الاثنين، 11 مايو، 2015

تجربة جامعة الإمارات في تسجيل الطلبة الجدد



تجربة  جامعة الإمارات العربية المتحدة في التسجيل المبكر : 

نظراً لتزايد أعداد الطلبة ، وحرص الجامعة على تأدية الخدمات التي تقدمها بالشكل الأفضل ،  وخاصة فيما يتعلق بتنظيم عملية الإرشاد والتسجيل والسحب والإضافة ،  والتي أصبحت هي الشغل الشاغل للمسؤولين في قطاع شئون الطلبة .
ونتيجة للتقارير التي كانت تعدها إدارة القبول والتسجيل عن الصعوبات والعقبات التي كانت تواجهها عملية الإرشاد والتسجيل وما هي المقترحات المناسبة للتغلب عليها .

                                                                 
 جامعة الإمارات العربية المتحدة



وبناءً على ما ذكر ، فقد تم تطبيق عملية التسجيل المبكر في جامعة الإمارات العربية منذ العام الجامعي 88/1989م  ،  وكان نظام التسجيل المتبع هو نظـــام سجلات الطلبة   ( S.R.S ) والذي كان يربط عملية الإرشاد بالتسجيل من خلال الحاسوب عن طريق تحديد مجموعة من المساقات لكل طالب في بطاقته الإرشادية ، ويختار مجموعة منها ليتم التسجيل فيها آلياً عن طريق المسجل المختص .
واستمرت عملية التسجيل المبكر على هذا النظام حتى العام الجامعي 1997/1998م ولقد واجهت إدارة القبول والتسجيل مشكلات وصعوبات كثيرة كان يتم التغلب عليها بتكاتف الجهود المبذولة للعاملين بالإدارة .
وحرصاً من الجامعة على مواكبة أخر التطورات والتقنية في مجال التسجيل ، تم في العام الجامعي 1998/1999م تطبيق نظام معلومات الطلبة ( بنر Banner) ،  وكانت تتم العمليات بواسطة مسجلي إدارة القبول والتسجيل بالتنسيق مع الجهات المعنية ،  وبالفعل كان لها أثر كبير في حل معظم المشكلات التي كان التسجيل يعاني منها .
                                                       


 

 

البدء بتجربة التسجيل بواسطة الإنترنت والهاتف

وفي بدايـــة العـــام الجامعـــي 2000/2001م  ، تــم ربط النظـــام بشبكـــة المعلومات ( الإنترنت ) ، ليتم تنفيذ التسجيل عن طريق أجهزة الحاسوب الشخصية ،  أو التي في مختبرات الجامعة وبواسطة الطالب مباشرة ،  بعد إعطائه التعليمات الخاصة بإجراءات التسجيل الجديدة من خلال الإنترنت والتلفون ،  حيث تم توفير رقم سري لكل طالب (BIN Code) ليكون مسئولاً عن أي إجراء يتم على تسجيله  وقد ساهمت هذه التقنيات في حل كثير من المشكلات واختصرت الوقت المستغرق لتنفيذها وخلقت جواً من الثقة بين إدارة القبول والتسجيل والطلبة نتيجة للسهولة في إجراء عمليات التسجيل المبكر والسحب والإضافة .
وانطلاقاً من أهمية عملية التسجيل المبكر وضرورة إيجاد السبل الكفيلة لإنجاحها وتحقيق النتائج الإيجابية المرجوة منها ، فقد قمنا بإعداد استمارة مبسطة ، كنوع من الاستبيان على الطلبة والطالبات بعد الانتهاء من عملية التسجيل المبكر لمعرفة الإجابة على الأسئلة التالية ...
§       من مع التسجيل المبكر ( ولماذا ) ؟ .
§       من ضد التسجيل المبكر ( ولماذا ) ؟ .
§       آراء الطلبة بالتسجيل بالإنترنت والهاتف .
وتم توزيعها على عينة من الطلبة والطالبات مؤلفة من ( 1005 ) طالبة و ( 540 ) طالب بنسبة 10% من أعداد الطلبة والطالبات المسجلين بالجامعة والبالــغ عددهم (11701 ) طالبة و (3656)  طالب .
النتـائج : -
1)   بلغت نسبة الطلاب والطالبات الذين هم مع التسجيل المبكر ( 81% ) من العدد الإجمالي للفئة التي شملها الاستبيان .
2)  
يتبع  .../
 
بلغت نسبة الطلاب والطالبات الذين هم ضد التسجيل المبكر 19% من العدد الإجمالي للفئة التي شملها الاستبيان .
أما عن الأسباب للذين هم مع التسجيل المبكر وبشدة ، فكانت التالي :
1)   إتاحة الوقت الكافي لاختيار المساقات .
2)   تقليل الفترة الزمنية اللازمة لإتمام عملية التسجيل .
3)   عدم وجود الزحام والانتظار والسرعة والدقة في الإجراء .
4)   حل كثير من الإشكالات الفنية والإدارية التي كنَّـا نعاني منها سابقاً .
5)   إمكانية التسجيل من أي مكان بالدولة أو خارجها وحل الكثير من المشكلات التي كان الطلبة يعانوا منها بسبب السفر والإجازات .
6)   تساوي الفرص لجميع الطلبة من حيث المدة المخصصة لكل فئة .
7)   سهولة التواصل مع المعلومة المطلوبة لإجراء عملية التسجيل .

وأما عن الأسباب التي تم حصرها للذين هم ضد التسجيل المبكر ، فكانت التالي :
1.    عدم معرفة التقادير التي سوف يحصل عليها للمساقات المسجل فيها في الفصل السابق للتسجيل المبكر .
2.    الرسوب في بعض مساقات عند ظهور النتائج لمساقات الفصل السابق للتسجيل المبكر ، وخاصة في المتطلب السابق واضطرارهم لعمليات السحب والإضافة وهي غير محببة لديهم .
3.    صعــوبة فهــم بعض المسميات والكلمات وكيفية التعامــل معها ، لأن النظــام باللغــة الإنجلــيزية .
4.    الخوف من عدم الاستجابة لاختياراتهم عبر الوسائل الإلكترونية والخوف والصعوبة في التعامل مع هذه الوسائل في بعض الأحيان .
5.    تعرض بعض الطلبة للإنذار الأكاديمي ، بعد أن قاموا بالتسجيل المبكر .
6.   
يتبع ... /
 
رغبة بعض الطلبة التحويل أو تغيير التخصص .

 

العوامل  التي تساعد على نجاح عملية التسجيل المبكر :


1)  إعداد جدول دراسي يلبي الاحتياجات الفعلية للطلبة في كافة المستويات وفي مختلف الكليات والأقسام العلميــة ، بحيث يكون مبني على دراسات وتوقعات موثقة وتثبت مواعيده ولا يسمح لأي طرف بإجراء تعديلات عليه إلا عن طريق الجهات العليا بالجامعة وبعد توضيح المبررات الكافية .
2)  استعمال أنماط الاتصالات الإلكترونية المختلفة ،  والتي توفر التسهيلات لإجراء كافة عمليات التسجيل عن طريق الإنترنت ، والتلفون ، دون الرجوع للموظف المختص .
3)  عقد لقاءات تعريفية دورية مع وحدات الإرشاد والمرشدين والطلبة لشرح إجراءات التسجيل المتبعة من خلال الوسائل الإلكترونية أو عن طريق إدارة القبول والتسجيل .
4)  تحليل المشكلات واتخاذ القرارات لإيجاد الحلول المناسبة لخدمة عملية التسجيل عبر الوسائل الإلكترونية وتسخير جميع الإمكانات المتاحة لتذليل كافة الصعوبات التي تعترضها .
5)    توفير كادر مختص للرد على كافة الاستفسارات الطلابية عبر التلفون أو الإنترنت .
6)  تحديث الأجهزة الإلكترونية والعمل على التطوير المستمر للبرامج المستخدمة في عملية
التسجيل .
7)  وضع الآلية المناسبة لإجراء كافة عمليات التسجيل والاطلاع على النتائج عبر الوسائل الإلكترونية لتأدية الخدمات التسجيلية خلال المواعيد المحددة في برنامج التسجيل .
8)     تطبيق الضوابط الخاصة بالسحب والإضافة ،  وعمل ارشـــاد مبكر قبـــل البدء بعملية التسجيل .
 

ليست هناك تعليقات:

إرسال تعليق