الخميس، 21 مايو، 2015

عالم العمل الواقعي



الأفكار حول كيفية الإسراع في معالجة المعلومات
 عالم العمل الواقعي

كبح تدفق العمل الورقي :
العمل الورقي هو اسم آخر للمعلومات في شكلها المطبوع .
و يأتي هذا العمل إلى مكتبك من ثلاث مصادر:
بيانات تشغيل:
مذكرات داخلية ونماذج يومية من الحاسوب ، وسجلات ضبط الجودة ، وكشوفات رواتب وطلبات شراء وتقارير مبيعات ، ومستندات المصاريف ، وما شابه ذلك . فأنت بحاجة لهذه البيانات  لإدارة ورشة العمل ولتبقى على إطلاع بالنسبة للتقدم في أدائك .
مواد قراءة عامة:
 مجلات أعمال ، صحف تقنية ، كتالوجات ونشرات ، بيانات ومعلومات دعائية ، كتب مراجع ، نشرات تجارية. عليك أن تقرأ معظم هذه المطبوعات على أمل أن تتعلم شيئاً جديداً في عملك وتبقى على اتصال بالتطورات التي قد تؤثر عليه .
المواد الغربية:
 أي من أنواع المواد التي مر ذكرها والتي توضع على مكتبك دون الحاجة إليها . قد تكون مواد طلبتها ذات مرة إلا أنها لم تعد مناسبة . فمثل هذه المواد الغريبة ، ذات القيمة التافهة ، توازي ما يرد إلى مكتبك من أوراق .
فماذا تفعل بشأنها ؟
 دعنا نبدأ بالإقرار أن العمل الورقي الذي يغطي مكتبك يأتي من مصادر أو جهات تقع خارج سيطرتك أو إشرافك . ومع ذلك ، أدرس وأنظر إلى هذه القواعد البسيطة التي تجعلك رئيساً وراء مكتبك:
1-  استخدام سلة المهملات: حرر نفسك من الفوضى بالتخلص فوراً من المواد الغريبة التي لا صلة لها بعملك – وأرسلها إلى الملف الدوار.
2-  الغ كل شيء لا تحتاجه: وكما ذكر سابقاً ، قد تطلب من مركز أنظمة إدارة المعلومات عدم الاستمرار في طباعة المواد غير المطلوبة أو غير الضرورية .
3-  ضع جانبا أية مادة يمكن أن تؤجل: لقراءة المواد التي تبدو مهمة ولكنها ليست ملحة ، ضع طاولة جانبية أو رف كتب بالقرب من مكتبك . مثلاً ، تصفح المجلات عندما تصلك وضع شارة على المواضيع التي ترغب بقراءتها في وقت فراغك أو في البيت . وفي حال تراكم المواد على الرف الجانبي ، قم في كل أسبوع بإزالة ما هو غير مطلوب أو مرغوب منها .
4-  تصرف بسرعة بالنسبة للعمل الورقي: الأغلب أنك لست بحاجة لمن يخبرك بعدم التغاضي عن طلب رئيسك المباشر ، ولكن من الخطر – والطيش أيضاً أن تؤجل عملا أو رداً على عمل ورقي ضروري يؤثر على العمليات الداخلية الأخرى ، وألا تجيب على مسألة متعلقة بزبون ما .
5-  لا تجعل العمل الورقي يتراكم: لأنه سيتراكم بالطبع، إذا لم تتخذ إجراءً بصدده على الفور . على الأقل ، تخلص من المسائل الصغيرة بسرعة ومن ثم خصص أوقاتٍ أكبر لمعالجة الأوراق التي تتطلب دراسة وتفكيرا.
6-  أترك مكتبك نظيفا في نهاية النهار: حاول أن لا تغادر دون الإجابة على البريد الروتيني ، وإنهاء العمل الورقي العادي . فالأشياء القليلة التي ستخلفها ستجعلك تبدأ بداية بطيئة في صباح اليوم التالي حين تستهل نهارك بكومة من أوراق العمل غير المنجزة – أو أن يكون درج مكتبك زاخرا بالإجابات المؤجلة .
7-   حاول فرز الأوراق على مكتبك: بعض الأشخاص يجدون أن من المناسب الاحتفاظ بعدد من سلات البريد الوارد الإضافية على مكاتبهم . وهم يستخدمون أنظمة تصنيف مختلفة ، موضوع عليها ملاحظات مثل " أ- عمل ملح أو مستعجل ، ب- " يجب أن ينجز سريعاً" ،ج- ليس له وقت محدد، وهي الطريقة الأكثر شيوعاً ، ويستخدم آخرون تصنيفات مثل " يومياً" ، " أسبوعياً" ، " وفي نهاية الشهر " . في حين أن آخرين يحبذون تصنيف العمل الورقي حسب غرضه ، مثل " المتعلق بالرواتب " ، " طلبات  الشراء "  " مستندات صرف " و " طلبات واستدعاءات " . وعموماً ، فإن نظاماً بسيطاً سيعمل بشكل أفضل – وذلك لأنه سيدفعك أما لاتخاذ إجراء ما أو أن تطرح كل مادة لا تتعلق بعملك .
8-  تجنب الاعترافات والتأكيدات التي لا ضرورة لها: في الكثير من الحالات الروتينية ، بإمكانك أن تتبع قاعدة " عدم تلقي أخبار خبر جيد بحد ذاته ". وبقدر ما في هذا التوجه من سخرية فسوف توفر على نفسك وقتاً إذا تابعت عملك على أساسا انه كان المرسل قلقاً بشأن استلامك لوثيقة ما ، فإن عليك أن يقوم بمتابعة الأمر . فإذا رأيت في هذا التوجه سلبية ، فأنظر المادة التالية .
9-  أكتب ردك بخط يدك على الوثيقة الأصلية: خاصة في المراسلات الداخلية ، إذ أن الكتابة بخط اليد على الوثيقة أو المذكرة ذاتها  ينجز عملك الورقي بسرعة . بالطبع قد تريد أحياناً عمل نسخة لك لوضعها بالملف.
10-       احذر من المبالغة في الدقة: لا حاجة لمتابعة معظم المعاملات – حتى تلك المتعلقة بالدولارات والسنتات – بأدق التفاصيل . فالكثير من القيود يتم التعبير عنها ، في نهاية الأمر، بنسب مئوية أو بأرقام إجمالية مختصرة . فحاول في كل حالة أن تعرف درجة الدقة التي يطلبها الأشخاص الذين يستخدمون تلك المعلومات . ومن ثم أدخل المعلومات للحاسوب وفقا لذلك .أو إذا أردت التحقق من مدى الدقة ، حاول إجراء تدقيق سريع للأخطاء بدلا من تدقيق ذلك سطراً سطراً.
  
عدم حشو الملفات:
من الأمور الملازمة للعمل الورقي المستهلك للوقت، عملية تخزين تلك الأعمال – واسترجاعها عند الضرورة .
هناك دوما مشكلة ملحة وفورية في طرق حفظ الملفات والقيود – سواءً ما يتعلق بك شخصياً أو بشركتك التي تديرها أو تخدم فيها .
ولحسن الحظ ، فإن هناك طرقاً لتبسيط فتح الملفات وحفظها وتسريع عملية الرجوع إليها :
1-  قرر مقدماً ما هو مهم بما يكفي لأن يوثق أو يحفظ في الملفات وما يمكن طرحة جانباً . وهذا القرار يجب ألا يفوض لأحد ، وأن يبلغ بوضوح للشخص الذي يتولى حفظ الملفات .
2-  احفظ ملفاتك على أساس الاستفادة طويلة الأمد منها.... مع أن من الضروري اتباع الإرشادات القانونية للاحتفاظ بالسجلات ، فالاحتفاظ بكل شيء  من أكثر الممارسات هدراً للوقت وشغلا للمساحات . فالأشخاص الذين يحفظون كل شيء غالبا ما يتبعون نهج " المقاومة الدنيا " حيث أنهم يريدون تجنب المجازفة بالتعرض للنقد حين لا يتم الاحتفاظ بسجل من السجلات-  حسب مبدأ خلص نفسك . فالحقيقة المؤسفة أنه حتى في أفضل أنظمة حفظ الملفات تصميماً ، يفقد بين الحين والآخر وثيقة مهمة أو تحفظ في غير مكانها الصحيح . وعندما يحدث ذلك ، فإن الغضب سينصب عليك على أية حال . لذلك فكر بتبني وجهة النظر الساحرة التي تقول : إن من النباهة أن تكون قادراً على القول: " نحن لا نحتفظ بمثل هذا النوع من السجلات " ، من أن تكون موظف أرشيف وهدف دائم لطلب المعلومات .
3-  اجعل هدفك ملفا مختصراً ما أمكن... ولكي يتم تحقيق مثل هذا الهدف ، أجب على  الأسئلة  التالية قبل أن تحول أي شيء لخزانة ملفاتك :
-         ما مدى فائدة هذه المعلومة في مساعدتك للنهوض بمسؤولياتك ؟
-         ما مدى تكرار الحاجة إلى المعلومة ؟
-         يمكنك التخلي عن سجلات أخرى الآن إذا تمسكت بهذا السجل أو الملف ؟
-         هل يمكن نسخ هذه المعلومة بسهولة من مصادر أخرى عند الحاجة ؟
-         هل من الضروري الاحتفاظ بهذه الوثيقة لإغراض قانونية ؟ هل يمكن أن تلزم فيما بعد كدليل لتجنب قضايا متعلقة بالاستخدام ، والحوادث ، ومعيقات الإنتاج ، وتسليم البضائع ، والعقود ، الخ . أو تسويتها ؟
مدى أهمية هذه المادة بالنسبة للأشخاص خارج نطاق شركتك ؟ هل ملفك المصدر الرئيسي لهذه المعلومات ؟ وهل يعتمد الآخرون عليك للحفاظ على هذا السجل.

القراءة بسرعة وبصورة أفضل:
هذه إرشادات يمكن أن تساعد على القراءة بسرعة وبشكل أفضل:
1-  افحص نظرك: فإذا ما احتجت إلى نظارات للقراءة فاستخدمها.
2-  تعرف على تقنية القراءة.
3-  اقرأ لهدف أو غاية.
4-  ابحث عن الأفكار الرئيسية.
5-  تجنب العادات السيئة في القراءة

ليست هناك تعليقات:

إرسال تعليق