نمو و توسع المنظمات

- ناقش 5 أبعاد تتعلق بحجم المنظمة؟

1.  الطاقة الاستيعابية للمنظمة فمثلا للمصنع طاقة إنتاجية معينة والمستشفي يضم عددا من الأسرة وللجامعة عدد من الصفوف وهكذا.

2.  عدد العاملين في المنظمة وهو من أكثر المقاييس استخداما لقياس حجم المنظمة لكن المشكلة بعض المنظمات عدد العاملين فيها غامض كالجامعات.

3.      حجم المدخلات أو المنتجات مثل عدد المنتفعين وعدد الطلبة الذين يتم تقديم الخدمة لهم وهذا القياس محدود الاستعمال.

4.      الموارد المتاحة للمنظمة على شكل ثروة أو صافي الموجودات.

5.  حصة المنظمة بالسوق فالتي تهيمن على السوق تعتبر كبيرة الحجم والتي تسيطر على جزء صغير تعتبر صغيرة الحجم.

6.      تعدد فروع المنظمة اذا فتحت المنظمة فروعا لها في مناطق أخري داخل أو خارج البلاد نعتبرها كبيرة.

- لماذا تسعي المنظمات للنمو والتوسع ؟ اشرح باختصار

1.  الأكبر هو الأفضل من الأفكار التي سادت في أمريكا وكانت لها قوة دفع كبيرة لتشجيع المنظمات على النمو والتوسع فالمنظمة الأكبر أفضل , والسيارة الأكبر أفضل, وهكذا.

2.      يمكن تبرير الحجم الكبير بالنسبة للمنظمات لما له من مزايا اقتصادية فتكلفة الإنتاج الكبير أقل والكفاءة أكبر.

3.  النمو وزيادة الحجم هدف استراتيجي عام لمعظم المنظمات لأنه يزيد من احتمالات بقاء المنظمة واستمرارها فالمنظمة الكبيرة لا يسمح لها بالانقراض مثل المنظمة الصغيرة وتهب الحكومة أيضا لمساعدتها.

4.  النمو على الفعالية مثلا يفتخر المدير بحجم المبيعات والمستشفي بزيادة عدد المرضي وتزايد الطلبة بالجامعة لأن ذلك مؤشر للحيوية والشباب وان المنظمة تتمتع بصحة جيدة.

5.      النمو قوة يزيد من شهرة المنظمة وقوتها واستقرارها بالإضافة للحصول على رواتب ومزايا أفضل.

- ما هي الظروف الداخلية التي يتطلبها النمو والتوسع؟

-   توافر موارد راكدة فائضة : يتطلب النمو الناجح تملك موارد داخلية مثل القوى البشرية ورأس المال والمعدات والأجهزة والأهم أن تكون فائضة غير مستغلة حتى تخصص للنمو والطبيعة الموسمية للطلب على بعض المنتجات تؤدى لوجود فوائض تجعل المديرين يبحثون دوما لاستغلالها والقيام بأنشطة جديدة تمثل توسعا.

-   الظرف الثاني نقيض للأول فالاستخدام الزائد يحفز المديرين على السعي لإضافة موارد جديدة قد لا تستغل كلها وينتج عنها فائض فيبحثون عن أنشطة لاستغلال هذه الموارد.

-   حوافز النمو تحرص المنظمة على النمو وزيادة الحجم إذا كان لديها حوافز قوية اقتصادية كزيادة الأرباح وتخفيض التكلفة ونفسية كدوافع المديرين وحاجتهم للإنجاز والقوة والمكانة والشهرة وإستراتيجية كالاحتكار والاستقرار والبقاء والسيطرة.

- ما هي الظروف الخارجية المساعدة على نمو المنظمة؟

بعض الظروف الخارجية لا تملك المنظمة السيطرة علىها كتزايد الطلب على المنتج وزيادة دخل الفرد والانتعاش الاقتصادي والتقدم التقني والإبداعات التي يمكن استغلالها وتطبيقها, وهناك المعوقات مثل المنافسة الشديدة وحقوق الملكية والاختراع وصعوبة الحصول على المواد الخام والكفاءات والموارد المالية.

- ناقش تأثير حجم المنظمة على: درجة البيروقراطية, المركزية, الرسمية, التعقيد, والتخصص؟

 درجة البيروقراطية  أي الجانب الإداري نسبة إلي حجم المنظمة , كان الاعتقاد السائد في الخمسينيات والستينيات من القرن الماضي أن المنظمات كبيرة الحجم تتصف بدرجة عالية من البيروقراطية وأن البيروقراطية والحجم الكبير متلازمان وقد أثبتت الدراسات (دراسة بلا) ونتائج متضاربة:

-   عدم وجود تعريف جامع متفق علىة فيما يتعلق بالمكون الإداري الذي يتكون من فئات متنوعة تمارس أدوارا وظيفية مختلفة البعض مثلا (يشير إلي النسبة بين المديرين والعاملين المنفذين).

-   أن الحجم له تأثيران مختلفان يؤديان إلي نتائج متضاربة بالنسبة للجانب الإداري فمن ناحية يرتبط الحجم بعلاقة إيجابية مع درجة التمايز ومن ناحية أخري يرتبط الحجم بعلاقة إيجابية مع زيادة حجم الأنشطة من نفس النوع وليس بالضرورة مزيد من تنوع الأنشطة.

المركزية  أي من يتخذ القرار اختلفت النتائج دراسة تقول علاقة إيجابية والأخرى عكسية, والسبب أن الرسمية تعدل العلاقة بين المركزية والحجم فكلاهما يسعي لضبط سلوك الأفراد في المنظمة وحسب اختلاف أنواع المنظمات فكلما قلت الرسمية زادت المركزية والعكس.

الرسمية  زيادة الحجم يؤدى لزيادة الرسمية إيجابيا أي مدى اعتماد المنظمة على القوانين والأنظمة وضبط سلوك الفرد وأفعاله وتصرفاته أثناء أدائه لعمله.

التعقيد يكون الهيكل التنظيمي أكثر تعقيدا كلما زاد التمايز أي كلما زاد حجم المنظمة زادت درجة التمايز وكلما قل قلت.

التخصص توجد علاقة إيجابية بين الحجم والتخصص أي كلما زاد حجم المنظمة زادت درجة تركيز مهارات العاملين ووقتهم.

- ما هي طبيعة المشكلات التي تواجه المنظمات كبيرة الحجم والمنظمات صغيرة الحجم؟

مشاكل المنظمات الكبيرة : معقدة وعلى درجة عالية من التمايز الأفقي والرأسي وعالية من الرسمية وتقل المركزية ولا تشجع الإبداع وترتفع الرسمية وتكثر المناورات والصراعات السياسية ومن الصعب القيام بالتغيير أحيانا . 

مشاكل المنظمات الصغيرة : الرقابة والمساءلة والكفاءة والاعتماد على البيئة , فيميل المدير لممارسة الرقابة من خلال الإشراف والملاحظة المباشرة والكفاءة لأن المنظمة الصغيرة لا تملك موارد فائضة وتكون غير قادرة على التأثير في بيئتها ولا تتمكن من التقليص من الموردين والمنافسين .

- ما هي أوجه الاختلافات بين المنظمات ذات العمر الصغير وذات العمر الكبير؟

-           كلما زاد عمر المنظمة اتجهت لإتباع مزيد من الرسمية في تصرفاتها وسلوكها.

-           خصائص المنظمة بجميع المراحل العمرية المختلفة غالبا ما تتأثر بالخصائص حين الإنشاء ويؤدى لتشابه المنظمات المنشئة بنفس الفترة.

-           المنظمات الأكبر عمرا كبيرة كانت أو صغيرة تعتبر أكثر استقرارا في السوق.

-           كلما زاد عمر المنظمة أصبحت أكثر دراية بالظروف البيئية مما يجعلها تعدل أهدافها وتعمل سياسات أكثر تحفظ وأقل مخاطرة وتهتم بالعمليات الداخلية.

-           يميل الهيكل التنظيمي في المنظمات بمرور الزمن  إلي القصور الذاتي والجمود.

- ناقش نموذج ميللر وفرايزن في دورة حياة المنظمة؟

يقترحان أن دورة حياة المنظمة تمر بخمس مراحل:

1. الولادة: تسعى المنظمات الصغيرة إلي تأسيس وترسيخ وجودها من خلال الإبداع الإنتاجي.

2. النمو/ التوسع: تبدأ المنظمات بالنمو وتكبر بسرعة وتقسم إلي وحدات وتصبح هياكلها رسمية.

3. النضج: تصبح المنظمات كفؤة ومستقرة وتستخدم هياكل أكثر بيروقراطية ولكنها أقل إبداعية.

4. الانحدار/ التدهور: تتأرجح المنظمة ضمن أسواق منكمشة لمنتجات قادمة.

5. إعادة الانتعاش: تشهد المنظمة منجزات إبداعية ضمن هيكل تنظيمي يعتمد على التقسيم على أساس السوق.

- اشرح باختصار نموذج الكاتب لاري جراينر في مراحل نمو المنظمة؟

1. الإبداع وأزمة القيادة : تنشأ من فكرة فرد أو عدد من الأفراد وبعد الإنشاء تتزايد المتطلبات الإدارية ثم أزمة القيادة الإدارية مع المؤسس لحاجته للمهارات الإدارية.

2. التوجيه وأزمة الاستقلالية : يتولى أحد الشركاء مسئولية القيادة والمبدعون للإبداع وبعدها يتحول التوجيه من الإدارة إلي هيكل تنظيمي وأنظمة وقواعد تحد من حرية المبدعين واستقلال قرارهم فتنشأ أزمة والموظفون بالمستويات الدنيا يفهمون مشاكل وحاجات العمل أكثر من الإدارة العلىا.

3. التفويض وأزمة الرقابة : تنشأ الحاجة للتفويض لحل أزمة الاستقلالية فتفوض الإدارة العلىا بعض مسؤولياتها للمستويات الدنيا.

4. التنسيق وأزمة الروتين : لتتمكن الإدارة من السيطرة تلجأ لتطبيق وسائل تنسيق متنوعة وإجراءات رسمية للتخطيط والمديرون مقيدون بباقي  المنظمة من خلال شبكة تفصيلية إذا استمرت سببت أزمة روتين وعدم قبول مديري القطاعات للرقابة.

5. التآزر وأزمة الإشباع النفسي : لمقاومة الروتين تتطور هياكل إبداعية تعتمد على العمل بروح الفريق ومهارات التفاعل التبادلي ولا تنجح الرسمية ويتم تشجيع السلطة المزدوجة وفرق العمل المؤقت , وينتج عن التنظيم التعاوني أزمة إشباع نفسية نتيجة الغموض والتوتر الناتج عن تصميم فرق العمل .

- ناقش مسببات انحدار المنظمات والآثار السلبية الناشئة عن الانحدار؟

مسببات الانحدار:  انحدار البيئة التي تستمد منها الموارد وتقدم لها المنظمة منتجاتها وخدماتها فتقلص الموارد أو ترفع التكلفة وتنقص الموارد البشرية المدربة, الموارد الطبيعية تزيد التكاليف التشغيلية وإذا قلص الحجم انخفضت الإيرادات والأرباح وسبب صعوبة في اقتراض الأموال على المدى القصير لتمويل عملية توسع طويلة الأمد فتنحدر بدلا من النمو.

الآثار السلبية للانحدار:

1.      تزيد الصراع والنزاع في المنظمة لزيادة التنافس على الموارد.

2.      تصعيد اللعبة السياسية لصراع القوى بين الجماعات المختلفة.

3.      ارتفاع معدل الدوران الوظيفي أي صعوبة الاحتفاظ بالموظفين المؤهلين الذين يتركون العمل.

4.      تزايد مقاومة التغيير للحفاظ على المصالح.

5.      الضغوط التي يعيشها المديرون وحالة التوتر لاتخاذ القرارات.

6.      انخفاض دافعية  ومعنويات العاملين بسبب الاستغناء عن العمال وخفض الرواتب وغيرها مما يزيد التوتر والقلق.

- اشرح كيفية إدارة مرحلة الانحدار؟

-           تطبيق مركزية محكمة على مستوي القرارات التشغيلية الروتينية وذلك ضروري من أجل حسم النزاعات.

-           قيام الإدارة بتوضيح استراتيجيات المنظمة وأهدافها وتوجهها ومستقبلها بلا غموض للعاملين .

-           على الإدارة الاستماع إلي الموظفين مما يساعد العاملين معرفة نزاهة وأمانه الإدارة ومصداقيتها.

-           يمكن للإدارة توظيف عملية تقليص القوى العاملة بإعادة النظر في تصميم الأعمال لتصبح ذات فاعلىة أعلى.

-           البحث عن وسائل وطرق إبداعية لمعالجة المشكلات الملازمة لتقليص القوى العاملة ( مثل التقاعد المبكر, تخفيف ساعات العمل).

- صف الهيكل التنظيمي في كل من المراحل الآتية: النمو, النضج, وإعادة الانتعاش.

مرحلة النمو: يصبح الهيكل التنظيمي في هذه المرحلة أكثر تعقيدا وأقل مركزية لتزايد الأعمال الإدارية وازدياد حجمها وتنوع أسواقها ومنتجاتها , وتبني المنظمة هيكلا مقسما لوحدات على أساس وظيفي ويقل دور المدير وتميل الإدارة للمشاركة والقوة نسبية والقرارات جريئة .

مرحلة النضج: تميل المنظمة في هذه المرحلة للمحافظة بدرجة أكبر وهيكلها يشبه مرحلة النمو ولقرارات مركزية أكثر وتحديات النمو توجد حاجة لنظم المعلومات لغرض الرقابة على التكاليف لتكون المنظمة كفؤة ويقل التكيف مع قوى السوق لذا يتدنى الأداء في مرحلة النضج.

مرحلة الانتعاش: أكثر القضايا تحديا للمديرين وتشهد تنوعا ملحوظا في الأسواق والمنتجات وتتوزع الملكية كمرحلة النضج لكن المنظمة هنا أكبر وأكثر إبداعية وتقتحم بيئات دينامية ومعادية وتتبع المنظمات التقسيم القطاعي وتمنح شبة استقلالية لتتعامل مع تنوع السوق والسياسة العامة مركزية لامركزية على مستوي الوحدات والرقابة من خلال نظم معلومات متقدمة وتكون المنظمة جريئة وهي مرحلة أكثر تطور وإثارة.