الخميس، 21 مايو، 2015

خطوات استخدام الوقت



تعيين الأولويات لاستخدام وقتك :
إجراء الخطوات الخمس:
الخطوة الأولى:
سجل قائمة بكافة الأنشطة التي يجب أن تقوم بها. على أن تتضمن قائمتك واجباتك الوظيفية الرسمية؛ والمشاريع الخاصة التي ترغب بإتمامها ؛ وإجاباتك على الطلبات الروتينية للمعلومات  أو العمل ، المقدمة من قبل الآخرين في المؤسسة؛ وأية مهمات أخرى تقوم بها . حين تستكمل هذه القائمة، فإنها- يجب أن تعطي وصفاً جيداً لعملك. في هذه الخطوة تجاهل الأولوية ، والأهمية ، ومقدار الوقت الذي تستغرقه كل خطوة، وهلم جرا . ببساطة ، سجل الأنشطة بأية طريقة تناسبه.
الخطوة الثانية:
رتب كل نشاط مدرج وفقا لأهميته الفعلية أو الحقيقة. واستخدم أحد مقاييس الأهمية للحكم على الأهمية النسبية لهذه الأنشطة . فليست أهمية جميع الأنشطة متساوية؟ ولا تستحق جميعها تقييماً عالياً. استخدام حكمك أو تقييمك لتقدير أهمية كل نشاط بالنسبة لك شخصياً وللشركة. قم بتوجيه هذه الأسئلة بالنسبة لكل نشاط: هل هذا يهم فعلاً؟ ما  مدى المساهمة المباشرة للنشاط في تحقيق الأهداف المهمة ؟ كن صريحا وموضوعيا بهذا الصدد.
الخطوة الثالثة :
رتب كل نشاط وفقا لأهميته الملحة . يتراوح تدرج مقياس الأهمية الملحة ما بين " ملح جداً " بالنسبة للمهام التي يجب أن تنجز بالكامل فوراً و " الوقت ليس مهماً " .
 ويشير " الإلحاح " إلى المدى الذي يمكن تأجيل نشاط ما فيه دون أن تحيد عن الأهداف.
الخطوة الرابعة :
رتّب كل مهمة وفقاً لإمكانية تفويضها. فتكليف شخص آخر بمهمة، غالباً ما يكون مرؤوسا ، يمكن توقيع قيامه بأداء تلك المهمة بكفاءة ، هو التفويض.
 عند ترتيب احتمالات تفويض أنشطتك، فإن السؤال الأول الذي تجب الإجابة عليه بالنسبة لكل نشاط هو: هل يجب أن تكون مسئولا عن هذا النشاط بشكل شخصي؟ فإذا كان الجواب بالنفي، فإن عليك تفويضه إلى شخص ضمن نطاق سلطتك.
  أما إذا ما كان من الملائم لك تولّي مسؤولية ذلك النشاط، فخذ بالاعتبار المقياس الموجود في شكل (1) ، وأن تنجز بعض الأنشطة بنفسك، بينما الأنشطة الأخرى يمكن أن تنجز بشكل فعال بواسطة أشخاص آخرين.
ومع ذلك، هناك نقطتان تؤثران دوما على قرار التفويض: 1-  وجود شخص ما ضمن نطاق سلطتك مؤهل للقيام بالنشاط المطلوب، 2-  وما إذا كان لدى الشخص المؤهل وقت للقيام بذلك .

شكل (1)
معيار احتمال التوكيل


الخطوة الخامسة :
 رتب كل مهمّة وفقا لمتطلبات الاتصالات . عند هذه النقطة تحتاج للقيام بأمرين :
أ‌-  حدد لكل نشاط موجود على قائمتك الأشخاص الرئيسيين الذين يجب أن تتصل معهم كي تنجز المهمة المعيّنة بنجاح وفي الوقت المحدد.
ب‌- بالنسبة لكل شخص من هؤلاء الأشخاص ( وليس بالنسبة للنشاط ) ، رتّب طريقة تكرار الاتصال الضروري مع كل واحد منهم . ثم ارجع لمقياس الاتصالات المذكورة في شكل (2) للتعرف على طريقة ترتيب التكرار.

يعتبر هذا التقييم حيوياً للتحكم بالوقت ، حتى في الأوضاع التي تفترض أنها هامشية، لذلك حاول أن تكون محددا ما أمكن . وغالباً ما يكون الاتصال هو الحلقة المفقودة التي تمنع  الانجاز الناجح للنشاط. تنويه : الهدف من هذا الترتيب هو مساعدتك على تحديد الاتصالات المهمة مع الآخرين الذين يمكنهم دفع ، أو إعاقة انجاز عملك في الوقت المحدد إلا أن ذلك لا يعني القضاء على الكياسة الاجتماعية للعمل في المؤسسة بشكل فظ. بل إن ترتيب الأولويات على هذا الشكل يشجّع الرأي القائل بأن " العمل هو العمل " ، ويساعد على نقل العلاقات الاجتماعية إلى فترات لا تتداخل مع الأداء الفعال.

شكل (2)
مقياس تكرار الاتصال
   يجب أن يرى
      كل يوم
 



ترتيب الأولويات :
استعرضنا للتو خطوة الإجراء المفصل لتحليل الوقت – الأنشطة . لذلك دعنا نلخص ما أنجزته هذه العملية حتى الآن .
يوجد هناك الآن أربعة مراتب ، هي: الأهمية ، الإلحاحية ، احتمال التفويض، وتكرار الاتصالات .
1-  تحديد أولويات أنشطتك : عيّن لكل نشاط أحد الأولويات التالية :
أ‌-     أولوية رقم 1 : وهي أعلى أولوية ، للأنشطة المهمة والملحة على حدٍ سواء.
ب‌- أولوية رقم 2 : وهي أولوية الأهمية ، للأنشطة العالية في أهميتها فقط.
ت‌- أولوية رقم 3 : الأولوية الملحة للأنشطة العالية في إلحاحها فقط.
ث‌- أولوية رقم 4 : الأولوية الأدنى للأنشطة التي ليست ذات أهمية ولا ملحة بشكل فوري.
نفترض التعريفات المذكورة في القائمة أعلاه ضمنا وجود فروقات مطلقة في درجة الأهمية  والإلحاحية، ولكن تحديد الأولويات يخضع لعملية صنع القرار ، ويتطلب الأمر حسن التقدير.
2-  البحث عن فرص للتفويض: بعد ذلك، قارن قائمة أولوياتك مع ملاحظاتك عن احتمالات التفويض. فوّض المهمات التي يمكن الاعتماد على الآخرين في تولّيها حتى لو كانت المهام مهملة وملحة.  فقد تحدثك نفسك ، وهو أمر مفهوم، بالاحتفاظ بهذه الأنشطة الحيوية وتوليها بنفسك لكي تضمن انجازها بالشكل الصحيح . فلا تقترف هذا الخطأ الشائع! لأنه سيعيق طريق السيطرة على الوقت . فتفويض مثل هذه الأنشطة يزيل بعض أكثر المهمات إرهاقا واستهلاكا للوقت في قائمتك الشخصية، مما يتركك حراً للشروع في أنشطة أخرى لا يمكنك تفويضها لأحد .                
3-  تطوير إستراتجية الاتصالات: لا تجعل هذه الخطوة معقدة جداً. فكل ما يلزم هو إستراتيجية واقعية وبسيطة لضمان حدوث الاتصالات الضرورية . ثم لا تغرق في عملية تدوين ساعات ودقائق معينة ، ولكن احصر وقت برنامج عملك اليومي في الاتصالات المتكررة المطلوبة .
4-  أعد بناء قائمة أنشطتك: الآن عليك أن تحذف من القائمة أولويات الأنشطة التي قررت تفويضها . ثم اعد ترتيب المهام المتبقية حسب أولوياتها، من أعلى إلى أسفل . وبإعادة  ترتيب القائمة ستحصل على أداة تخطيط قوية لإدارة عملك . ولن تكون أولوياتك منظمة حسب الأولويات فقط ، ولكن لن تتضمن سوى المهام التي يجب أن تعالجها أنت شخصياً.                              أولا ، سجل المهمات ذات الأولوية "1" التي تعتبر حاسمة للأهداف والتي يجب الشروع فيها على الفور. ثم بعد ذلك ، دون بنود الأولوية "2 "  المتعلقة بالنتائج التي أنت مسئول عنها ولكنها تعتبر أقل إلحاحا. وتأتي مهام الأولوية "3" بعد ذلك والتي قد تكون أقل أهمية ولكن من الضروري إنجازها سريعاً. أخيراً، سجل بنود الأولوية " 4 " ، والتي لن تجذب اهتماماتك إلا إذا بقى لديك وقت بعد إتمام أنشطة الأولويات الأعلى.
إن جهود تخطيط وقت مستقبلك يجب أن تطبق على هذه القائمة من الأنشطة والواجبات ذات الأولوية .

ليست هناك تعليقات:

إرسال تعليق