الأحد، 3 مايو، 2015

تقرير عميد شؤون الطلاب



تقرير عميد شؤون الطلاب
هذا تقرير يرسم بعض الخطوط الرئيسة من الأعمال التي تمت انجازها تحت مسؤولية عميد شؤون الطلاب:
أولا قسم الخدمات الطلابية:
1-            الرد يوميا على الرسائل الواردة في بريد "الخدمات الطلابية":
كما في التقرير المرفوع من مدير الخدمات الطلابية [ينظر الملحق رقم1].

2-            التخطيط ومتابعة المشاريع الموكلة إلى العمادة
‌أ.          بسط البنود الواردة في الأهداف الكمية وتحويلها إلى مشاريع يومية.
‌ب.    الربط بين المشاريع وبين المسئول المنفذ لكل مشروع.
‌ج.     إرسال إلى كل موظف المشروع الخاص به في الربع الأول؛ ليركز عليه ولا يتشتت ذهنه.
‌د.        التنسيق مع الجهات ذات العلاقة في تنفيذ المشروع المسجل لصالح الخدمات الطلابية
‌ه.         متابعة ومراقبة تنفيذ المشاريع حسب التواريخ المعتمد من اللجنة الإدارية العليا.
[ينظر الملحق رقم2].
3-            تجهيز محتوى برنامج الإرشاد والتوجيه؛ وذلك بـ:
‌أ.          تطوير الأدلة والإرشادات في بوابة الطالب.
‌ب.    التنسيق مع مركز الشرق الأوسط لتسجيل بعض الأدلة بالفيديو (صورة وصوتا).
‌ج.     إضافة بعض الأدلة واللوائح المتعلقة بالطلاب مباشرة.
لكن يبقى:
إكمال تنسيق دليل الدراسات العليا ليكون منسجما مع بقية صفحات بوابة الطالب قسم "الأدلة والإرشادات".
4-            تجهيز صفحة التوجيه والإرشاد الأولي للطالب الجديد؛ وذلك بـ:
‌أ.          خطاب تهنئة للطالب الجديد وحثه على الرجوع إلى الأدلة والإرشادات لمعرفة نظام الدراسة وأساليبها في الجامعة.
‌ب.    إضافة رابط الأدلة في الخطاب المعدّ، وتصحيحه لغويا وتنسيقيا.
‌ج.     إضافة طريقة الدخول إلى بوابة الطالب بالصورة؛ ليستنير به.
‌د.        بيان أن أي طلب للعون أو استفسار يجب أن تتم عبر بوابة الطالب.
‌ه.         التنسيق مع قسم القبول ليتم إرسال هذا الخطاب إلى الطالب فور قبوله النهائي أو المشروط.
[ينظر الملحق رقم3].
5-            متابعة طلاب الجدد في موسم فبراير2010 والتواصل.
‌أ.          وضع آلية المتابعة وإضافة ذلك في الأهداف الكمية لقسم الخدمات الطلابية بناء على توجيه معالي المدير وتحويل فضيلة وكيل الشؤون الطلابية.
‌ب.    رصد أسماء الطلاب المقبولين لموسم فبراير2101؛ وذلك بتنسيق مع قسم القبول والتسجيل.
‌ج.     فرز أسماء هؤلاء الطلاب حسب المراكز التعليمية.
‌د.        إرسال خطاب تكليف تفقد أحوال هؤلاء الطلاب والاتصال بهم لمعرفة: رغباتهم في متابعة الدراسة/ و هل تم حصولهم على اسم المستخدم وكلمة المرور بالنسبة للدخول إلى بوابة الطالب.
‌ه.         تم تكليف بهذه المهام كل من موظفي الخدمات الطلابية في: السعودية/والمغرب/والكويت/واندونيسيا حسب منطقة تواجد الطلاب.
‌و.        تم رفع تقارير عن نتيجة هذه الاتصالات [كما في الملحق رقم 4].
6-            متابعة طلاب الجدد المؤجلين إلى موسم فبراير2010 والتواصل.
‌أ.          رصد أسماء الطلاب المؤجلين لموسم فبراير 2101؛ وذلك بتنسيق مع قسم القبول والتسجيل.
‌ب.    فرز أسماء هؤلاء الطلاب حسب المراكز التعليمية.
‌ج.     إرسال خطاب تكليف تفقد أحوال هؤلاء الطلاب والاتصال بهم لمعرفة: رغباتهم في مواصلة الدراسة في الموسم الجديد/ و هل تم حصولهم على اسم المستخدم وكلمة المرور بالنسبة للدخول إلى بوابة الطالب.
‌د.        تم تكليف بهذه المهام كل من موظفي الخدمات الطلابية في: السعودية/والمغرب/والكويت/واندونيسيا حسب منطقة تواجد الطلاب.
‌ه.         تم رفع تقارير عن نتيجة هذه الاتصالات [كما في الملحق رقم 4].
7-            البدء بمشروع بطاقة الطالب
‌أ.          اختيار نوعية الجهاز المطلوب.
‌ب.    جمع الأسعار وإرساله إلى الموارد البشرية للإكمال اللازم.
‌ج.     التوقف عن إعداد مشروع عن بطاقة الطالب حتى يعرض الموضوع على المجلس الدوري بين أقسام الوكالة؛ وذلك بناء على أمر شفهي من فضيلة وكيل الجامعة للشؤون الطلابية.
8-            متابعة شؤون المنح الدراسية بعد اعتماد لجنة المنح الدراسية
‌أ.          التنسيق مع المالية في تزويدهم بقوائم للطلاب المرشحين للمنحة الدراسية.
‌ب.    التنسيق مع لجنة المنح في تزويدها بقوائم الطلاب المرشحين للمنحة الدراسية للعرض والمناقشة.
‌ج.     التنسيق مع مركز السعودية بالنسبة مناقشة آلية إعلام الطلاب الممنوحين للمنح الدراسية بعد اعتماد اللجنة.
‌د.        التنسيق مع وحدة المنح في ماليزيا من أجل مناقشة آلية إعلام الطلاب الممنوحين، وإرسال قوائم المعتمدة من طرف اللجنة الإدارية العليا.
9-            توفير الأيدي العاملة للأقسام الواقعة تحت مسؤولية العميد
‌أ.          إجراء مقابلة لأربعة موظفين من أجل الالتحاق بقسم الخدمات الطلابية، والتوجيه والإرشاد، ومركز خدمة العملاء.
‌ب.    رفع ملفاتهم إلى وكيل الجامعة للشؤون الطلابية لأخذ المرئيات.
‌ج.     رفع ملفاتهم إلى قسم الموارد البشرية لإجراء اللازم.
‌د.        تم تعين الموظف أحمد مجاهد بن محمد دية، تحت مسمى "موظف إداري" في الخدمات الطلابية".
ثانيا: مركز خدمة العملاء:
10-      الرد يوميا على الرسائل الواردة في بريد "خدمة العملاء":
كما في التقرير المرفوع من الموظف المعار في مركز خدمة العملاء
[ينظر الملحق رقم5].
11-      كتابة تقرير عن مستوى أداء المراكز في قراءة البريد في الخدمات الطلابية ومركز العملاء:

ليست هناك تعليقات:

إرسال تعليق