الأحد، 10 مايو، 2015

تعريف نظام الوحدات الاقتصادية




تعريف نظام المعلومات في الوحدات الاقتصادية
عرفت جمعية نظم المعلومات الأمريكية نظام المعلومات ـ بصورة عامةـ بأنه: نظام آلي يقوم بجمع وتنظيم وإيصال وعرض المعلومات لاستعمالها من قبل الأفراد في مجالات التخطيط والرقابة للأنشطة التي تمارسها الوحدة الاقتصادية (27)كما تم تعريفه أيضاً بأنه : ذلك النظام الذي يقوم بتزويد الوحدة الاقتصادية بالمعلومات الضرورية اللازمة لصناعة واتخاذ القرارات وذلك في الوقت المناسب وعند المستوى الإداري الملائم ، ومثل هذا النظام يقوم باستقبال البيانات ونقلها وتخزينها ومعالجتها واسترجاعها ثم توصيلها بذاتها بعد تشغيلها إلى مستخدميها في الوقت والمكان المناسبين
وهنا لا بد من ملاحظة أن هناك خلطاً يحدث لدى البعض بين مصطلحي "النظام" و " نظام المعلومات " ، بحيث يجعل أحدهما مرادفاً للآخر ، في حين أن هناك اختلافاً ـ من الناحية العلمية ـ بين المصطلحين يمكن توضيحه من خلال هدف كل منهما ، فأي نظام له عناصر محددة تشمل بالدرجة الأساس كل من : المدخلات ، العمليات التشغيلية ، المخرجات ، التغذية العكسية ، وهو ما يعني أن الهدف النهائي لأي نظام يتحقق عند إنتاج المخرجات وتقديمها إلى مستخدميها ، في حين إن هدف نظام المعلومات لا يتحقق إلاّ عندما يتم فعلاً استخدام المخرجات من قبل مستخدميها وتحقيق الفائدة المرجوة منها في اتخاذ القرارات المختلفة ، ويمكن تحديد تلك الفائدة لدى متخذ القرار من خلال قدرة المخرجات على تحقيق الشرطين الآتيين ، أو أحدهما على الأقل(29) :ـ 
أ. إن استخدام المخرجات يمكن أن يساهم في تقليل حالات عدم التأكد (البدائل) لدى متخذ القرار .
ب. أن تساهم تلك المخرجات في زيادة درجة المعرفة لدى متخذ القرار - لكي يمكن الاستفادة منها فيما بعد عند اتخاذه القرارات المختلفة .
أما إذا لم يتحقق الشرطان أعلاه أو أحدهما على الأقل ، فعندئذٍ تكون مخرجات النظام مجرد بيانات مرتبة يمكن استخدامها كمدخلات ثانيةً في عمل نظام المعلومات
1.    نظام المعلومات المحاسبية 
 نظام المعلومات المحاسبية هو "أحد النظم الفرعية في الوحدة الاقتصادية ، يتكون من عدة نظم فرعية تعمل مع بعضها البعض بصورة مترابطة ومتناسقة ومتبادلة بهدف توفير المعلومات التاريخية والحالية والمستقبلية ، المالية وغير المالية ، لجميع الجهات التي يهمها أمر الوحدة الاقتصادية وبما يخدم تحقيق أهدافها"(30)، وفي سياق ذلك فإنه يمكن النظر إلى نظام معلومات محاسبة الموارد البشرية على أنها أحد النظم الفرعية ضمن نظام المعلومات المحاسبية يهتم بتوفير كافة المعلومات التاريخية والحالية والمستقبلية ، المالية وغير المالية ، الخاصة بالموارد البشرية وتقديمها إلى كافة الجهات التي يهمها أمر تلك الموارد وبما يؤدي إلى تحقيق الهدف المطلوب .
 However, for some businesses that have bigger sets of connections and extensions, there must be somebody or something that will serve as the mediator between the two entities.
 يهدف نظام معلومات محاسبة الموارد البشرية الى :-
1ـ جمع البيانات الخاصة بالموارد البشرية ، مثل بيانات الأفراد العاملين في الوحدة الاقتصادية ومؤهلاتهم ودرجاتهم المالية والمسؤوليات الملقاة على عاتقهم والأجور المدفوعة لهم وتكاليف عمليات التدريب والبعثات والإجازات الدراسية .

2ـ تبويب البيانات المتعلقة بالموارد البشرية التي تعمل بالوحدة ، مثل تبويب تكاليف القوى البشرية بالوحدة إلى : أجور ، تكاليف تدريب ، تكاليف اختبار … الخ.

3ـ توصيل المعلومات المتعلقة بالموارد البشرية للجهات الداخلية والخارجية التي تهمها هذه المعلومات في الوقت الملائم وبالدقة المطلوبة .

4. استخدام المخرجات من قبل مستخدميها وتحقيق الفائدة المرجوة منها في اتخاذ القرارات المختلفة .
2.  نظام المعلومات الإدارية 
يعرف نظام المعلومات الإدارية على أنه " مجموعة الأجزاء المترابطة التي تعمل مع بعضها البعض بصورة متفاعلة لتحويل البيانات إلى معلومات يمكن استخدامها لمساندة الوظائف الإدارية ( التخطيط ، الرقابة ، إتخاذ القرارات ، التنسيق ) والأنشطة التشغيلية في الوحدة الاقتصادية "  (31) . ويعد نظام معلومات ادارة الموارد البشرية  أحد هذه النظم الفرعية الذي يمكن تحديد وظيفته في الوحدة الاقتصادية بالآتي:ـ

1. استقبال المعلومات المتعلقة بالأفراد العاملين في الوحدة الاقتصادية والتي تشمل:

آ. البيانات الخاصة بتخطيط وتهيئة وتشغيل القوى العاملة .

ب. البيانات الخاصة بتدريب القوى العاملة .
 
جـ. البيانات الخاصة بمكافأة القوى العاملة .

د. البيانات الخاصة بصيانة القوى العاملة .

تحليل البيانات السابقة ومعالجتها بواسطة العمليات التشغيلية التي تجري عليها من تبويب وتصنيف وتخزين في ملفات خاصة أو في ذاكرة الحاسوب .

3ـ توفير المعلومات التي تمثل مخرجات النظام لغرض الاستفادة منها في إدارة شؤون الأفراد بوصفها معلومات يمكن الاستعانة بها في اتخاذ القرارات الأفرادية السليمة ، وتشمل هذه المعلومات :ـ

آ. معلومات دقيقة لتخطيط القوى العاملة واتخاذ قرارات سليمة بصددها .
 
ب. معلومات دقيقة عن تحليل وتوصيف الأعمال .

جـ. وضع أسس دقيقة للاختيار والتعيين .
 
د. معلومات دقيقة عن تدريب القوى العاملة وتحديد الاحتياجات التدريبية ونوعية البرامج.
 
هـ. معلومات دقيقة عن تقويم الوظائف وتقويم أداء العاملين والترقية والترفيع والنقل وانضباط العاملين .
 
و. معلومات دقيقة لاندماج القوى العاملة .

ز. معلومات دقيقة لصيانة القوى العاملة وسلامتها .
3.  نظام المعلومات المتكامل
يعرف نظام المعلومات المتكامل على أنه : النظام الذي تكمل نظمه الفرعية بعضها البعض من خلال عملها بصورة متناسقة ومتبادلة بحيث يستبعد تكرار توليد المعلومات من أكثر من نظام فرعي وبما يؤدي إلى خفض تكاليف إنتاج المعلومات اللازمة للجهات المختلفة ، فضلاً عن تقليل الوقت والجهد اللازمين لها (32) .
  وعليه ، فإن تكامل نظام معلومات محاسبة الموارد البشرية ونظام معلومات ادارة الموارد البشرية سوف يشير إلى : النظام الذي يعمل من خلال تكامل كل من نظام المعلومات المحاسبية ونظام المعلومات الإدارية ، من خلال التنسيق بين عمليهما وتبادل البيانات والمعلومات التي تنشأ عن كل منهما، على وفق قاعدة بيانات موحدة وبما يؤدي إلى خفض تكاليف إنتاج المعلومات المستهدفة ، وكذلك تقليل الوقت والجهد اللازمين لها .
أما أهمية الحاجة إلى النظام المتكامل للمعلومات المحاسبية والإدارية في أية وحدة اقتصادية فتأتي من خلال إمكانية إيجاد علاقات التنسيق والتبادل والترابط بين كل من نظام المعلومات المحاسبية ونظام المعلومات الإدارية .
ونظراً لتشابك العلاقات وتعددها بين كل من نظام المعلومات المحاسبية ونظام المعلومات الإدارية , فهناك من يرى من الكتاب والباحثين أن نظام المعلومات المحاسبية هو جزء من نظام المعلومات الأدارية ، على أساس أن نظام المعلومات المحاسبية يهتم بقياس المعلومات المحاسبية التاريخية بغرض إعداد القوائم للجهات الخارجية بينما يهتم نظام المعلومات الأدارية بكل المعلومات اللازمة للأدارة بغرض تحقيق الأستخدام الأمثل للموارد المتاحة للوحدة الاقتصادية ، وعليه فإن ذلك يمكن أن يوسع مفهوم نظام المعلومات الإدارية ليشمل كل نظم المعلومات بالوحدة الأقتصادية بما فيها نظام المعلومات المحاسبية (33) .

وهناك من يرى أن نظام المعلومات المحاسبية هو أقدم نظام عرفته المشروعات التجاريـة والصناعية وغيرها(34) ، وأنه يمثل الركيزة الأساسية والمهمة بالنسبة لنظم المعلومــــات الأخرى في الوحدة الأقتصادية.

وهناك رأي آخر تبنته رابطة المحاسبة الأمريكية ، حين عدّت أن نظام المعلومات المحاسبية ونظام المعلومات الإدارية نظامين مستقلين لكل منهما وظائفه ولكن يوجد تداخل بين النظامين يتمثل بـ " محاسبة العمليات "  لأن المحاسب يحتاج إلى بيانات عديدة من نظم    المعلومات الأخرى في الوحدة الأقتصادية ( متمثلة بنظام المعلومات الأدارية )(35)

لذلك هناك ضرورة للتكامل بين نظام معلومات محاسبة الموارد البشرية (بوصفه نظاماً فرعياً من نظام المعلومات المحاسبية في الوحدة الاقتصادية) ونظام معلومات إدارة الموارد البشرية (بوصفه نظاماً فرعياً ضمن نظام المعلومات الإدارية في الوحدة الاقتصادية) ، وإنه يمكن تحقيق هذا التكامل إذا ما تم التعرف على وظائف كل من النظامين وبالتالي حصر النقاط التي يمكن من خلالها تحقيق ذلك التكامل . حيث إن النظرة الحديثة لدراسة نظم المعلومات التي يمكن أن تتواجد في الوحدة الاقتصادية تركز على عدم تفضيل أي نظام على آخر بصورة جزئية ، وإنما الأخذ بالحسبان الرؤية الكلية التي تنظر إلى ضرورة التكامل والتنسيق والترابط بين كل نظم المعلومات التي يمكن أن توجد ضمن إطار الوحدة الاقتصادية وصولاً إلى تحقيق أهدافها العامة.

ويلاحظ من خلال ما تقدم ، أن نظام معلومات إدارة الموارد البشرية يمكن أن يكون نظاماً فاعلاً بصورة أكبر إذا ما تم التكامل بينه وبين نظام معلومات محاسبة الموارد البشرية وبما يؤدي إلى تحقيق الهدف الشامل للوحدة الاقتصادية بما يتعلق بالموارد البشرية وذلك من خلال الآتي :-
1ـ إن نظام معلومات محاسبة الموارد البشرية يمكنه التعبير بصورة مالية وكمية عن كافة البيانات والمعلومات التي يمكن أن يوفرها نظام معلومات الموارد البشرية بحيث تكون لها قدرة تفسيرية أكبر عندما يتم استخدامها من قبل متخذي القرارات سواءً في داخل الوحدة الاقتصادية أو خارجها .
 2ـ إن إنتاج كثير من المعلومات الخاصة بالموارد البشرية عن طريق نظام معلومات المحاسبة عن الموارد البشرية مباشرةً سوف يساهم في تقليل الجهد الذي يمكن أن يبذل في إعداد البيانات والمعلومات اللازمة ، إضافة إلى تقليل التكاليف التي يمكن أن تنفق في تجميع البيانات وتحليلها ومن ثمّ إنتاج المعلومات منها ، مع إمكانية توفيرها في الوقت المناسب من دون انتظار الحصول عليها من قبل نظام معلومات الموارد البشرية أولاً ، الأمر الذي يؤدي إلى تقليل الازدواجية في عمل النظامين أيضاً .   

ليست هناك تعليقات:

إرسال تعليق