الخميس، 21 مايو، 2015

غربلة المشاكل واختيارها



غربلة المشاكل واختيارها :
 إن تحديات حل المشكلة يمكن أن تشكل عبئاً عليك ، هذا من جهة ، في حين تقدم فرصاً فريدة ، من جهة ثانية . ويمكن هذا العبء الزائد بفصل المشاكل التي تواجهك وتكمن الفرص في تفويض المشاكل التي لا تشكل أية أهمية حيوية إلى أشخاص آخرين .

غربلة المشاكل :
هناك أسلوبان ، برهنا بشكل خاص على فائدتهما في التعرف على المشاكل التي تعتبر مهمة وعاجلة ، وعلى فصلها عن المشاكل الأقل أهمية . ويقدم أسلوب  ثالث إرشادات  لغربلة المشاكل  حسب ضرورة الحصول على مساعدة من قبل مستخدم أكثر . وكل أسلوب يعرض نوعا من المشاكل :
1-  المشاكل الناشئة عن الأنشطة المتكررة بانتظام : وهذه يمكن فصلها بشكل أفضل بواسطة تحليلات الوقت – الأنشطة ، والتي تساعد على ترتيب الأولويات بناءً على تصنيف إجمالي يشمل الأهمية الفعلية ، الإلحاحية ، واحتمال التفويض، والاتصالات .                       أما المسائل ذات الأولوية الأقل فيمكن تأجيلها .
2-  المشاكل ذات الطبيعة غير المتكررة : يمكن غربلتها بشكل أفضل عن طريق تحليل  ABC   " أ ب ج " – وهو تنقيح لما يمكن أن تكون قد عرفت أنه قانون باريتو ، أو قاعدة 20 – 80 ، التي تتنبأ بما يلي :                                                                         أن (80) بالمائة من القيمة الإجمالية لجميع البنود الموجودة في أي " تشكيل اقتصادي"، مثل مخزون في مستودع، تُعزى إلى (20)  بالمائة فقط من البنود في ذلك التشكل، ويصح أيضاً: أي أن (20) بالمائة من القيمة الإجمالية لكافة البنود تعزى إلى(80) بالمائة من كافة البنود.[1]
لذلك ، عند اختيار المشاكل من أجل حلها ، فإن من الحكمة أن تكرّس جهودك للعشرين بالمائة من المشاكل المسئولة عن معظم صعوباتك أو مشاكلك  - القلة المهمة بدلا من الثمانين بالمائة ، الأغلبية التافهة . فالمشكلة التافهة قد تكون مزعجة ، لكنها في الحقيقة لا تضيف كثيراً في طريقة مساهمتها بالربح والخسارة ، أو النجاح والفشل .
إن تحليل المشاكل وفرزها إلى ( أ ب ج ) يحمل قاعدة 20 – 80 خطوة أخرى إلى الأمام فهو يميّز وجود منطقة رمادية ما بين حدود المشاكل القليلة المهمة والمشاكل الكبيرة التافهة . ثم يقدم قائمة جديدة بتصنيفات كل فئة من المشاكل :
مشاكل من الفئة أ: وهي الأكثر إزعاجا واستهلاكا للوقت ، ومع ذلك تعود بفائدة أكبر عندما تحل.
مشاكل من الفئة ب: وهي المشاكل التي تقع في مكان ما بين الأعظم فائدة والأقل فائدة .
مشاكل من الفئة ج: وهي الأقل إزعاجا واستهلاكاً للوقت ، والأقل فائدة عندما تُحل .
إن مجال الفئة (ب) يساعدك على جعل عملية غربلة مشاكلك عملية واقعية ، حيث سيكون من الصعب وضع بعض المشاكل في فئة "أ" أو فئة "ج" . فتصنيف ( أ ب ج ) يعتبر مقبولاً بشكل واسع ، وكنتيجة لذلك ، فإن التواصل بينها مفهوم تماماً   .
وإذا صنفت وقتك الشخصي على أنه : (أ) ( الأعظم قيمة ) ووقت "ج"  ( الأقل قيمة ) وإن وقت "ب" يقع ما بينهما ، عندئذ ، وحين تواجه بخيار من أجل العمل لحل المشاكل ، قد تتمكن من مضاهاة وقتك مقابل المشاكل التي تواجهك . ويمكنك انجاز ذلك بطرح الأسئلة التالية ، وأن تتخذ أيّة إجراءات تنطبق عليها أسئلتك :
·        هل انفق وقتي من الفئة (أ) على حل مشاكلي الحيوية، أو المشاكل والأنشطة المتعلقة بأهدافي من الفئة (أ) ؟ وإذا لم يكن الأمر كذلك، فماذا يمكنني أن أفعل لإعادة توزيع وقتي الشخصي؟
·        هل أكرس الكثير من وقتي من الفئة (أ) إلى فئة المشاكل(ج) وأنشطتها؟ فإذا كان الأمر كذلك، فماذا يمكنني أن أفعل لتغيير ذلك التوزيع ، مثل ، هل أفوض المشاكل التافهة أو الصغيرة لآخرين ؟

وإذا سارت كافة الأمور بشكل حسن ، فإنك ستكرس سريعاً (80) بالمائة من قوتك إلى (20) بالمائة من المشاكل – أي مشاكل الفئة (أ) ! .

3-  مشاكل  من الملائم بشكل خاص طلب مساعدة موظف لحلها ، ويمكن تمحيص هذه المشاكل بشكل أفضل باستخدام إرشادات التماس المساعدة في حل المشاكل ، المبينة في الجدول ، وتتراوح درجة المساعدة المُوصَى بها ما بين " لا شيء" إلى " مهمة " و " أساسية " .











إرشادات لالتماس المساعدة في حل المشاكل
     عوامل يجب أخذها
بعين الاعتبار
خيار رقم واحد:
أنت تقرر لوحدك
خيار رقم "2" :      عليك استشارة واحد من مستخدميك
خيار رقم "3" :  عليك مجموعة من مستخدميك
- لمن تعود المشكلة ؟
- كمية الوقت
- الخبرة

- هل يمكن للآخرين أن    
   يضيفوا لقرارك ؟
- هل تقبل الاقتراحات؟

-هل يساعد ذلك الآخرين على النهوض بالمشروع إذا ما اشتركوا بصنع القرار ؟
- تنسيق الجهد


- قيمة تعليمية
- لوحدك فقط
-غير متوفر
- لديك خبرة كاملة

- لا

- ليس محتملاً

- لا ، عليك أن تنفذ المشروع أنت


- ليس مطلوباً : ستعالج الأمر بنفسك .

- ليس له قيمة لأي شخص.

- له أو لها
- لديك بعض الوقت
- نصيحة خبير مطلوبة لسد الفجوات في معرفتك
- نعم

- نعم، من أحد ما تحترمه.
- نعم ؛ يعتبر عاملاً مساعداً وأساسيا.


- عمودي ؛ ضروري أن تجري هذا مع رئيسك أو مع مستخدميك .
- قيمة محتملة لأحد المستخدمين.
-مجموعتنا
- لديك وقتاً وافراً
-نعم ، كما في الخيار "2"
- نعم

- نعم ، من مجموعة فعالة
- نعم ؛ إنه ضروري وأساسي


-         أفقي ، مطلوب وضروري بين مستخدميك .
-         قيمة محتملة للمجموعة.

صنع القرار والتأجيل :
معظم الناس يقرون بأن وقت اتخاذ القرار هو وقت الجد . فالنسبة للبعض ، هو الذي يولد الحرارة التي تدفعهم خارج المطبخ . وحين يواجه آخرون بمسؤولية اتخاذ قرار فإنهم ببساطة يؤجلونه، أو يحاولون تحويله لأحد ما ، وهذا سيء جداً . لماذا؟ لأنك في معظم الظروف ، ستحصل على فرصة مقدارها خمسين من خمسين للقيام بالشيء الصحيح . فالدراسة المكثفة نادراً ما تحسن الشواذ . ووفقاً لذلك ، وبشكل عام، فإن أفضل طريقة هي أن تقرر سريعاً وأن تلزم نفسك قبل أن تربكك الشكوك .


وقت الانفعال :
  قد يكون من غير الواقعي أن نبالغ في الركون إلى صنع القرار بسرعة فالعديد منا ، ببساطة ، لا يحبذون تحمل مسؤولية معالجة الأوضاع التي تكون درجة المخاطرة فيها عالية . وتبعاً لذلك ، فإن ردات فعلنا قد تسلك ثلاثة طرق وهي : "1" أننا قد نقوم بأي شيء يتيح لنا تجنب المسؤولية ،" 2 " وقد نذعر ، أو "3" قد نؤجل القرار . إن ردة الفعل الأولي تعتبر انهزاماً ذاتياً . فالمديرون والمهنيون المشابهون لا يمكنهم تجنب اتخاذ القرارات لمدة طويلة إذا ما أرادوا النجاح في عملهم . وحين يسيطر الذعر والخوف فالأغلب أن نصاب بالانفعال كما يحدث مع العديد من الرياضيين المحترفين عندما يحاولون إنهاء مباراة . ويستخدم الرياضيون الناجحون عدة أساليب ، من أجل إزالة الضغط عنهم ، تساعد أيضاً ، في وقت اتخاذ القرار .

وقت التأجيل :
  كلنا نقوم بالتأجيل في وقت من الأوقات . ونؤجل القيام بالأشياء التي نستطيع القيام بها -  ويجب القيام بها – الآن . بالطبع ، فإننا لا نؤجل اتخاذ القرارات فقط وإنما كل شيء صعب ، ومرهق ، أو مستهلك للوقت غير ممتع . وحين نقوم بذلك في أوقات متباعدة لا يكون التأجيل ضاراً . ولكن حين يصبح التأجيل عادة متكررة فإنه يعتبر تهديداً خطيراً للنجاح المهني والشخصي .
فلماذا يؤجل الناس ؟ طرحت أسباب عدة لذلك . والاعتراف بالأسباب التي تؤثر عليك أكثر يمكن أن يمنحك أساسا وقاعدة للتغلب على هذه العادة ، ومن هذه الأسباب التي تدعو إلى التأجيل:
1- الخوف من الفشل :
 قد تؤجل عملك الصعب لأنك لست متأكداً من قدرتك على القيام به بطريقة مقبولة . وإذا كنت ممن يتطلعون إلى الكمال – أي تريد الحصول على نتائج ممتازة من أي جهد يبذل – فالأغلب أن تميل للخوف من الفشل . الواقع ، انه قد لا يكون هناك مهمة إنسانية يمكن القيام بها بدرجة مطلقة من الكمال . ويقول معظم خبراء الإدارة أن " الجيد " هو الهدف المناسب حين توجه الجهود لإنجاز الأهداف ذات الأولوية .
2- حماية الصورة الذاتية :
  قد تكون لديك وجهة نظر عن نفسك تمنعك من القيام بجهد قوي وفوري. وقد تحمي إحساسك  بالتفوق بالترفع عن محاولة بذل جهد كبير في أي شيء، وحيث أنك لن تحاول ذلك فعلاً فإنك غير مهدد بان يكتشف الآخرين أن صورتك الذاتية المزهوة هي صورة هشّة .
3- انتظار الوقت الملائم :
   قد تشدد بشكل غير متوازن على الأحداث والظروف الخارجية وقد تقول بأنك ستبدأ بضبط دفاتر حساباتك بعد انتهاء هذا الشهر ؛ بحيث يصبح كل شيء واضح للقيام ببداية جديدة . لكن الواقع ، أن مثل هذه الحالات المثالية لا يتحقق أبداً .
4- مكافآت ما قبل الإنجاز :
  قد تجد أن المكافأة التي تمنحها لنفسك نظير إنجاز جيد – مثل الاسترخاء وشرب فنجان من القهوة أو القيام بشيء ممتع – تبدو مغرية جداً ذلك أنك لن تنتظر إنجاز ذلك العمل بشكل فعلي .
ومن السهل القول ، (" هيا " الآن اعرف ما سوف اعمله أنا مستعد للبدء مباشرة الآن . واعتقد بأنني سآخذ استراحة أولاً ).
مكافآت الإنجاز أفكار  ممتازة ، ولكن تأكد أن تمنح نفسك المكافأة بعد إكمال العمل ، وليس قبله .

هل تعرفت على نفسك ؟ : الاحتمال الأغلب أن يكون الجواب بالنفي فالعديد من الناس يرون أن ليس للتأجيل سبب واضح ، فهو ببساطة عادة سيئة . فثمة اتجاه طبيعي متأصل في أنماط السلوك لتأجيل الأمور التي تتطلب جهداً وقد تكون هذه أخبار جيدة لأن كسر العادة السيئة أسهل من أن تغير شخصيتك ، من شخص يتطلع إلى الكمال ، مثلاً ، إلى شخص لا يتطلع إلى الكمال .

كسر عادة التأجيل :
   إن تغيير العادات المتأصلة ، سواءً كانت متعلقة بالوقت أم لا ، يعتبر أمراً صعباً لكنه ليس هدفاً غير قابلٍ للتحقيق . والطريقة الأساسية هي استبدال العادات القديمة بعادات جديدة أفضل . ويستخدم لذلك عدة تكتيكات هي :
1.    قم بإجراء تغيير واضح وجذري على روتينك: أوقف السلوك المرتبط بالعادة التي تريد التخلص منها . إذا كنت تؤجل من أجل تناول القهوة وتجاذب الحديث مع زملائك في العمل ، أوقف ذلك تماماً لفترة من الوقت ، تخلّى عن تناول القهوة ، وقل للآخرين بأنك توقفت عن تناولها . وامنح نفسك مكافأة ذهنية أو بدنية لفترة من الوقت حتى تتمكن من عادتك الجديدة . قم بكتابة قائمة بالأسباب التي دفعتك إلى تغيير عادتك واحفظها معك ، للرجوع إليها عند الحاجة .
2.    لا تسمح بأية استثناءات في عادتك الجديدة في بداية حملة التغيير:  فإذا قررت ترتيب عملك حسب نظام الأولويات بحيث تنجز أعلى الأولويات قبل البدء بمعالجة المهمة التالية ، فافعل ذلك على الدوام .
3.    ابدأ على الفور: فوضع حلول تتعلق بتغيير ما ستصبح نافذة " في الأسبوع القادم "، لن تنجح إلا في ظروف غير عادية . وإذا كان لديك عادات مبددة للوقت بحاجة لأن تزال ، فابدأ مباشرة من الآن. لأن مبادئ القيام بحملة ناجحة لكسر أو تحطم عادة يمكن أن تنفذ في بضع دقائق فقط.
4.    ضع العوائق أمام التأجيل: يقترح الخبراء الطرق والوسائل التالية لكسر العراقيل التي تدفعك لتأجيل مشاريعك :
·       ضع وقت بداية لكل مهمة تخطط لها . فليس كل شيء يمكن أن ينجز على الفور ، لكن ضع وقتاً محدودا من أجل البدء بكل عمل مخطط له .
·       ولد زخما، عند الضرورة، ابدأ العمل بمسألة روتينية سهلة. ثم ضع توقيتاً محدداً لِنَقُل "15" دقيقة أو نصف ساعة، لإنجاز ذلك العمل السهل قبل أن تعالج المشروع الذي تشعر بأن من الأفضل تأجيله. استخدم ساعة منبه لتنبيهك بازوف موعد البدء بالمشروع .
·       قسّم المهام الرئيسية إلى مهام فرعية  كافئ نفسك على إنجاز كل واحد من الجهود الصغيرة أو الأصغر . وأخذ استراحة قصيرة لتناول الشاي هو أمرٌ معقول بعد القيام بعمل يستغرق بضع ساعات . ولعب التنس عصراً أو التنزه يمكن تبريره بعد القيام  بمشروع طويل وصعب . أما المهام الفرعية فهي حاسمة ، لأنها الأنشطة التي يجب أن تظهر على جدول أعمالك اليومي ، وليس المهمة الرئيسية . افترض انك تعد وتحضر لعمل ميزانية سنوية . فلا تكتب عبارة " ميزانية سنوية " على برنامجك . فهذا سيستغرق منك أسابيعاً.  وبدلاً من ذلك ، دوّن عبارة " جدول كامل بتكلفة المواد الداخلة في المشروع " . وتلك المهمة يمكن أن تنجز في وقت معقول ، وتساهم بشكل كبير في الإعداد للميزانية السنوية .

5- جرّب بعض العادات الخاصة : فالمؤجلون الذين جرى إصلاحهم ينصحون بالأساليب التالية التي يمكنها أن تعمل وفق التالي :
·        لا تفعل شيئاً لمدة خمس عشرة دقيقة . فإحدى المديرات التنفيذيات المشغولات على سبيل المثال ، تحدّق بالأوراق على مكتبها إلى أن تتملكها الرغبة في عمل شيء ما .
·        صغّر من حجم هدفك . فبدلا من محاولة القيام بدزينة من المكالمات الهاتفية مثلاً قم بنصف ذلك العدد. وبتلك الطريقة، فإنك ستحصل على شعور أو إحساس سريع بالإنجاز .
·        تبنّي الموقف الذي يقول " طالما أنا هنا ". فإذا فتحت درج الملفات فقد تعيد تنظيمه كما خططت لذلك قبل شهر .
·        جرب " طريقة السبانخ " . فإذا كنت هناك مهمة غير محببة ، كما هو الحال غالباً بالنسبة للخضروات عند الأطفال ، فحاول " أكلها " أولا لتزيحها من أمامك كي تتمتع بالنواحي الجذابة من عملك .
·        ألعب " لعبة العقوبة " افرض عقوبة صغيرة على نفسك – مثل عدم مشاهدة برنامجك التلفزيوني المفضل – حين تؤجل مهمة كنت تريد إنجازها.








[1] قانون باريتو غير المنقح يقول بأن 80% من النتائج تأتي من 20% من الأنشطة.

ليست هناك تعليقات:

إرسال تعليق