما إذا تطلب الأمر معلومات إضافية فهذا ، أيضاً ، يمكن إعادته إلى مصادر المعطيات ، التي ستسعى إلى استرجاع المادة ذات العلاقة أو إعادة صياغتها .
اختصار وقت معالجة معلوماتك :
إن الصورة الشاملة لمعالجة المعلومات هي التكنولوجيا ، والتصنيف والبحث السريع والتطبيق – خاصة عن طريق وسائل نظام إدارة المعلومات الرسمية أو الشخصية . ألا أن ثمة شكل آخر لمعالجة المعلومات ، لا يقل أهمية ، هو الطريق التي تتناول فيها أكثر مظاهرها شيوعا – أي العمل الورقي وكل ما يتعلق به .

ليست هناك تعليقات:

إرسال تعليق