الثلاثاء، 19 مايو، 2015

حالة دراسية لإدخال الإدارة الالكترونية



حالة دراسية لإدخال الإدارة الالكترونية: تضمن الدراسة الاحتياجات التالية :
1.    المراسلات الالكترونية
2.    مكننة أعمال الإدارات والأقسام.
3.    متطلبات التنفيذ الاخري.
أولا : المراسلات الالكترونية:
أ)يمكن تنفيذ جميع المراسلات داخل المعهد بشكل الكتروني معتمدين علي إمكانيات الشبكة والبرمجيات الخاصة بالبريد الالكتروني.
ب)يمكن تقسيم المراسلات إلي الأتي:
1-** المراسلات الصادرة وتنقسم إلي:
1.    داخلية.
2.    خارجية.
    2-** المراسلات الواردة وتنقسم إلي :
1.    داخلية.
2.    خارجية
1-1**المراسلات الصادرة الداخلية: حسب الآلية التالية:
1.    يتم طباعة المراسلة من الموظف وتحول الكترونيا للمدير.
2.    يقوم المدير بالقراءة والتأكد من صحة الكتاب ويوقع عليه الكترونيا كما يلي :
أ‌-       عن طريق التوقيع المخزن وتم إدخاله عن طريق المسح.
ب‌-  عن طريق القلم الضوئي أو الرسام أو بطاقة التوقيع الالكتروني.
3.    ترجع النسخة للموظف للتأشير الرقم والتاريخ.
4.    يقوم الموظف بطبع نسخ من المراسلة للتوثيق.
**متطلبات التنفيذ:
1-    تدريب المدراء علي كيفية إرسال المراسلات وكيفية إعادتها وإجراء التعديلات والتوقيع .
2-    تدريب الموظفين علي كيفية طباعة الرسائل وإرسالها وإجراء التعديل عليه وحفظها.
3-    فتح صندوق بريد علي الكمبيوتر لكل الموظفين وتعميمها علي الموظفين.
4-    عمل عناوين بريدية الكترونية لجميع العاملين وتعميمها علي الموظفين.
5-    تحديد مستويات الدخول للبريد بالنسبة للمدير والمدراء .
6-    إعداد آلية لمتابعة تنفيذ المراسلات الإدارية الصادرة.
1-2* * المراسلات الصادرة الخارجية: حسب الآلية للمراسلات الداخلية
**متطلبات التنفيذ:
1.    تحديد الجهات التي يتعامل معها المؤسسة.
2.    زيارة الجهات ومعرفة إمكانية إرسال المراسلات عن طريق شبكة الانترنت.
3.      تحديد العناوين الالكترونية للجهات وتخزين العناوين لها والمعلومات التي تخص الدوائر علي الكمبيوتر.
4.    فتح صندوق خاص للمرة لكل إدارة في إدارات الشؤون الإدارية والمالية والأقسام.
5.    إعداد آلية لمتابعة البريد الصادر الخارجي.
6.    المساهمة في تدريب الكوادر الإدارية في الإدارات التي تحتاج ذلك.
2-1** المراسلات الواردة الداخلية:
1-    تصنيف المراسلات الواردة من الإدارات .
2-    وضع صندوق بريد خاص لكل من المدير والمدراء لاستلام البريد الوارد.
3-    خلق حماية لجميع المستويات الخاصة بالمنظمة .
2-2** المراسلات الواردة الخارجية:
1.    يعمم عنوان المنظمة علي جميع الدوائر الحكومية المتعامل معها.
2.    خلق ملف للجهات المهمة تحفظ فيها المراسلات الالكترونية.
3.    متابعة البريد الوارد .
4.    إرسال المراسلات للإدارات المختصة لاتخاذ اللازم.
** متطلبات التنفيذ:
1-    خلق ملفات حاسوبية لكل إدارة تتعامل المنظمة.
2-    إرسال العنوان البريد الالكتروني إلي جميع الإدارات.
3-    تدريب الدوائر التي تتعامل مع المنظمة علي كيفية إرسال البريد الالكتروني.
4-    خلق تعليمات واضحة وفهرست المراسلات الواردة.
*** أعمال الإدارات  والأقسام:يحتاج إلي توفير المعلومات التالية:
1.    معلومات عن موظفي المؤسسة.
2.    معلومات عن الميزانية.
3.    معلومات عن البرامج والأهداف.
4.    معلومات عن الاستشارات السابقة والحالية ومراحل انجازها.
5.    معلومات عن البحوث المنجزة والتي قيد الانجاز ومراحل انجازها.
6.    أي معلومات أخري.

ليست هناك تعليقات:

إرسال تعليق